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第2章Office2010基本操作电脑办公学习目表Office2010除了对以前版本的完善外，还新增加了很多实用功能。通过对本章的学习，读者可以了解到Word、Excel和PowerPoint软件的主要功能；熟练掌握启动以及退出Word、Excel和PowerPoint软件的方法；熟悉Word、Excel和PowerPoint软件的操作界面。使用户从整体上认识Office2010。学习要点●第一次使用Office2010●操作文件●视图与窗口调整●打印文件2.1第一次使用Office2010在使用Office2010之前应先熟悉其启动和退出操作，各组件的启动和退出操作基本上是相同的。本节就以Word2010为例讲解Office2010的启动和退出操作，并一起来认识Word2010的工作界面。2.1.1启动Office2010组件在安装完Office2010以后，Office的所有组件就会自动添加到“开始”菜单的“所有程序”列表中。因此，用户可以通过“开始”菜单来启动相应的组件程序，如启动Word2010的具体方法如下。1.单击任务栏左侧的“开始”按钮；2.在弹出的菜单中选择“所有程序”命令，打开程序列表，如图2-1所示。3.选择程序列表中的“MicrosoftOffice”文件夹；选择列表中的“MicrosoftWord2010”命令即可，如图2-1所示。图2-1图2-22.1.2退出Office2010组件编辑完办公文件并保存后，如果不再使用Office软件就需要退出程序，以提高电脑的运行速度。退出Office2010组件的具体方法如下。单击功能区中的“文件”选项卡；在弹出的“文件”菜单中选择“退出”命令，如图2-3所示。图2-32.1.1认识Office2010组件界面启动应用程序后，即可对软件进行操作。在操作软件之前，首先认识一下Office2010常用个组件的工作界面，才能在以后的学习中更快地掌握软件的操作方法。下面就来介绍常用组件界面的组成部分。1.Word2010界面介绍Word2010的工作界面由“文件”按钮、快速访问工具栏、标题栏、“窗口操作”按钮、“帮助”按钮、标签、功能区、编辑区、滚动条、状态栏、“视图”按钮、显示比例组成。如图2-4所示。视图栏：位于窗口最底端右侧，包括视图按钮组、当前显示比例和调节页面显示比例控制杆。单击不同的视图按钮可使用不同的模式查看文件内容。图2-4快速访问工具栏：默认情况下，快速访问工具栏位于整个Office组件窗口的左上侧，用于显示一些常用的工具按钮，该工具栏中集成了多个常用的按钮，默认包括“保存”按钮；“撤销”按钮；“撤销”按钮等，单击它们可执行相应的操作。用户也可以根据需要进行添加或更改。标题栏：位于整个Office组件窗口顶部的右侧，用于显示文档的标题和类型。还提供有窗口控制按钮组。单击相应的窗口控制按钮，可控制窗口大小和关闭窗口。功能区：Office组件窗口上部分就是功能区，其中集合了各种重要功能，清晰可见，是Office组件的控制中心。功能区由选项卡、组和命令3部分组成。功能区上的命令是最常用的命令。Office2010将根据执行的操作显示一些可能用到的命令，而不是一直显示所有命令。默认情况下，功能区顶部有8个选项卡，每个选项卡代表Office组件执行的一组核心任务，单击不同的选项卡将打开不同的功能区。功能区中还分为不同的组，组将执行特定类型任务时可能用到的所有命令放到一起，并在执行任务期间一直处于显示状态，保证可以随时使用。编辑区：编辑区是Office组件工作窗口中最大的区域，它是输入和编辑文件内容的区域，用户对文件进行的各种操作结果都显示在该区域中。状态栏：位于窗口最底端左侧，用于显示文件编辑的状态信息。如Word2010窗口的状态栏中默认显示了文档当前页数、总页数、字数和文档检错结果以及输入法状态等内容。状态栏中显示的信息可根据用户的需要增加和减少。2.Excel2010界面介绍Excel2010的工作界面由“文件”按钮、快速访问工具栏、标题栏、“窗口操作”按钮、“帮助”按钮、标签、功能区、名称框、编辑栏、行号、列标、工作表标签、滚动条、状态栏、“视图”按钮、显示比例组成，具体分布如图2-5所示。图2-5标签：单击相应的标签，可以切换至相应的选项卡，不同的选项卡中提供了多种不同的操作设置选项。“文件”标签：单击该标签，在打开的菜单中可以选择对工作薄执行新建、保存、打印等操作。名称框：显示当前所在单元格或单元格区域的名称或引用。编辑栏：可直接在此向当胶所在的单元格输入数据内容，在单元格中输入数据内容时也会同时在此显示。行号：显示单元格所在的行号。列号：显示单元格所在的列号。工作表标签：默认情况下一个工作簿中含有三个工作表，单击相应的工作表标签即可切换到工作簿中的该工作表下。滚动条：拖动滚动条可浏览工作簿的整个表格内容。3.PowerPoint2010界面介绍PowerPoint2010的工作界面由“文件”按钮、快速访问工具栏、标题栏、“窗口操作”按钮、“帮助”按钮标签、功能区、编辑区、滚动条、状态栏、“视图”按钮、显示比例组成，具体分布如图2-6所示。图2-6“帮助”按钮：单击可打开相应的PowerPoint帮助文件。幻灯片/大纲浏览窗格：显示幻灯片或幻灯片文本大纲的缩略图。备注窗格：可用于添加与幻灯片内容相关的注释，供演讲者演示文稿时参考用。2.2操作文件在掌握了Office2010的基础知识后，接下来就要用Office2010开始工作。用户首先应学会Office2010文档的基本操作。下面主要介绍Office2010的新建、打开、保存及关闭等操作。2.2.1新建文件新建文件包括使用模板新建文档和根据现有文件内容新建文件两种方式，下面我们就来一一进行介绍。1．使用模板新建文档在安装Office2010时会自动在各组件中安装一些现成的模板，通过使用适当的模板不仅可以节省时间，还能快速创建出拥有漂亮的界面和统一风格的文件，尤其适合于新建经常使用的文件类型，如每周演示文稿、申请表和费用报表等。在Word2010中使用模板新建新闻稿文档的具体操作方法如下。①单击“文件”选项卡；②在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令；③在中间的“可用模板”区域中单击“样本模板”按钮，如图2-7所示。④在打开的“样本模板”列表中单击选择需要应用的“黑领结简历”模板；⑤在右侧选中“文档”单选按钮；⑥单击“创建”按钮即可创建新文件，如图2-8所示。图2-7图2-82．根据现有文件内容新建文件在Office2010中，用户不仅可以使用Office模板新建文件，还可以根据当前打开的Office文件新建相似内容或相同格式的文件，同样可以减少重复的工作内容，从而提高工作效率。要根据现有的“试用合同”文件格式新建“聘用合同书”文件时，具体操作方法如下。单击“文件”选项卡；在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令；在中间的“可用模板”区域中单击“样本模板”按钮，如图2-9所示。在打开的“根据现有内容新建”对话框中选择作为内容模板的文件“聘用协议”；在“文件名”文本框中输入新的文件名称“试用合同书”；单击“打开”按钮，如图2-10所示。图2-9图2-102.2.2.保存和命名文件在文档的一系列操作过程中，需要把文档保存下来，以免因为操作失误或者断电等不可控因素造成文档丢失；或者在文档操作结束后需要把文档保存到用户选定的文件夹位置，为了方便下次的使用。关于文档的保存的操作如下；单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，或按“Ctrl+S”组合键，弹出“另存为”对话框，在“文件名”一栏中输入文件的名字，最后单击“保存”按钮即可，如图2-11所示。图2-112.2.3打开文件当用户需要使用某一文档，可以在存放文档的文件夹下双击，或者右击鼠标，选择“打开”命令，即可打开选中的文档。如果用户在已经打开的文档中想要打开其他的文档，具体的操作方法如下。①单击“文件”选项卡：②在弹出的下拉菜单中选择“打开”命令，如图2-12所示。③打开“打开”对话框，选择需要打开的文件：④单击“打开”按钮右侧的下拉按钮；⑤在弹出的下拉菜单中选择打开的方式，如“以只读方式打开”，如图2-13所示。图2-12图2-132.2.4关闭文件对于用户不再需要使用的Word文档，建议用户关闭该文档以达到释放该文档占用的系统资源的效果。关闭Word文档的操作方式有以下几种：（1）在Word窗口中单击右上角的“关闭”按钮（2）保持将要关闭的文档为激活状态，按Ctrl/Alt+F4快捷键。（3）在Word窗口中单击左上角的按钮，在打开的菜单里面选择“关闭”命令。（4）在任务栏中右击将要关闭的文档选项，从弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。（5）在Word窗口中右击标题栏空白处，从弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。如图2-14所示。图2-142.3视图与窗口调整根据每个用户查看文档的方式和习惯的不同，Office中提供了多种视图和窗口的查阅模式，用户只需根据需要进行调整即可。下面就来介绍调整Office组件视图和窗口的相关技巧。要让电脑中打开的多个Word2010文件整齐地显示在屏幕中时，具体操作方法如下。在打开的多个Word2010文件中的任意一个文件窗口中单击“视图”选项卡：在“窗口”组中单击“全部重排”按钮，如图2-15所示。即可将当前打开的多个Word2010文件整齐地显示在屏幕中，如图2-16所示。2.3.1整齐显示同类型的Office文件图2-15图2-16当需要在一篇很长的Word文档或Excel表格的两个位置来回进行操作时，通过拖动滚动条来回操作实在是不方便。这时可以使用“拆分”功能，将Office文件的整个窗口拆分为上下两个窗口，且拆分后的这两个窗口可以独立进行操作。2.3.2拆分与切换文件窗口打开用户自己想要进行拆分操作的任意一个文档，单击“视图”选项卡：在“窗口”组中单击“拆分”按钮，如图2-17所示。当光标处出现一条拆分线时，将该线移动到文件需要拆分的位置并单击，如图2-18所示。图2-17图2-1803经过上步操作后，即可将文件窗口拆分为上下两个窗口，如图2-19所示。如果用户想要更加方便的查看已经拆分的文档，可以执行以下操作：在“窗口”组中单击“切换窗口”按钮，在弹出的下拉列表中会显示出当前打开的所有同组件Office文件列表，在其中选择需要查看的文件即可快速切换窗口。如图2-20所示。图2-19图2-20在对文件进行编辑时，有时需要参照另一个文件或需要对比两个文件的差异，按照常规的方式需要在不同的窗口间来回切换多次，或者手动缩放窗口后再并排进行对比，操作起来非常不方便。此时，可以使用Office2010提供的并排查看功能快速对比两个文件2.3.3比较两个文档内容01打开随书光盘素材文件夹中的“素材文件\第2章\集体劳动合同范本1.docx”和“素材文件\第2章\集体劳动合同范本2.docx”文件。图2-21图2-22打开随书光盘素材文件夹中的“素材文件\第2章\集体劳动合同范本1.docx”和“素材文件\第2章\集体劳动合同范本2.docx”文件。在其中一个文件窗口中单击“视图”选项卡；在“窗口”组中单击“并排查看”按钮，如图2-21所示。打开“并排比较”对话框，在列表框中选择需要进行对比的另一个文件的文件名称选项：单击“确定”按钮，如图2-22所示。图2-21图2-22通常在完成Office文档的创建、编辑工作后，都会将这些文档打印或者印刷在纸上。下面主要介绍Office中与打印相关的内容。单击“文件”标签，选择“打印”选项，接着会弹出如图2-23所示的页面，在屏幕的右窗格中就可以看到文档的打印预览效果。图2-23为了方便使用打印预览功能，用户可以单击“文件”按钮，在弹出的快捷菜单下单击“选项”选项卡，会弹出如图2-24所示的窗口。选择“快速访问工具栏”选项，在弹出的页面中选择“打印预览和打印”选项，单击“添加”按钮，单击“确定”按钮即可。图2-24将“打印预览和打印”选项添加的快速访问工