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144工程项目投标及工程承包合同管理制度目录一、工程投标与合同管理总要求二、招投标与合同管理程序（见程序汇编）三、合同管理办法四、工程施工项目开发和投标管理规定一、工程投标与合同管理总要求1.1一般规定1.1.1公司建立并实施《工程项目投标及工程承包合同管理制度》。通过对工程项目投标及承包合同的管理，确保充分了解发包方及有关各方对工程项目施工和服务质量的要求，并有能力实现这些要求。1.1.2公司依法进行工程项目投标及签约活动，并对合同履行情况进行监控。1.2投标及签约1.2.1公司在投标及签约前，明确工程项目的要求，包括：a发包方明示的要求；“发包方明示的要求”是指发包方在招标文件及合同中明确提出的要求。b发包方未明示、但应满足的要求；“发包方未明示，但应满足的要求”是指以行业的技术或管理要求为准，公司必须满足的要求。c与工程施工、验收和保修等有关的法律、法规和标准规范的要求。d其他要求。“其他要求”也包括：公司对项目部的要求；为使发包方满意而对其作出的承诺。1.2.2公司通过评审在确认具备满足工程项目要求的能力后，依法进行投标及签约，并保存的相关记录一般有：对招标文件和施工承包合同的分析记录、投标文件和承包合同及其审核、批准记录、工程合同台账、合同变更、施工过程中的各类有关会议纪要、函件等。1.3合同管理1.3.1公司使相关部门及人员掌握合同的要求（合同的要求可根据需要采用合同文本发放，会议、书面交底等多种方式进行传递），并保存相关合同交底记录。1.3.2公司对施工过程中发生的变更（变更包括：来自设计单位或发包方的变更以及公司提出的，经认可的变更），应以书面形式签认，并作为合同的组成部分。公司对合同变更信息（变更的信息，包括：法律法规要求、施工承包合同及本企业要求的变化）的接收、确认和处理的职责、流程、方法应符合相关规定，与合同变更有关的文件应及时进行调整并实施。1.3.3公司及时对合同履约情况进行分析和记录，并用于质量改进。合同履行信息的传递应确保管理部门能够及时掌握合同履行情况并采取相应的措施。1.3.4在合同履行的各阶段，应与发包方或其代表进行有效沟通。二、招投标与合同管理程序（见程序汇编）三、合同管理办法第一节总则第一条为进一步完善福建联美建设集团有限公司（以下简称公司）的合同管理，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及《省属煤炭企事业合同管理办法》，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条公司及全资子公司、控股公司与其他平等民事主体在订立、履行、变更、解除或者终止合同时，适用本办法。145各部门、分公司和项目部，未经公司授权不得对外订立合同。第三条本办法所指合同，是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括各类建筑施工总承包合同、分包合同、班组合同、机械设备租借合同、材料采购合同、联营合同、资产转（受）让合同等经济合同及具有合同性质的意向书、协议书、担保书、章程等。第四条公司合同承办部门在订立、履行、变更、解除或者终止合同时，须尽忠实义务、勤勉义务，维护公司的经济利益。第二节合同的管理第五条公司采用归口管理和分级、分类专项管理相结合的形式对合同进行管理。第六条公司办公室负责合同日常管理工作，是合同的归口管理部门，负责对公司合同进行动态监督管理，对公司及子公司、分公司、项目部各类合同的订立、履行、变更、解除、终止、调解和诉讼等进行指导和监督。公司办公室管理合同的主要职责是：1、健全和完善公司各项合同管理制度；2、负责合同的审查并全面监督管理合同的签订和履行；3、参与合同谈判、签订等相关工作；负责或指导合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼；4、协同业务部门对公司合同和风险程度较高的项目开展资质、资信调查工作；5、提供合同签订的法律法规政策依据，负责合同风险评估和提出应对措施；6、配合人力资源部门开展合同管理人员的业务培训、考核；7、负责与外聘律师的联系、沟通，并配合开展相关工作。8、健全完善公司合同管理的综合台帐、分类登记、归档保管，对公司各业务部门提交的合同统计资料进行汇总和综合分析。第七条各子公司、分公司、项目部、公司职能部门（以下简称部门）是合同的执行部门，对本部门的合同进行专项管理，负责合同的订立、履行、变更、解除和终止等具体工作。主要职责是:1、负责合同主体的资质、资信调查，必要时开展尽职调查，为合同全面履行提供可靠的决策依据；2、负责本部门合同的谈判、签订及变更、解除；3、负责本部门合同的执行和履约跟踪，发现合同履行过程中出现问题及时采取措施并向公司合同的归口管理部门反映；4、负责本部门合同信息的收集、整理、建档及分析报告，并予以反馈；5、制订和完善本部门合同的管理细则或管理规定；6、负责处理本部门管理的合同发生争议的协商、调解工作；7、组织本部门人员学习相关法律法规及合同管理业务。公司配备与合同管理相适应的合同管理人员，各部门亦应配备合适人员管理合同。第八条公司办公室既是公司合同管理的归口部门，并直接管理公司联营投资合同和公司其他重大经济合同。组织联营投资合同和公司其他重大经济合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，负责合同的执行和履约跟踪。公司预算部是工程合同的管理部门。组织总承包合同、联营施工合同、分包合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，对合同的执行监督管理和履约跟踪。指导班组合同（包括综合班组、劳务班组）资信、资质调查，合同洽谈、评审、签订，对合同的执行跟踪监督。公司工程部管理材料采购合同、施工机械租赁合同。指导材料采购合同、施工机械租赁合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，对合同的执行监督管理和履约跟踪。分公司、项目部是工程合同的实施单位，保证合同全面完整的履行。负责总承包合同、联营施工合同、分包合同所约定权利、义务的落实；组织班组合同（包括综合班组、劳务班组）、材料采购和设备租赁合同资信、资质调查，合同洽谈、评审、签订、执行及履约跟踪管理。146公司财务部组织资产转（受）让合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，负责合同的执行和履约跟踪；对公司全部经济合同进行全过程的财务跟踪监督。第九条公司所属各单位至少配备一名合同管理员，负责合同送审，掌握合同履行情况；建立合同台帐，收存合同基础资料；参与或协助合同的调解、仲裁、诉讼。项目工程结束后，合同管理员应将合同管理资料上交公司办公室保存。第三节合同的审查与签订第十条签订合同程序。合同签订前资质、资信调查—→合同谈判—→起草合同—→上报公司合同评审—→合同再谈判—→向公司反馈再谈判情况—→公司合同评审小组同意—→签订书面合同—→合同向公司报备。第十一条合同签订前要认真做好合同审查工作，主要内容为：1、通过查阅对方营业执照、资质、授权委托书和相关文件，审查对方是否有签订合同的主体资格.2、合同内容涉及到的国家法律、法规、政策、规范要求。3、了解对方的资信情况，从偿债能力、社会信誉、经济实力、组织管理能力、技术力量等方面审查对方是否有履约能力。择优选择对方。4、合同标的当前的市场行情及发展趋势；可能出现的风险，采取那些措施后可以规避，还有哪些风险较难以克服。第十二条合同谈判。由公司业务部门、项目部门及办公室共同组成谈判组并由业务部门或项目部负责人担任组长进行谈判；必要时，由公司领导担任组长。合同对方当事人为自然人（个体户、公民）的，原则上要求对方提供履约保证金或担保单位、抵押物。第十三条合同起草。合同必须遵守国家现行的法律法规、相关政策、技术规范要求。有规范文本的，应按最新规范文本拟稿；没规范文本的，主要条款要完备，合同各方权利义务约定清楚，违约责任明确，担保及反担保合理，文字表达准确，保证公司利益不受损失。合同文本必须写明对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书，并填写被授权人的身份证号码。第十四条合同评审。各部门合同草稿行成后报公司合同评审小组，由合同评审牵头部门将合同草稿分发评审小组各成员进行评审，各评审成员必须客观地从合同的合法合规性、可能出现的风险和提出应对措施、合同条款及文字表述提出意见，最后明确表示合同是否签订，将合同评审表（详见附表1）送交合同评审牵头部门负责人。公司合同评审牵头部门对评审小组各成员的评审意见进行归纳汇总，整理成修改意见后提交评审小组集体讨论，对可能出现的风险及应对措施、条款表达进一步细化，评审小组提出合同签订或不签订的结论。评审小组集体讨论时，牵头部门应做好会议记录，出席人员、时间、地点、记录人姓名、发言情况及一致意见和未行成共识的内容、是否签订的结论。填写评审结论表提交公司领导决策（评审结论表见附表2）。合同评审稿、评审表、评审意见汇总、会议记录、评审结论表，评审牵头部门应整理归档保存。第十五条合同签订。施工总承包合同、分包合同、联营合同、资产转（受）让合同等重大经济合同及具有合同性质的意向书、协议书、担保书、章程等经评审同意签订的，由公司董事长签订或委托代表人签订。班组合同、机械设备租借合同、材料采购合同，经公司评审同意签订的，由公司董事长授权项目部经理签订，合同签订后报公司备案。签订合同双方必须资格完备，手续齐全，符合法律规范要求。第十六条与他人达成合作意向，经协商一致，应订立合同。除即时清结者外，原则上签订合同必须以书面形式。书面形式指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。147如遇特殊情况，不能订立书面合同的，必须用书面形式说明理由，并经法定代表人批准同意。第十七条有下列情形之一的可不订立书面合同：1、金额在1万元以下（含1万元），即时清结的零散物资；2、经公司领导同意不签订书面合同的情况。第四节合同的履行、变更和解除第十八条分公司和项目部是公司施工合同的具体执行单位，合同生效后，合同执行单位要严格依照合同条款，全面履行合同义务，避免违约现象发生。第十九条合同执行单位或执行负责人要及时掌握合同双方的履行情况，督促承办人员及时办理对方签证、往来信函等资料，保存合同基础资料，做好履行情况的原始记录，向公司反馈合同的履行情况。第二十条合同执行单位或执行负责人发现合同履行不正常，有可能出现纠纷时，应及时向公司报告，按合同约定，对方应履约或与我方同时履约，但届期末履约或履约不符合约定时，我方应拒绝履约。在合同履行过程中，如发现对方出现下列情形之一的，在收集基本材料的情况下，中止合同的履行：1、出现经营状况恶化；2、商业信誉恶化；3、申请破产；4、未履行其应履行的在先义务；5、其他影响合同履行的情况。前款情形消除、或对方提供相应担保，合同应继续履行。第一款规定的情形未消除、或对方未提供相应担保，通知对方解除合同。第二十一条公司合同管理办公室和机关业务部门应对合同执行单位履行情况进行检查、督促，发现问题及时协同承办单位采取补救措施。第二十二条在合同签订后和合同的执行过程中，本公司和合同对方当事人都认为有必要进行合同变更时，由具体执行负责人与对方当事人进行磋商，取得一致并形成备忘录，备忘录必须报公司办公室备案，工程合同协议或纪要还须报公司预算部和工程管理部备案。工程合同涉及项目资金、技术要求等方面的重大变更且双方均认为有必要订立补充合同时，由公司预算部组织与变更条款相关的职能部门进行评审，填写合同评审表报公司领导确认。第二十三条各合同执行单位和执行负责人要认真撑握法定和约定合同履行终止的情形，行使自已的权利，以免在合同履行中纠缠不清。合同履行完毕后，应系统整理合同及附件、材料，归档保存，并按合同管理权限向承办单位负责人或公司合同管理办公室报告。第五节合同纠纷处理第二十四条合同在履行中产生纠纷，应本着自愿、公平、合法原则协商解决；协商不成，由合同执行单位向公司合同管理办公室提请处理。第二十五条合同执行单位提请处理合同纠纷应提供以下材料：1．合同及附件，有关签证等原始材料。2．所受损失（包括直接或间接）财产清单及有关证据。3．纠纷发生原因及双方责任的书面分析。第二十六条公司合同管理办公室应及时审阅执行单位的提请处理报告材料，提出处理建议报公司领导审批：1、系统内部