企业内容管理和Web内容管理策略

企业内容和记录管理策略 ——Oracle内容管理解决方案企业内容管理（ECM）现状企业中超过80%的信息是以非结构化内容形式体现。只有10%的内容有控制地被系统管理和查询。其他90%的内容散落在分布的文件服务器、个人电脑，单独Web站点和数据库中。有超过70%的内容需要统一的管理和存档记录，否则会给公司带来违规操作和信息安全的风险。 80%以上的用户不能有效地访问和检索内容记录内容管理市场演化驱动力改善个人/ 协作生产率业务流程改进成本 IT相关成本需求可用性可扩展性可管理性面向服务每用户成本复杂度管理成本真正的企业级部署政策法规的遵循控制风险迁移内容管理——公司治理和审计跨行业跨行业 X X X X X X X X 萨斑萨斑­ ­奥西利法案奥西利法案 X X X X X X X X 健康保险携带和责任法案健康保险携带和责任法案 X X X X 妨害信息安全法案妨害信息安全法案 X X X X 欧盟数据保护条例欧盟数据保护条例 X X 联邦量刑指南联邦量刑指南特定行业特定行业 X X X X X X X X 新巴塞尔协定新巴塞尔协定 X X X X 格雷姆格雷姆­ ­里奇里奇­ ­比利雷法比利雷法 X X X X SEC17A SEC17A­ ­3/4 3/4法规法规 X X X X FDA 21 CFR Part 11 FDA 21 CFR Part 11法规法规 X X X X 信息自由法案信息自由法案 X X X X X X 美国爱国者法案美国爱国者法案交流和培训交流和培训数据安全数据安全和隐私和隐私内容和记录内容和记录管理管理流程和风险流程和风险管理管理命令法规命令法规信息驱动的合规信息驱动的合规: : 对商务的影响对商务的影响企业商务活动可能要遵循的法规行业信息整合趋势提升组织流程效率遵循组织管理要求开放标准/高扩展和伸缩性/低成本业务应用办公人员内容商业智能“我们认为对于数据库公司而言，内容管理是十分重要的领域—跟踪所有的信息，而不仅仅是在数据库中的信息。” ­Larry Ellison Oracle Analyst Day 2005年1月26日Oracle内容管理：填补内容管理的空白真正的企业级可扩展性可扩展的技术，可管理性企业可接受的价格和成本，可用性内容的智能管理存取安全及权限管理内容分类 ­基于流程的管理 “Dumb” 文件服务器Ð传统的 “ECM” 产品Ð可管理的存储解决方案 (SAN, NAS, etc.) Ð “Less Dumb” 文件服务器РOracle内容管理РContextMeia 企业内容集成Р•海量信息内容 •法规遵循管理 •内容风险Oracle 内容服务10g——企业级记录保留n将电子文档、邮件、日历和IM消息存储在单一的、可审计的数据库中n自动记录保留和部署策略n快速搜索和电子查询获取文档 Compliance Management 风险管理风险管理绩效管理和报告绩效管理和报告 Training 学习管理学习管理业务流程和控制业务流程和控制企业内容管理安全和身份认证管理安全和身份认证管理 Development Integration Automation BI Dashboards CPM Documentation 记录管理合法查询变更管理 Transactions Monitoring Encryption Auditing Separation of Duties Identity Mgmt 数据管理数据管理 Data Warehousing Master Data System Mgmt Storage Backup/Recovery Data QualityOracle遵循体系架构效率、控制、可视性集成的内容和记录管理认证授权发布分类归档处理解构安全保留声明协作活动阶段 (内容管理) 非活动阶段 (记录管理) Source: Ovum, 2004 重新使用统一采用数据库管理现今的内容现今的内容/ /记录管理系统记录管理系统部门部署部门部署部门策略部门策略高成本高成本引用集成引用集成对象关系元数据对象策略对象策略对象策略对象关系元数据对象关系元数据 LoB 1 LoB 2 LoB 3 Oracle Oracle协作套件协作套件企业级部署企业级部署统一策略统一策略低成本低成本所有内容均保存数据库中所有内容均保存数据库中内容/记录对象对象关系元数据 LoB 1 LoB 2 LoB 3案例：Oracle 文件服务器整合原来的文件管理◆每用户成本超过120美金◆很多的文件服务器◆没有协同工作◆难于检索，速度慢使用了OFO后◆没有附加的成本◆管理一个服务器集群◆团队协同工具——创建、编辑、共享更方便◆容易检索，速度快获得的效率提升获得的效率提升 : : 减少了减少了40% 40% 文件查找时间，文件冗余从文件查找时间，文件冗余从6~7 6~7下降到下降到1.6 1.6 1,000 文件服务器 1 集群 64 管理员 1 管理员Oracle内容服务架构:集成的记录管理 Oracle 数据库 10g Oracle 应用服务器10g Web 服务协议 Services HTTP(S) WebDAV Oracle Drive FTP/FTPS 前端 Java APIs Oracle内容管理SDK Oracle身份管理 Oracle企业管理器 Oracle Workflow Oracle InterMedia 安全控制全文索引流程状态 Oracle BPEL 流程管理器内容服务业务逻辑利用WebService API开发的第三方文档管理/内容管理应用和解决方案第三方应用桌面应用企业应用 Oracle 内容服务 Oracle协作套件应用记录管理业务逻辑内容元数据关系 Oracle Text Oracle UltraSearch全生命周期的内容管理服务管理/归档安全/索引共享/ 检索 Oracle Oracle 内容服务内容服务文档元数据归类/组织记录管理保存/销毁文档流程评审/批阅 Web内容发布收集/创建客户端集成迁入/迁出内容协同MS/ExplorerMS/Office企业门户其他的Windows应用电子商务应用移动用户其他的Oracle协作套件组件第三方应用/客户应用 HTTP HTTP FTP FTP WebDAV WebDAV HTTPS HTTPS WAP WAP FTPs FTPs Oracle内容服务10g 管理所有的电子文件文件库、流程、安全内容服务：随时访问企业所有的内容Oracle内容服务10g 新特性列表新特性列表和 E­Business applications 集成工作流调用的 Web services 和Mac更好的集成事件驱动的工作流改进的桌面端客户程序，离线管理基于策略的自动版本管理增强的在线编辑Web界面迁入/迁出病毒检测和扫描基于Web Services的开发接口基于策略的记录和存储管理多站点管理符号链接基于组和角色的存取控制自动/强制文档属性目录和文档级别的安全控制Oracle 记录管理10g 新特性总结新特性总结Ÿ记录流程 – 外部的 – 基于文件夹的 – Web服务API Ÿ集成的存储管理 ­ WORM 存储(EMC/ NetApp) ­ 近线存储 ­ 数据库存储Ÿ记录搜索Ÿ记录管理器的Web UI Ÿ记录流程 – 外部的 – 基于文件夹的 – Web服务API Ÿ集成的存储管理 ­ WORM 存储(EMC/ NetApp) ­ 近线存储 ­ 数据库存储Ÿ记录搜索Ÿ记录管理器的Web UI • 企业记录保留 • 被文件计划驱动的 ­ 经营限制 ­ 记录分类学 ­ 处理/ 保留策略 • Web服务支持 • 支持简单和版本控制的对象 • 支持的文件类型 ­ 210种以上的文件类型直观用户界面易于使用随时随地的访问Oracle内容服务◆从Windows资源管理器/Office/手机移动设备访问内容服务分层结构，基于策略管理功能基本的文件服务器功能分层结构，基于策略管理功能设置文件夹只读分层结构，基于策略管理功能设置自动化版本管理分层结构，基于策略管理功能设置强制分类元数据分层结构，基于策略管理功能应用基于事件审批的工作流分层结构，基于策略管理功能设置文件夹中文件自动申明为记录保存分层结构，基于策略管理功能使得文件记录对用户“公开”分层结构，基于策略管理功能添加记录工作流通知内容服务业务流程作者访问课程内容模版内容服务业务流程作者访问课程内容模版作者开始使用编辑工具创建/修改内容到“Content Service培训”内容服务业务流程作者开始使用编辑工具创建/修改内容到“Content Service培训” 当课程内容成形，作者拖拉到草稿目录，并创建几个不同的版本作者访问课程内容模版内容服务业务流程当课程内容成形，作者拖拉到草稿目录，并创建几个不同的版本作者拷贝最终草稿到“待审批”，需要添加分类的信息，并且审批工作流自动启动作者访问课程内容模版作者开始使用编辑工具创建/修改内容到“Content Service培训”内容服务业务流程作者拷贝最终草稿到“待审批”，需要添加分类的信息，并且审批工作流自动启动需要的一些内容审阅和批准后，工作流完成，内容自动移动到“记录版本” 作者访问课程内容模版作者开始使用编辑工具创建/修改内容到“Content Service培训” 当课程内容成形，作者拖拉到草稿目录，并创建几个不同的版本内容服务业务流程需要的一些内容审阅和批准后，工作流完成，内容自动移动到“记录版本” 移动到“记录版本”后，内容自动成为一条记录，使得所有的用户都可以阅读，并可以当一个新的课程内容发布时自动通过电子邮件通知作者访问课程内容模版作者开始使用编辑工具创建/修改内容到“Content Service培训” 当课程内容成形，作者拖拉到草稿目录，并创建几个不同的版本作者拷贝最终草稿到“待审批”，需要添加分类的信息，并且审批工作流自动启动全文检索机制◆统一的搜索引擎◆简单和高级搜索◆关键词◆标题◆用户◆大小◆类别◆ Ultra Search还可以搜索：◆ Web站点◆文件系统◆邮件服务器◆日历日程安排保留保留 EMC Centera, EMC Centera, Network Appliance SnapLock Network Appliance SnapLock WORM WORM 存储存储元数据记录生命周期和存储管理近线近线存储存储 ( (BFile BFile, NFS mount) , NFS mount) 数据库数据库Storage Storage ( (‘ ‘什么也不需要做什么也不需要做’ ’) ) 工作流工作流阶段: 内容对象内容对象内容对象内容对象内容对象内容对象内容对象内容对象移动移动活动: 移动到移动到通知 RMA 审批后经过审批解构 WORM 近线存储移动启动WF应用解构解构工作流工作流保留保留面向服务的架构SOA 开发协调组合部署安全访问集成管理分析 •松散耦合 •重用性 •模块化 •请求 / 响应面向服务的基础架构 Web服务APIs:◆自动化◆集成◆功能扩展内容管理Web Services概览登录/注销，获得对象ID，病毒扫描、垃圾箱管理、归档 Miscellaneous 创建和管理文件容器、文档库和设置限额 Container and Library Management 创建定制的文件类型，元数据，应用到文档 Metadata Management 管理记录分类、申明记录文件计划 Records Management 创建强大的搜索表达式来接收内容、分页定制显示结果等 Searching, Sorting and Pagination 添加/删除群组的用户，改变用户对文件夹和内容的访问权限。 User, Group, Role and Access Management 创建文件夹、文档、文档链接。拷贝、移动、删除、锁定和版本控制等。 File Management 功能分类总共超过200个 Web服务调