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L/O/G/O坚定信念规范管理促部门能力全面提升创新服务推动转型立公司优秀团队标杆总经理办公室2010年工作总结及2011年工作计划过去的2010年是总经办从小到大、不断成长、实现质变的一年……组织结构上的稳定、人员配置上的整编、部门职责上的丰富、综合管理上的提升。这一年里，这一年里，我们的公共关系维护势头较好，我们绩效考核实现突破，我们行政后勤服务质量正在提升，我们的文秘机要管理正在规范，我们的信息化建设也正在稳步推进。一、当好管家，从细节开源节流2010年公司总部（含电废中心）共采购电脑60余台套、服务器2台套，为降低采购成本，我们采取定点采购、招标采购、捆绑服务等方式，在IT设备市场价格波动较大的情况下，以低于市场近10%的价格完成采购，节省费用近2万元；以IT设备采购为例……以软件采购为例……在信息化建设进程中，按需求要配置的电脑软件较多，涵盖文件备份、文件加密、工程设计等诸多方面，总经办积极履行价格监控的职责，在满足业务部门实际需求的前提下，积极协调供应商谈判，在SolidWork软件的引进过程中，由最初的49万余元降至最终的24万元，为公司节省成本近50%。一、当好管家，从细节开源节流健全并完善了费用管控制度，对烟酒、礼品等接待用品严格审批领用，对餐饮接待费用严格签单权限，对办公用品及劳保用品采购严格执行“先申购再采购”、“先调剂再新购”的原则，对各方面进行了精细化管理，杜绝浪费。建立了各部门行政办公费用定期公开制度，对车辆使用、接待用品领用、办公用品采购等情况进行公示，使各部门明确费用开支，并严格考核。除此之外……二、带好团队，组织架构趋于合理6月份，部门主要责任人到位7月份，行政后勤管理由人事行政部划归总经办8月-9月份，绩效考核等关键岗位到位，主要团队人员完成配置12月份，保安、保洁、食堂相关人员移交，部门各位重新梳理我们的团队……目前的总经办下设经管处、公关处、文秘处、行政处等四处，部门编制共19人，本科以上学历6人，平均年龄29岁。应该说现在的总经办还很年轻，很多地方还欠成熟，团队成员间还需磨合。三、抓好考核，让公司运营走向高效稳定项目的推行曾经面临着诸多问题与考验，有过别人的不配合，遭到过别人的质疑，遇到过别人的冷眼以对，甚至也受过别人的无情指责，但我们没有放弃，我们一直坚持不懈、牵头执行、勇担责任。我们于2010年7月正式启动了绩效考核项目……公司的生产经营氛围正在因绩效考核的推行发生着细微的变化：我们开始注重经营指标的完成了，我们开始思考如何控制成本了，我们开始注意部门间的协调了，我们开始制定各项工作计划了……这一切的变化也正说明，我们的管理更加规范，我们公司的运营正走向高效和稳定。经过六个月来的推行……四、维护公共关系，促进公司形象树立在项目申报的协作方面……在政府关系维护方面……我们已基本建立了涵盖国家、省、市、区的四级公共关系维护网络，并在总办内部进行了详细分工，组织进行发改系统、经信委系统、环保系统等各级政府接待80余次，这些工作的开展为公司的外部形象树立贡献了力量，得到各级部门的一致认可。总经办发挥自身优势，参与了国家发改委“城市矿产”项目申报、国家先进污染治理技术推广名录申报、工信部“两型”试点企业申报等工作并均获批；在环评与验收方面，目前共同完成了6个预审批、6个环评批复及一个三同时验收，目前，仍有2个环评验收项目正在跟进；五、做好宣传，促企业品牌树立总经办已完成企业宣传体系的初步搭建，基本建立了以平面媒体、电视媒体、网络媒体等为主的宣传渠道，基本实现了“媒体约访快速响应、公司新闻隔日发布”的基本目标。目前……全年共完成平面媒体宣传及报道230余篇，电视媒体报道140余次，网络新闻报道370余次。同时，我们规范了企业信息发布流程，建立并完善了公司新闻资料库，在积极储备媒体资源的同时，有效增强了企业信息保护，取得了良好的效果。六、专注于细节，促文秘机要规范管理完成了公司现行公司级制度及各部门、各事业部的制度疏理、汇总及更新，完成了百余项制度汇编；在档案体系建设上，花大精力对公司档案进行了彻底清理，对2006年至今的档案文件进行分类、归档并建立检索；在制度体系建设上……在法律风险体系建设上……在核心领导层的服务上……全年共审核、修订合同200余份，提供纠纷处理意见及解答法律咨询若干，并通过理顺与律师事务所的关系，建立了良好的合作关系，为公司重大合同审定、重大项目决策、改制上市提供了较为充分的法律支持和保障；我们始终将关注细节排在首位，一个“提示牌”、一台“呼叫器”、一次细心的提醒、一份周密的名片分类，这些都体现着我们对工作的认真与负责。七、抓好IT基础建设，助推信息化建设启步基础网络设备陈旧、网络扩充困难、机房多头管理、信息传播不安全、重要文件流失等诸多问题。我们的IT工作基础……七、抓好IT基础建设，助推信息化建设启步在网络建设上……我们结合总部办公场所调整，对21间办公室的网络进行全面疏理，铺设网络节点147个，并对汩罗中心工厂办公区域的网络线路进行施工，效果良好；完成企业邮箱的扩容升级，实现个数及容量上的扩充，并实现动态调控；此外，完成文件服务器建设，已对工程部18台电脑、技术中心2台电脑、PCB事业部2台电脑的数据进行备份，总信息容量达160GB，最大限度的保证资料安全。在项目推进上……八、搞好服务，促行政后勤稳定中彰显特色在过去的2010年，总经办的行政工作虽然没有辉煌的成绩，但也算经历了一段不平凡的考核和磨砺，从单枪匹马到团队协作，从无所事事到事无巨细，我们既关注着细节，也着眼大局，2010年的行政处正发生着质的变化……八、搞好服务，促行政后勤稳定中彰显特色我们组织并开展了为期三个月的“服务月”活动，服务月中，总经办以“夏日清凉”计划为公司每位员工送去了夏日清凉，以办公场所调整为公司每个部门提升了办公环境；以展厅、会议室、汩罗工厂的改造为公司统一了企业形象；以工装增配为公司一线员工送上了冬日的温暖。通过这些活动的开展，使我们增强了内部服务意识，理顺了各部门间的协作。在后勤保障方面……八、搞好服务，促行政后勤稳定中彰显特色组织并开展了公司办公资产清查，对公司总部范围内的办公家具、办公电脑、办公设施设备进行了全面清查，建立台帐并统一编号，同时，每月及时汇总办公用品计划，及时发放公司各部门办公用品，并根据公司办公用品及劳保用品发放管理规定，办理出入库手续，有效解决了资产流失、易损易耗易丢失等现象。在行政管理方面……八、搞好服务，促行政后勤稳定中彰显特色总经办的司机们不畏辛苦、不辞辛劳地履行着公司司机岗位的使命。在司机人数与车辆台数不匹配的情况下，车辆全年行驶里程10万余公里，司机加班时长近850小时，最大限度地保障了各部门的用车需求。在车辆管理方面……八、搞好服务，促行政后勤稳定中彰显特色正如开始所说，总经办的行政后勤工作是总经办工作量最大、牵涉面最广、压力最大的工作，是不求无功、但求无过的工作，是极需耐心、细心、忍心的工作，行政处的各位员工小到电灯维修、下水道疏通、门锁更换都会亲力亲为，大到会议会务、重要接待、礼仪迎宾都会努力完成，可以说，这是一支能打仗、能打硬仗的队伍，这支队伍代表了总办的风貌。但我们也清醒地看到，总经办这支年轻的团队，也有很多的不足……1、车辆安全问题亟需加强；2、“绩效考核”尚未发挥全部效力；3、“公共关系维护”仍需加强主动思考；4、“品牌建设”缺少系统管理；5、“行政后勤”仍要面对工作压力。接下来的2011年，是总经办提升自身素质、增强管理能力的“服务年”，是总经办不断发展与壮大的“转型年”……总体目标……以公司发展战略为基准，以绩效考核、信息化建设为工具，以规范流程、实现“管理下沉”为目标，为公司提供优质的信息决策支持与工作协调支持，促进公司和谐稳定发展；以提升全部门服务能力为手段，以创新服务模式为载体，改变工作太繁杂、事务太冗长、职能太宽泛等不足，推动部门“服务下沉”，立公司优秀服务团队标杆；以树立企业形象、提升品牌知名度为方向，以整合内外部资源、实现主动宣传为载体，统一公共关系维护与品牌推广，形成合力，为公司发展提供保障。一、充分发挥绩效考核的作用，加强重点工作的督导、协调与支持一是强调绩效考核的“和谐性”，解决考核中存在的真空地带，对业务上的协同、指标上的权衡要仔细研究，做到公平、公正；二是加强绩效管理的队伍建设，尽快组建一支由各部门综合主管级以上人员组成的兼职绩效管理员队伍，保证信息的及时沟通和过程监控；三是加强绩效考核的一线走访，要让考核“沉下去”、“深下去”，拉近与一线各部门的距离，发现问题，及时纠偏；四是增强对公司的信息决策支持能力及重点工作的督办能力，要丰富每月的《生产经营分析报告》的内容及信息，要对数据及信息深入分析，对各业务协同进行动态把控，对潜在问题进行及时预警，同时充分发挥重点工作及专项工作的督办力度，在提供工作协调服务的基础上，增强公司执行力。二、全面推进信息化建设的进程一方面，组建信息化建设相关队伍，在各部招集对信息化工作感兴趣的员工担任兼职信息化管理员，从而增强信息化工作在各部门间的互动，提高工作效率；另一方面，分步推进各重点项目，如文件服务器的更新及验收、ERP系统及文件加密系统的上线、VPN系统的落实、视频会议及远程监控系统的筹备、OA系统的升级等重点项目，实现信息化系统建设全面启动。三、系统整合品牌推广的合力品牌推广工作要在2010年的基础上重点解决以下几个问题：一是宣传如何化被动为主动，增强与各大媒体的新闻联动问题；二是如何组建通讯员队伍，建立快速的信息传播渠道的问题；三是如何理顺总经办与营销中心、品牌推广与公共关系维护之间的关系问题，形成合力。四、着力推动公关系的建设与维护（1）通过对公司内外部环境分析及利益相关体的界定，明确公司公共关系维护的相关主体，并细分主体特性，建立公司的公共关系“网络图”，使得公共关系维护工作目标明显、目的明确；（2）公共关系维护工作要细分相关利益链条，针对外部不同主体的个性、特点、期望、要求及利益共鸣点，选择恰当的传播、沟通、协调、引导、协作等手段，建立紧密的公共关系，树立公司良好的公众形象；（3）充分挖掘公司领导自身优势，与现有公共关系资源进行优势匹配，建立公共关系维护“线路图”。五、稳步推进机要法务的体系建设2011年的机要文秘工作主要集中在四体系的建设上，即公司制度体系建设、法律事务管理及法律风险防范体系建设、公司档案体系建设、保密体系建设。六、重点提升行政后勤服务的能力（1）后勤服务方面：对办公场所的维修提供商及房屋租赁商要及时完成摸底调查，对于维修商要合理筛选、合理调配，建立房屋维修联动机制，提高维修反映速度，提高维修满意度；积极宣传能源节约理念，强化员工节约意识，消除浪费现象，同时，建立责任部门费用定期公示制度，将各行政后勤开支情况定期公布；对食堂及宿舍管理要时刻把安全放在第一位，把提供健康、营养、安全的用餐和提高员工用餐满意度相结合，同时加强员工宿舍管理，杜绝违章用水用电行为，合理控制成本。“服务下沉”……六、重点提升行政后勤服务的能力（2）车辆管理方面：对于车辆管理，将积极推行“3要”原则：要加强车辆日常维护和保养，确保车辆完好率100%，在硬件设施上杜绝交通安全事故发生；要加强车队“5S”管理，营造良好的办公环境；要厉行节约，合理降低车辆成本；对于驾驶员管理，将努力提升“3个意识”：要全面树立驾驶员的安全意识，在思想上杜绝交通安全事故发生；要努力提升驾驶员的服务意识，提高驾驶员的职业礼仪和职业操守；要积极培养驾驶员的争先意识，通过开展技术比武，在车队挖掘驾驶人才、维修人才、礼仪人才等各类专业人才，整体提升车队形象；对于政府交通运输部门，加强外部协调，营造良好的外部行车环境。“服务下沉”……六、重点提升行政后勤服务的能力（3）办公资产管理方面：对办公资产供应商建立定期筛选制度，采取公开竞价等方式，根据市场行情对供应商价格进行实时监控及调整，对供应商售后服务等方面进行监督考核；完善资产采购审批制度，坚持优先调配原则，物尽所用，杜绝资产闲置与浪费；严格按预算内