董事长办公室职责

天海绿洲集团第1页共33页关于天海集团董事长办公室职责设置说明2011-04-07天海绿洲集团第2页共33页目录董事长办公室职能及其所设置岗位责任……………………….3集团所属公司（图）及董办职能分工、人员配备（图）………5集团董办兼具人力资源管理中心职能…………………………12集团董办兼具审计监察的职能…………………………………14设立考评奖励制度………………………………………………18行政事务管理制度………………………………………………21车辆管理制度……………………………………………………28天海绿洲集团第3页共33页目前天海枣业集团、肥业集团的工作已经基本走入正轨，另外林场、核桃公司、麦盖提农场、腾惠大厦、研究中心、乌鲁木齐办事处、（电子交易市场）等各相关公司的发展也需要加快步伐，从而更好地配合整体集团做好相关工作。遵照董事长的会议精神，设立董事长办公室，同时设置相关职能部门，明确相应的岗位责任。董事长办公室职能及其所设置岗位责任一、部门职能（1）做好董事长决策的参谋、服务工作，为集团战略规划、重大投资、产业结构调整及项目论证提出前瞻性建议，为董事长各项重大决策提供依据；（2）收集资本运作的重点对象（行业、企业）的信息资料，开展调查研究，提出初步方案供董事长参考;（3）对本集团公司的资金、人力、土地、技术等资源情况，开展专题调研，并拿出切实可行的改进意见，供董事长参考;（4）组织金融项目的考察、评估等工作，为公司对金融机构的参股重组、收购等实际运作提供决策参考;（5）组织召开公司股东大会、董事会，处理股东与投资者相关事宜；（6）公司对外联络、宣传工作和企业文化建设；（7）审核公司重大合同，协调处理公司对外法律事务及社会公共关系；天海绿洲集团第4页共33页（8）组织研究国家政策法规信息，合理运用政策空间；（9）跟踪国家、地方、行业出台的与企业相关的各项优惠政策，收集地方和国家有关政策信息，分析公司产业状况和产品的市场状况，为企业发展和领导决策提供参考意见;（10）开展对各生产经营公司的调研，对各经营公司的建设和经营运作提出供领导参考的意见;（11）负责公司对外信息披露工作；（12）负责公司资本运作、证券业务；（13）负责申报重大投资项目文件及办理批复;（14）负责集团董事长文件的呈报和转发工作，协助处理日常行政事务；（15）集团文件档案及印章的管理工作;天海绿洲集团第5页共33页集团所属公司（图）及董办职能分工、人员配备（图）如下天海绿洲集团第6页共33页董事长办公室董办主任刘颖斌（暂兼）董办副主任李艳花（暂兼）项目开发组政策法规组金融证券组文化宣传组外围公关组董办副主任（人事行政预留）文档组集团采购部刘颖斌、李艳花（暂定）陈钢、刘厚礼（暂定）赵婧言、陈钢（暂定）夏冰、黄蓉（暂定）武瑛霄、胡晓东、张臣（暂定）黄容、夏冰（暂定）杜洋、秦燕鹏（暂定）天海绿洲集团第7页共33页二、机构设置及职责董事长办公室下设项目组、战略政策法规组、金融证券组、文化宣传组、外围公关组和文档组六个管理组，集团采购部一个部，共六组一部,分别履行以下职责：（一）项目开发1.资本运作（1）分析国内外资本市场的规律，研究资本运作方略，提出在新形势下集团资本运作的新思路和新途径;（2）收集资本运作的重点对象（行业、企业）的信息资料，开展调查研究，提出初步方案供董事长参考;（3）研究如何以最低的成本收购兼并国有企业，并对董事长已确定的项目进行深入、全面的调研，保证并购成功，实现短期内收回成本和低成本扩张之目标;（4）掌握和熟悉国内民营企业上市的程序、条件、费用，争取今后2年内集团有一家公司在股票市场上市;2.投资决策（1）研究投资环境和决策的科学手段，确立集团投资决策新思路;（2）探讨投资效益的最大化，争取用最少的钱办最大的事;（3）提出投资决策的初步方案供董事局决策参考;3.项目论证天海绿洲集团第8页共33页（1）提出重点项目开发思路供董事局参考;（2）对重点项目进行初步调查、分析，并进行前期简单论证;（3）完成董事长交办的特定项目的可行性研究，并拿出论证报告;4.发展改革（1）国内外同行（集团公司）发展思路的分析，为董事长提供相关信息、经典经验;（2）集团发展战略、策略的研究;（3）提出集团产业、产品结构调整、管理模式、管理机制改革的思路和可行方案供董事局参考;5.行业分析（1）收集与本集团公司相关的行业动态资料，研究相关行业发展趋势，提供准确信息;（2）为董事局提供生物制药、中成药、保健品、房地产、金融业、旅游业、进出口贸易等各行业专题的研究报告;（3）对重点行业进行重点考查，并写出有一定质量的调查报告;6.资源整合（1）及时向董事长提供国内、国外有关公司（集团）资源整合的做法与经验，以及最新的整合思路和整合手段等信息;（2）对本集团公司的资金、人力、土地、技术等资源情况，开展专题调研，并拿出切实可行的改进意见，供董事长参考;天海绿洲集团第9页共33页（3）对资产重组、股权重组、人力资源重组等重大课题开展调研，适时提供有价值的研究报告送董事长;（二）政策法规研究（1）跟踪地方、国家、行业出台的与企业相关的各项优惠政策，收集地方和国家有关政策信息，分析公司产业状况和产品的市场状况，为企业发展和领导决策提供参考意见;（2）为公司提供日常法律咨询，审查公司对外合同等各种法律文书，代理或协助公司参加诉讼、调解或者仲裁活动;（3）协助公司资本运作、项目考察及证券业务;（4）协助公司股东大会、董事会、监事会运行的各项事务;（5）协助对外信息披露工作;（6）定期或不定期的编制《政策法规信息》，供领导参考;（三）金融证券（1）负责公司的资本运作项目;（2）负责公司证券投资业务;（3）负责公司信息披露工作;（4）协助召开公司股东大会、董事会、监事会会议，做好文字材料服务工作;（四）文化宣传（1）负责整个集团的宣传报道工作，结合集团的中心工作，多渠道、多角度、多形式地开展全方位宣传，达到提升企业形象，促进天海绿洲集团第10页共33页企业发展的目的;（2）负责整个集团的企业文化建设，策划组织集团对内、对外的重大活动，组织公司员工开展形式多样的业余活动，激发员工的工作热情，增强企业的凝聚力;（3）负责对外宣传材料的提供、审核等工作;（4）负责集团公司音像、图片资料的拍摄、整理工作，并做到不断更新，以适应企业发展的要求;（5）负责外来参观考察人员的工作;（五）外围公关（1）负责公司与市委、市府，区委、区府的联系工作;（2）负责公司与国家有关部委的联络协调工作;（3）负责申报重大投资项目文件及办理批复;（4）遵照公司领导指示，争取有关优惠政策;（5）搜集各级党委、政府政策、法规等相关信息;（6）负责公司与公、检、法等机构的协调工作;（7）负责接待公司重要客人;（六）文档管理（1）负责集团公司及所属企业的印章管理和使用;（2）负责公司机要档案的立卷、归档;（3）公司各种证照的办理、年检、变更;（4）负责董事长办公室范围内公文的收发、传递、登记;天海绿洲集团第11页共33页（5）负责董事长办公室范围内的文字输入、打印，各种资料的复印、备份，并做好登记;（6）负责董事长办公室范围内的传真和电子邮件的收发、登记，并及时转送收件人;（7）按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养;（七）集团物料采购1.招标采购能实行招标采购的，按招标采购办法管理;2.集中采购领导组采购不适于招标采购的，需集中采购的物料，实行集中统一采购。（1）询价：由集中采购领导组选择3—5家厂商进行询价，内容包括：价格、规格、质量标准、可供货数量、交货期、交货地点、运输方式、结算办法等;（2）质量审计：该物料使用的所属企业质量管理部门对供货厂商进行质量审计，否决不符合要求的企业;（3）议价比价：采购领导组成员整理报价资料进行比价、议价，同质选价廉，同价选质优，同质同价选货源近的厂商或供货单位;（4）签订购货合同：选择信誉好、产品质优、价格合理的厂商，由所属企业与其签订购货合同;（5）验收入库：由所属企业质量管理部门对物料进行验收，合格后方可入库;天海绿洲集团第12页共33页集团董办兼具人力资源管理中心职能（1）负责集团范围内人力资源的配置;（2）掌握集团范围内人力资源的现状，研究和制订人力资源发展计划，建立人事档案;（3）负责员工队伍建设，研究和制订员工培训计划;（4）建立人员“招聘、考察、选拔、使用、储备、调整”的工作流程，保持员工队伍的合理流动和相对稳定;（5）负责劳资管理、人事考核和绩效评估;（6）负责员工的劳动保护工作，落实集团公司各项福利政策;（7）负责劳动合同管理，协调解决集团公司内部劳动争议;一、岗位权责1.主任（1）主持本部门日常管理工作;（2）落实集团公司人力资源发展规划，保持队伍的相对稳定与合理流动;（3）落实集团公司员工培训计划，提高集团公司人员整体素质;（4）掌握集团公司人力资源现状，实施“人员招聘、考察、选拔、使用、储备、调整”的工作流程;（5）负责组织集团人员的业绩考核;2.主任助理（1）负责人才考察及招募工作，招聘、储备集团公司所需各类天海绿洲集团第13页共33页人才;（2）协助主任检查监督各企业人力资源管理部门工作的实施情况;（3）负责建立集团公司人才信息库管理，随时跟踪人力资源动向，并做好新聘人员的审核、考察和把关工作;（4）与全国各人才交流中心进行沟通，建立资源共享的合作关系;（5）了解掌握员工思想动态，协助主任开展其他工作;二、劳资管理（1）负责制订劳资人事管理规划，使集团公司管理日趋规范;（2）建立劳资人事档案，随时掌握集团公司人员的分布情况;（3）负责集团公司员工的劳资、福利、保险、劳动合同管理工作;（4）根据集团公司发展需要，及时调整人力资源结构，使资源配置更加合理;三、考核培训（1）负责实施集团公司机关绩效考核;（2）检查监督各企业绩效考核方案的实施情况;（3）负责同部门、企业领导沟通绩效考核所发现的问题;（4）负责制订员工培训计划，落实培训内容;（5）负责检查监督部门、企业培训计划的实施情况;天海绿洲集团第14页共33页（6）对培训学习的内容负责验收，并将结果纳入绩效考核之中;天海绿洲集团第15页共33页集团董办兼具审计监察的职能一、审计管理与监督为了加强天海集团内部管理和审计监督，维护天海集团合法权益，保障集团经营活动健康发展。董办作为内部审计机构按照本集团董事会或董事长的要求，履行下列职责：（1）内部审计工作接受董事长直接领导，完成董事长直接交办的各项工作；（2）对本集团及所属企业（含占控股地位或者主导地位的单位，下同）的各项财务收支及其有关的经济活动进行审计；（3）对所属企业单位预算内、预算外资金的管理和使用情况进行审计；（4）对所属企业领导班子成员的任期及离任进行经济责任审计；（5）对所属企业固定资产投资改造的等项目进行专项审计；（6）对所属企业经营管理和效益情况进行审计；（7）制订集团内部控制制度并进行跟踪、监督执行；（8）配合外聘会计师事务所对药业进行季度、年度审计工作；（9）法律、法规规定和集团董事会或董事长要求办理的其他审计事项。二、审计程序管理1.例行审计程序天海绿洲集团第16页共33页（1）根据董事长的部署和集团的具体情况，拟订审计计划，经董事长批准后实施；（2）实施审计前，应当先通知被审计单位，特殊情况下也可以下发审计通知单，电话通知后直接进点；（3）审计人员进点审计时，检查被审计单位的会计凭证、帐簿、报表、业务档案以及其他与财务收支有关的资料和资产，被审计单位必须如实提供，不得拒绝；（4）审计人员进点审计时，在正常的工作时间内可以根据需要就审计事项的问题向有关单位和个人进行调查及取证（如函证、外调），有关单位和个人应当支持和协助，如实向审计人员反映情况，提供有关证明材料；（5）在进行例行审计时，审计人员发现的问题，可随时向有关单位和人员提出改进建议。审计终结，执行人应提出审计报告，征求审计对象的意见，并报送董事长审批。经批准的审计意见和审计决定，送达被审计单位后，被审计单位必须予以执行；专项审计报告，直接上报指派领导；（