证照管理办法

1证照管理办法一、目的为了加强公司证照管理，确保证照在经营管理中安全、有效、合法的使用，结合实际制订本办法。二、适用范围本办法适用于法人主体单位的证照管理，其他法人主体单位可参照执行。三、管理原则公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。企划部负责统筹组织、监督检查及协助其他部门证照的管理工作。四、证照种类证照是指经政府职能部门核发给集团属下各公司的证明企业合法经营、使用的有效证件。包括企业证照、核心业务证照（含电子证照）、经营资质、土地房产产权证照、政府审批业务操作系统类、管理体系认证类等。（一）企业证照1、企业类包含营业执照、组织机构代码证（未办三证合一企业）、准予变更登记（备案）通知书、国有企业产权登记表、外商投资企业批准证书、企业集团登记证、公司章程等。2、财务类包含开户许可证、信用代码证、税务登记证（未办三证合一企业）、外汇管理登记证、外商投资企业财政登记证、统计登记2证等。3、组织人事类包含社会保险登记证（未办五证合一企业）等组织人事相关证照（二）核心业务、经营资质类1、贸易类包含对外贸易经营者备案表、海关报关单位注册登记证书、出入境检验检疫报检企业备案表、自理报检企业备案登记证明书、危险化学品经营许可证、进口可用作原料的固体废物国内收货人注册登记证书等。2、房地产开发类包含房地产开发企业暂定资质证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、企业基本建设投资项目备案证、商品房预售许可证、房地产开发企业暂定资质证书、绿色建筑设计标识证书等。3、物流运输类包含道路运输经营许可证等证照。（三）土地房屋类包含土地证、房地产权证等证照。（四）运输工具类包含各类车辆（含生产运输车辆、公务车）机动车登记证、机动车行驶证等证照。（五）政府网上审批业务系统类包含中国电子口岸法人IC卡、操作员IC卡、商务部自动进口许可证申领系统密匙等。（六）管理体系认证类3包含质量管理体系认证证书（ISO质量证书）、海关企业管理分类证书、5A级物流企业认证证书等。五、证照管理（一）职责分工1、企划部负责公司证照的统一管理。2、企划部负责建立集团证照登记台帐，记载证件名称、数量、批准部门、批准时间、有效时间、年检时间等。负责物贸集团企业类证照以及对外贸易经营者备案表、海关报关单位注册登记证书、海关企业管理分类证书、出入境检验检疫报检企业备案表、电子口岸ＩＣ卡、危险化学品经营许可证、进口可用作原料的固体废物国内收货人注册登记证书等证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，并建立相应的证照管理台帐。3、财务部负责开户许可证、纳税信用等级证书、机构信用代码证等证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，并建立相应的证照管理台账。4、组织人事部负责社会保险登记证等组织人事等相关证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，并建立相应的证照管理台账。5、贸易部负责经营贸易业务类证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，以及负责政府网上审批业务系统账户密匙管理，并建立相应的证照管理台账。6、物流部负责公司物流资质证照（5A级物流企业认证证书）、物流运输类车辆证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，并建立相应的证照管理台账。7、事业部负责房地产开发类、土地证和房地产权证类证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，负责公4司新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，并建立相应的证照管理台账。8、综合部负责公司公务车辆机动车登记证、机动车行驶证、质量管理体系认证证书等证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，并建立相应的证照管理台账。9、集团属下公司等其他法人主体单位负责各自公司证照新办、变更、年审、续期、保管及使用等证照管理工作，并建立相应的证照管理台账。（二）证照的保管及使用1、各证照管理部门负责各自管理职责范围证照、证照原件电子文档的统一保管和更新。在证照新办或变更取得正本后，需及时向企划部备案（提供证照复印件或电子扫描件并填报证照管理台账相关信息）。各证照管理部门应妥善保管好公司涉及政府网上审批业务系统的系统账号、密码（密匙），不得擅自修改系统相关信息，若需更改应先向企划部备案。2、各部门因工作需要借阅、借用、复印证照资料，须填写《公司证照使用申请单》写明借用事由及拟用证照资料名称、用途、归还期限等，经部门负责人审核及证照管理部门主管审批后，可到证照保管部门办理相应手续。3、证照保管部门凭审批后的申请单办理借用、借阅、复印等业务，不在申请审批范围内的事项不得私自办理。4、凡借阅、借用证照资料，原则上在借用后5日内归还；不能按时归还的，应及时重新办理申请手续进行延期。5、公司证照使用过程中应小心保管，不得丢失、损坏。如出现丢失或损坏，应立即向主管领导报告，并与证照管理部门联系，及时办理证照的挂失和补办手续。5六、管理要求（一）各证照管理单位（部门）需按时办理各自管理职责范围证照的年审、延期和变更手续。（二）企划部每年一季度组织相关人员对各证照管理部门的证照管理工作进行监督检查，检查证照办理、更新、年审、保管借用、台账管理等工作是否符合管理规定。（三）严禁证照使用部门不按公司规定流程使用证照及相关资料。（四）对涉及公司敏感信息的证照材料，证照使用部门应做好证照相关信息的保密措施。（五）任何人员不得私自用公司证照办理抵押、贷款等手续。（六）各证照管理单位（部门）应全面配好做好物贸集团证照管理工作，于每年12月20日前将本单位（部门）最新证照管理台帐报企划部备案。七、其他本办法自发布之日起实施。本办法由集团企划部负责解释。