龙源期刊网高校图书馆座位管理系统使用情况调查作者:曾文雯来源:《大学图书馆学报》2013年第06期龙源期刊网龙源期刊网摘要为了维护图书馆阅览室座位的使用秩序,杜绝占座抢座的乱象,各高校图书馆陆续引进座位管理系统。该文对这类系统的使用现状进行网络调查,并对深圳大学图书馆的这项服务实行问卷调查,发现存在的问题,提出了应对措施。关键词座位管理系统深圳大学“985计划”高校1引言大学图书馆以其幽静舒适的阅览环境、便捷获取学习资源的优势,备受师生们青睐。然而座位数量往往满足不了师生的需求。但凡有过大学经历的同学,都会深深地记得天亮前图书馆龙源期刊网门口壮观的排队队伍。图书馆座位堪称学校的“稀缺资源”之首,再加上一些读者的占座行为,使得紧张的座位资源更是变得一座难求。2013年3月7日,在“56.com”视频网站发布的一段名为《兰州大学图书馆占座实录》的视频,生动地反映了高校图书馆占座问题的严重程度。各大高校图书馆为防治占座行为,可以说费尽心思、想尽办法,但往往收效甚微。北京邮电大学图书馆推出“摇号分配图书馆座位”的方法,即通过摇号获得图书馆座位一年的使用权限,这种通过运气获取座位的方式引起不小的争议。深圳大学图书馆在解决占座问题上也花费了不少功夫,管理员们探索出一些防止占座的方法,但效果也都不太理想。深圳大学拥有在校师生近4万人,而深圳大学图书馆老馆(北馆)只有约2000个座位,远远不能满足在校师生的需求。深圳大学图书馆最初采用定时收书的方法,即在固定时间段里对无人使用的座位进行收书措施,此举在一定程度上减少了占座行为,但无法完全阻止替人占座行为,也因产生误收情况或造成读者财物丢失而令读者不满。在新馆(南馆)开馆后,座位紧张情况获得缓解,仍不能满足读者需求。不久后,新馆针对占座行为又出新招——以签发“座位条”的方式来治理乱占座行为,即读者记录下无人使用的被占座位编号,向馆员索取有时问记录的“座位使用条”,半小时后此座位无人使用,则座位归纸条所有者使用。这项措施有效减少了占座行为,也避免了收书引起的矛盾,但部分内向的读者冈羞于向馆员开口而无法获得座位,替人占座的行为仍不能完全制止。如何才能让每一位读者都能公平公正地享受到图书馆的座位资源呢?无疑座位管理系统成为众多高校图书馆防止抢座占座乱象的首选。目前,国内多所高校图书馆已采用座位管理系统,从媒体上报道情况看,图书馆座位管理系统能够有效解决“抢座”和“占座”的行为。那么,目前高校图书馆使用座位管理系统的现状以及读者的真实感受如何呢?2图书馆座位系统应用现状2.1国内高校图书馆使用座位管理系统现状2011年起,国内高校图书馆陆续使用座位管理系统,目前有20多所在用。笔者首先在Google检索平台对人选“985”计划高校的图书馆使用座位管理系统的情况进行检索。检索关键词为:“×××大学图书馆”+“座位管理系统”,检索方式为模糊检索(检索日期:2013/04/17)。38所入选“985”计划高校的图书馆中,仅有6所正在使用座位管理系统,分别为上海交通大学图书馆、同济大学图书馆、厦门大学图书馆、山东大学图书馆、北京师范大学图书馆和中国人民大学图书馆;另外西安交通大学图书馆正在做准备和调研工作;哈尔滨工业大学图书馆和东南大学图书馆有关于座位管理系统的调研和媒体报道。为了更广泛地了解座位管理系统的使用情况,笔者在Google检索平台中以“图书馆座位管理系统使用”为关键字重新检索(检索日期:2013/04/17),获得高校图书馆座位管理系统使用相关结果167000条。我们提取检索结果中与“图书馆座位管理系统使用”密切相关的20所高校龙源期刊网图书馆作为进一步调研的对象。调查材料来自各高校图书馆网上发布的如图书馆通知、公告、新闻、图书馆座位管理系统使用规则、图书馆座位管理系统使用流程等(见表1)。如表1所示,厦门大学图书馆在2011年率先引进了图书馆座位管理系统。随后11所高校图书馆在2012年陆续试用或启用图书馆座位管理系统,2013年前3个月已有8所高校图书馆启用座位管理系统。在20所使用座位管理系统的高校图书馆中,有9所采用了“通用”选座模式,即一台座位管理系统可以选择所有开通该功能的阅览室或自修室的座位。选座方式有随机和自选两种模式,其中12所高校图书馆同时采用两种模式,即在座位较空闲的时间段,采用自选方式派位,在座位紧张时间段,采用随机派位方式,以减少选座及排队时间。关于暂离座位时间,11所高校图书馆采用分段式管理,按照读者作息特点设定暂离时限,体现出管理的人性化。有11所高校图书馆明示了座位管理系统的使用时间。一般以图书馆或阅览室开放时间为启用时间,闭馆前30分钟为停用时间。有特殊需求的阅览室也清楚地在相关规则中注明。有18所高校图书馆对违规使用座位管理系统的读者也有处理规定。其中12所高校图书馆规定离开阅览室不刷卡者违规,处罚为取消一定时间段的选座权限。厦门大学图书馆对“替人刷卡”行为有惩罚规定。厦门大学图书馆和上海大学图书馆都对多次违规的读者给予加重处罚。北京大学图书馆对违规学生给予义务巡视8小时的处罚。有8所高校图书馆开设网上预约功能,其余高校图书馆仅限在管理系统设备上选座。网上预约功能为读者选座提供更便捷、更人性化的服务,也是发展移动图书馆的体现。2.2高校图书馆座位管理系统的基本使用流程通过分析整理20所高校图书馆座位管理系统的使用流程,发现座位管理系统的使用方法及操作流程较为统一,可以归纳为图2所示的选座操作流程和图3所示的离座操作流程。读者通过刷卡的方式进入座位管理系统。部分高校图书馆的座位管理系统在各楼层或阅览室通用,因此,读者需要先选择阅览室后再进入座位选择方式。座位选择方式一般分为两种:一种为系统随机派位方式,读者根据系统派位取号就座;另一种为自选座位方式,读者根据自己喜好选择闲置的座位,根据选择取号就座。离座操作需要读者再次刷卡进入离开方式选择,离开方式一般分为三种:一为重新选座,即读者释放原有座位重新选择新座位,取号入座;二为暂离,即读者暂时离开已选座位,系统自动保留座位××分钟,时限因各高校图书馆情况不同而有不同设置,超过限定时间该座位自动释放;三为本次离开,即离开图书馆,释放座位使用权限。龙源期刊网深圳大学图书馆座位管理系统的使用反馈深圳大学图书馆是继厦门大学图书馆之后采用座位管理系统的图书馆,这套系统已在深圳大学图书馆为读者服务一年有余。深圳大学图书馆采用问卷调查的方式,向全校师生发放“关于深圳大学图书馆座位管理系统使用满意度调查”的问卷。此次调查收回155份问卷,回复问卷的读者中本科生为123人,约占总回复人数的79%,研究生为32人,占总人数的21%。该问卷针对读者对系统情况、系统服务效果及满意度、图书馆管理员素质等几个方面进行调查。3.1系统情况调查共设4个问题,分别为图书馆座位管理系统的界面简洁度、操作难易度、座位信息准确度和系统响应速度。关于界面简洁度,共有116人认同系统界面简洁,占74.8%;认为一般的有32人,占20.7%;觉得系统界面不简洁的有7人,占4.5%。关于操作难易度,认为系统操作容易的有110人,占71.0%;认为操作难易度一般的有38人,占24.5%;认为较难操作或很难操作的有7人,占4.5%。关于座位信息准确度,有99人认为信息准确,占63.9%;39人认为信息准确度一般,占25.1%;17人认为信息不准确,占11.0%。关于响应速度,同意系统响应速度快的有100人,占64.5%;认为系统响应速度_般的有42人,占27.1%;认为系统响应时间较长的有13人,占8.4%。以上4个方面的认同的百分比都超过50%,可见大部分受调查读者认为图书馆座位管理系统界面较简洁、易操作、座位信息较准确且系统响应速度较快。3.2服务效果及满意度调查这个方面设6个问题。关于是否能提高座位利用率,有106人赞同系统提高了座位利用率,占74.8%;30人认为系统提高利用率的程度一般,占19.4%;9人不赞同系统能够提高座位利用率,占5.8%。关于是否能解决“占座”现象,有98人认为能够解决,占63.2%;认为解决占座现象效果一般的读者有39人,占25.2%;不认同能够解决占座现象的为18人,占11.6%。关于是否能减少争执,有118人赞同能减少争执,占76.1%;25人认为减少争执情况一般,占16.1%;有12人则不赞同,占7.8%。龙源期刊网关于使用意愿,愿继续使用的有113人,占72.9%;使用意愿一般的有35人,占22.6%;不愿继续使用的有7人,占4.5%。关于使用满意度,有117人总体满意,占75.5%;有30人感觉一般,占19.3%;有8人不满意,占5.2%。关于惩罚力度,认为力度足够的有62人,占40%;认为力度一般的有55人,占35.5%;认为力度不足的有38人,占24.5%。在以上6个问题的调查中,5个问题的认同度在50%以上。关于惩罚力度,认为一般或不认可的占比高达60%,表明读者认为该系统设定的惩罚标准不高、惩罚力度不够,不能达到预期效果。3.3图书馆员素质调查关于熟悉度,93人对系统熟悉,占60%;46人对系统熟悉度一般,占29.7%;16人对系统不熟悉,占10.3%。关于管理员解答使用问题的效率,77人认为效率较高,占49.%;51人认为效率一般,占32.9%;27人认为效率低,占17.4%。关于管理员巡查的负责程度,76人认为认真负责,占49%;48人认为一般,占31.0%;31人认为责任不到位,占20%。关于管理员素质的3个问题中,只有系统熟悉度一项认同度达到50%以上,而解答疑问以及巡查责任两项的认同度都未能达到50%。可见管理员对系统的熟悉度以及解决问题的能力有待提高,应当提高责任意识,做好日常巡查工作。4对提高座位管理系统使用效果的建议4.1三管齐下,杜绝乱象座位管理系统确实能在一定程度上抑制抢座占座现象,有效提高座位利用率,但仍然发现个别读者“占座”和“替人刷卡”的现象。惩罚力度过小,是读者“占座”的一个重要原因,因此可根据调查现有惩罚力度效果来加强惩罚力度。在高校图书馆使用座位管理系统的调查中,只有厦门大学在使用图书馆座位管理系统时对“替人刷卡”的行为制定处罚措施。其他高校图书馆可根据自身情况效仿厦门大学图书馆制定相应处罚措施。这是从制度上去抑制“占座”和“替人刷卡”现象。图书馆员在日常工作中要负起责任,加大巡查力度,将处罚制度执行到位,双管齐下使制度形成一种威慑力,断除读者“占座”和“替人刷卡”的念想,才能让系统发挥最大效用。龙源期刊网除了制度和监管措施外,最重要的仍是读者自身意识和素养的提高。高校图书馆可以在教学培训、日常服务中嵌入制度宣传,在素养培养中提高读者对“占座”、“抢座”和“替人刷卡”的不良影响的认识。读者也应自觉遵守图书馆规章制度,共同维护图书馆良好的阅读环境。4.2管理员与座位管理系统无缝结合在调查中可见,管理员对系统的熟悉度以及管理员巡查责任不到位也是导致“占座”和“替人刷卡”现象不能杜绝的原因。管理员需提高服务意识,高度熟悉座位管理系统的操作流程以及常见问题,思考系统可改进环节,有效优化座位管理系统,避免重复出现同样问题。在日常巡视工作中,管理员应加强巡查和监督力度,增加巡查次数,对号检查,对“占座”和“替人刷卡”者做到实时处罚,以保证座位资源有效利用。定期对座位管理系统服务情况做调查,根据读者的反馈,完善规章制度和提高系统服务效率。4.3把座位留给最需要的人高校图书馆有一个普遍现象,到馆就座的读者不全是为