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会议服务资料2012年11月1会议服务公司概况2会议礼品筹备56会议其他资料6会议服务公司操作流程3会议室布置与设备4海南会议市场分析目录1会议服务公司概况2会议礼品筹备56会议其他资料6会议服务公司操作流程3会议室布置与设备4海南会议市场分析目录优势劣势机遇•独厚的自然环境。•接待数量每年递增•接待类型及方式多样化。•会议业处于“无监管、无规章、无标准”的“三无”状态。•“双重征税”是阻碍•会议消费占旅游消费总额的30%。•从传统团队旅游向个性旅游、会议公关活动纵深扩展：1】传统团队旅游利润：50--200元/人；2】个性服务旅游利润：200--400元/人；3】会议与公关活动利润：400--?元/人以上。4】政府组织的会议也应该由专业的会议公司服务措施•管理与服务水平将要求进一步提高。•自然、绿色、健康、休闲等的追求将会更加强烈。•积淀自己的文化内涵的，体现自己个性化的气质。目前海南有二十多家会议公司在从事着会议策划及运作服务。规模大小各异，管理方式多样，经营理念参差不同。海南会议市场分析会议产业是一块大“蛋糕”。要想开发这一市场，要看到会议产业的特殊性，认真研究会议市场的需求和变化规律。1会议服务公司概况2会议礼品筹备56会议其他资料6会议服务公司操作流程3会议室布置与设备4海南会议市场分析目录会议策划部门会议服务部门会务服务部门对会议方向选择、性质确定、通过创设各种会议，并将会议作为平台，凝结所有资源，促进会议的顺利进行。并从中获得包括社会声誉、行业地位和经济利益。服务会议的部门。统筹和配合，通过专业知识和丰富的操作经验，在策略方向、方案策划、供应商整合、议程推动、会务管理和具体实施等方面，提供强有力的支持，使会议取得成功。会务服务部门即为会务支持部门，提供单项的会务支持，如：酒店和会议中心、灯光音响设备、会议舞台搭建、鲜花服务、演艺演出等。居于会议服务领域的最下层。职责：推广和传播：一般涉及咨询诊断、上层公关、收集信息、新闻发布代理、人员培训服务等。职责：主要业务是对会议理解、主旨把握上，全面提供整合性的会务支持和整合服务。职责：主要业务是在涉及到专业项目上的支持会议服务公司---部门构成按业务构成分常规旅游由于竞争激烈、价格透明，利润点难有所提高，会议则反之，其可挖掘更多利润点，为企业带来超预期的宣传效果！比如：常规旅游可挖掘利润点为5%那么会议可挖掘利润点就可能为30%会议服务公司---会议公关序号传统会议活动内容融入公关策划会议内容1接机把所有的活动纳入公关活动管理范畴2入住办理所有的环节注入展示企业文化元素3会议（横幅+背景板）会议活动的每一场所设计多种的搭建与光音系统4酒店用餐与酒店外用餐每一餐都是一个主题的策划5旅游线路安排不一定安排旅游，但会精心策划选取不同点的活动6送机有一个职能清晰与沟通流畅的三方组成执行团队7活动内容一般的旅行社都可接待承办这样的活动，需要有强大的综合后台支持保障8只要求有较丰富的旅游从业经验素质要求有公关活动服务意识与具备较高综合能力的素质9没有展览的内容常伴有展览、产品展示与宣传等内容10基本是常规贵宾团旅游的预算公关活动部份预算占总活动预算的比重大11与常规旅游没有本质的区别会议或者其它活动的公关策划内容与要求很高12提供的产品有普遍可比性，难有高利润提供的产品大多无可比性，利润率更高13客户忠诚度差，企业没有核心竞争力客户忠诚度好，企业有较好的核心竞争力销售会议一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。年会是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。产品发布会是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。.研讨会是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。奖励会议是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。专业会议是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。.培训会议一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。.会议服务公司---会议类型1会议服务公司概况2会议礼品筹备56会议其他资料6会议服务公司操作流程3会议室布置与设备4海南会议市场分析目录会中工作会前工作会后工作咨询策划报价考察确认签约意见收集物资准备和人员分工会议邀请接站酒店签到会议期间安全保证返程账务结算会议服务公司操作流程咨询策划报价考察确认签约物资准备和人员分工会议邀请咨询策划报价考察确定签约物资准备成立会务组明确分工信息发布回执处理确认通知会议服务公司操作流程---会前工作2、策划：1】主题确定：根据会议的级别、具体情况进行分析，确定会议主题，选择会议举办地，确定会议是否分解会场，选择分会场的地点，并提前预约。2】模式定位：根据会议的需求，确定会议模式并设计会场的布局，提供会议所需设备，提前安放并调试好，确保会议的顺利进行。3】议程安排：安排会议的时间、根据需求，设计物料样式、内容、图案，在确认后进行制作以及印刷，提前把印刷品送到指定位置并安排发放给与会人员。4】人员接送：根据与会人员的具体情况安排车辆，提前在指定位置等待与会人员，把与会人员快捷、安全送到目的地。5】人员餐饮：根据与会人员的喜好要求和下榻酒店的实际情况，推荐并预定各种形式的餐会，包括西餐、中餐、自助餐、宴会等。6】协调关系：整合会议所有资源，根据会议公关需求，进行沟通协调，达到会议最佳效果。会议服务公司操作流程---会前工作1、咨询1】洽谈需求：详细了解会议的需求，建立初步方案。2】提出预案：譬如在预算最适宜的会议场所、下榻的酒店、合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。3、报价：报价的内容包括：1】交通费用2】住宿费用3】接送费用4】餐饮费用5】材料费用6】旅游费用7】运输费用咨询策划报价1、考察安排代表到目的地考察酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。2、确定推敲设想的流程及预案，把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。3、签约签订会议接待标准合同，预付定金（一般50%）确认最终会议接待方案，接待方案包含下列内容：1】交通安排：确认与会人员前往会议目的地和返程的交通方式。如有需要，帮助其代订票务。2】接站安排：根据实际情况制作接站名单表，落实安排接站车辆。3】住房安排：根据客户要求提前制作好分房表。4】行程安排：确认会议相关的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排，房餐车导游等安排）。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。协调会议期间交通工具的安排。5】特殊安排：确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。6】安全确认：确认并保障会议期间会场防盗、消防以及参会代表的人、财、物等安全工作。会议服务公司操作流程---会前工作考察确认签约1、准备会议物资：1】会议资料，内容由主办单位提供，我公司将根据实际人数印刷。2】领导发言稿，内容由主办单位提供。3】《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。4】宣传展板广告牌内容包括图片、文字由主办单位提供，我公司制作印刷。5】欢迎布标、会议室布标、会议代表证的制作。6】会议礼品的采购（按参会人数准备）。7】会议用餐券准备。8】会议工作人员服务标准条例、会议接待手册。9】投影仪、照相机、摄像机、音响等电子设备的准备。物资准备与人员分工会议服务公司操作流程---会前工作2、成立会务组，明确成员分工：1】会务组总负责：负责会务组工作人员的工作安排、监督，协调各个小组工作。2】会议用车组：负责机场、车站等接站服务，以及其他用车安排，确保车况及司机服务。3】酒店接待组：负责客人签到接待，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品等，接待会议咨询，登记返程机票、火车票、会后旅游以及其他特殊需求，确认客人入住房间楼层、房间号以及房内是否要摆放饮料水果礼物等，记录客人的特殊要求。4】会场服务组：负责会场的布置、茶水供应及接待服务，检查会议室欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放，灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等的安排。在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。5】会议物资组：负责准备好会议所需要的会议资料，会议演讲稿，会议用品及其他会议礼品等会议相关物品。6】会议用餐组：负责确认餐厅环境卫生，菜色菜单，用餐时间、用餐标准及特殊客人（例如回民）的要求，以及其他生活服务。7】会议旅游娱乐组：确认会后旅游线路行程、用车、导游等安排和娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的安排。8】会议摄影组：会议代表合影留念及其他摄影摄像服务。1、信息发布1】信息发布形式：从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。2】信息发布内容：包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。2、回执处理回执处理包括制作回执单和确认回执单有效两项工作。1】回执单设计很重要，要合理且全面，包括的信息有：明确的人数、职务、性别、联系方式、有效证件号码、预计到达目的地时间、迎送要求等。2】回执可以有多种形式，包括：传真、信函、电子邮件、网络回执或者电话。3】确认回执有效，通常以会务费用是否交纳为标志。4】回执收到后，进行统计，然后进行资源分配，包括会议坐位、接送站、资料礼品、酒店住宿等相关事宜的安排。3、确认通知1】确认会务费用以及其他需确认的事项，发出确认通知。2】发出确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。3】要考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。会议服务公司操作流程---会前工作会议邀请紧急事件处理Title1Title2Title3Title4会议报到当天，安排全天候接站。人员及车辆安排。领导、专家由会务统一安排，专人专车接送。酒店大堂设报到处、咨询处。报到登记时，填写姓名等相关详细资料。提醒贵重品寄存、保管好个人财物传达通知，发放房卡、会议资料等。引导入住，及时发放会议通讯录。24小时有专职人员值班。预设酒店客房叫醒服务。会场布置，安排与会人员入场。提供会议现场服务。统计用餐人数并安排用餐。及时解决会议期间临时发生问题。安排会后旅游或其它活动。会议间为代表代买人身保险。严格保密、确保安全。分批返程，保证顺利。组成会议安全组，加强行查，杜绝隐患。接站安全保证会议期间酒店签到返程根据与会人员返程机、车票时间及方向，派专人、专车、提供满意的送站服务，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程。会议服务公司操作流程---会中工作紧急处理饮食卫生环境卫生紧急医疗系统会场医务室饭店紧急救护系统重要的贵宾，更要注意签证的问题重要国际会议期间，要求地方政府加强警力，避免发生盗窃事件书面资料告知与会者尽量减少到人多复杂的地方告知逃生步骤印制了防火手册紧急医疗卫生问题紧急医疗火灾签证问题盗窃会议服务公司操作流程---紧急事件处理意见收集发放回收意见书，总结、评估服务的意见反馈会议后的资料收集，制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总总结。定期回访和发布最新资讯。会后工作账务结算结帐：核对各类单据列出《会议结算清单》快捷、准确无误地提供会议过程中的详细费用发生明细及说明开具发票：我们将在费用结算的同时结合实际情况以及主办方需要，开据正式的发票及酒店的住宿发票。包括会议的实际参与人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支