时间管理与高效工作技巧

时间管理与高效工作技巧培训部张少君2010年10月10日2010-10-11卓越创新结果和谐2学习大纲•一、时间管理的概念和误区；•二、时间管理的原则；•三、时间管理的方法和技巧；•四、五代时间管理介绍.2010-10-11卓越创新结果和谐3一、时间管理的概念和误区1、什么是时间？2、什么是时间管理？3、时间管理的误区。2010-10-11卓越创新结果和谐41、什么是时间--四项独特性⑴、供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，所以我们无法开源；⑵、无法蓄积：时间不像人力、物力、财力和技术那样可以被积蓄储藏，不论愿意不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流；⑶、无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，时间是任何活动所不可缺少的基本资源；⑷、无法失而复得：时间一旦丧失，则永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但挥霍了时间，无法挽回.2010-10-11卓越创新结果和谐52、什么是时间管理：一位72岁的美国人在时间上的花费睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其他：3年2010-10-11卓越创新结果和谐6时间既无法开源也无法节流，那么时间管理的对象到底是什么？----时间？人？工作方式？生活习惯？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定的目标，时间所具有的独特性决定了时间本身是无法管理的，我们所能够管理的是我们自己，工作方式和生活习惯：⑴、所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗；⑵、所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标，妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力放下，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍.2、什么是时间管理？2010-10-11卓越创新结果和谐7时间管理的误区导致时间浪费的各种因素克服时间浪费的途径培养克服时间管理误区的技能3、时间管理的误区2010-10-11卓越创新结果和谐83、时间管理的误区工作缺乏计划组织工作不当时间控制不够整理整顿不足进取意识不强2010-10-11卓越创新结果和谐93、时间管理的误区①、因过分强调“知难行易”而认为没有必要再行动之前多做思考；②、不做计划也能获得实效；③、不了解做计划的好处；④、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；⑤、不知如何做计划.⑴、工作缺乏计划的原因2010-10-11卓越创新结果和谐10①、目标不明确；②、没有进行工作归类的习惯；③、缺乏做事轻重缓急的顺序；④、没有时间分配的原则.3、时间管理的误区⑴、工作缺乏计划—导致后果2010-10-11卓越创新结果和谐113、时间管理误区①、职责权限不清，工作内容重复；②、“事必躬亲，亲力而为”；③、沟通不良；④、工作时断时续.⑵、组织工作不当的体现2010-10-11卓越创新结果和谐12⑵、组织工作不当组织工作不当的解决方法：①、学会如何接受请托；②、学会利用资源.“明智地接受请托”的重要性在于：第一、“拒绝”是一种“量力而为”的表现有的请托若是由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议；第二、拒绝是保障自己行事优先次序最有效地手段倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的.3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐13⑵、组织工作不当组织工作不当的解决方法----②学会利用资源.对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或者人员手中获取所需要的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性.比如，你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员.3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐14⑵、组织工作不当组织工作不当的解决方法：②、学会利用资源.管理者常常容易犯下面的错误：a、担心部署做错事；b、担心下属表现太好；c、担心丧失对下属的控制；d、不愿意放弃得心应手的工作；e、找不到合适的下属授权.3、时间管理误区其实，每个人的精力都是有限的，尤其是管理者更应当学会授权，将主要精力放在更重要的事情上.2010-10-11卓越创新结果和谐153、时间管理误区①、习惯拖延时间；②、不擅处理不速之客的打扰；③、不善处理无端电话的打扰；④、泛滥的“会议病”困扰.⑶、时间控制不够2010-10-11卓越创新结果和谐163、时间管理误区⑷、整理整顿不足；办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是认为的.“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，给他一个大办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭受同样的命运.2010-10-11卓越创新结果和谐173、时间管理误区⑸、进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”，有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无毁痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度，主要表现在以下几个方面：①、个人消极态度；②、做事拖拉，找借口不干工作；③、唏嘘不已，做白日梦；④、工作中闲聊.2010-10-11卓越创新结果和谐18根据每个人对时间态度的不同，将人分为以下几种类型⑴、视时间为主宰的人：重形式而不重实质⑵、视时间为敌人的人：重效率而不重效能⑶、视时间为神秘物的人：囿于时间所加以的限制⑷、视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐19⑴、视时间为主宰的人：重形式而不重实质视时间为主宰的人，将一切责任交托在时间手中，他们深信“这只是时间问题”、“岁月不饶人”、“时间是最好的试金石“等等说法。他们最主要的特征是重形式而不重实质：3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐20⑴、视时间为主宰的人：重形式而不重实质点评：视时间为主宰的人，虽然重形式而不重实质，但这并不意味着他们一定喜爱形式；视时间为主宰的人并不面临“选择”的困扰，他们胜过得颇为潇洒，因为他们只听从时间的指挥而无需费脑筋；他们最大的缺点在于无条件的向时间屈服，以致不能善用时间，发掘生命过程中的无穷机会更是无从谈起.3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐21⑵、视时间为敌人的人：重效率而不重效能视时间为敌人的人，经常将时间当做超越与打击的对象。这种人的行为特征是：①、设定难以完成的时限，以便打破纪律或者刷新记录。例如上班时，喜欢寻找捷径，以便能够创造记录，对他们来说，节省下来的时间好像能蓄积下来似的；②、在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”、因迟到而感到“沮丧”，经商因自己与时间打输了一仗而感到沮丧，对完成这件事的结果倒是较少关注.3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐22⑵、视时间为敌人的人：重效率而不重效能点评视时间为敌人的人最大的一个长处，便是洋溢着突破障碍的竞争精神，但与时间竞赛的人，是终究注定要失败的；其次，当一个人的心理经常处于竞争状态，他将难以充分体会成功的经验、成就或喜乐，因为他们的目光始终摆在了下一场战斗上。3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐23⑶、视时间为神秘物的人：囿于时间所加以的限制与视时间为敌人的人相反，视时间为神秘物的人对待时间的态度，与他们对待自己身体的态度极为相似，除非等到他们的肠胃除问题，否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性。同样，除非等到他们对时间的使用收到限制，否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性，从来不去主动地调配时间.3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐24⑶、视时间为神秘物的人：囿于时间所加以的限制点评：视时间为神秘物的人因为忽视时间所加以的各种限制，所以能够专心致志的工作，这未必不是一种长处；但是，时间对绝大多数人特别是企业人来说都是吝啬的，除非他们真正了解到这种吝啬，否则他们将无法适当的从事时间的调配。3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐25⑷、视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作视时间为奴隶的人最关切的是——如何管理时间，将这种观念转化为行为，便是长时间的沉溺于工作，成为所谓的“工作狂”.例外性的长时间工作并不足以产生不良后果，但经常性的长时间工作很容易产生以下三种后果：①、研究发现，每天的工作时间超过8小时，则工作效率将迅速递减；②、长时间工作足以令人养成拖延的工作习惯③、长时间的工作可能导致工作失败3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐26⑷、视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作长时间工作原因分析及对策：一个人成为长时间工作者，并不是偶然，也不是天生的，长时间工作的原因及其治疗方法：①、传统上的“业精于勤而荒于嬉”的观念是令人沉迷于工作的一种重要因素；②、我们常常看到，缺少安全感的人，工作都很起劲，因为愈是忙碌，就愈能令人感到安全；③、缺乏时间管理的技能也是令人不得不长时间工作的原因；3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐27⑷、视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作长时间工作原因分析及对策④、潜意识里希望受到工作压制，凭着长时间工作显示他们的重要性；有些人凭着它以满足他们的“烈士感”；有些人因得不到休闲的乐趣而拼命工作；甚至有一些则为了逃避不愉快的家庭生活而长时间投身工作，请问一下几个问题：a、自己的终身目标是什么？b、健康在自身的行事次序表中是否占有一席之地？c、自己给家人的关怀是否足够？d、自己是否自欺欺人地假装长时间工作？3、时间管理误区2010-10-11卓越创新结果和谐28二、时间管理的原则1、时间管理的五项基本原则；2、目标原则3、有序原则4、时间管理四象限5、20/80原则6、对象原则2010-10-11卓越创新结果和谐291、时间的五项基本原则⑴、目标原则⑵、有序原则⑶、时间管理四象限⑷、20/80原则⑸、对象原则2010-10-11卓越创新结果和谐302、目标原则⑴、目标刺激我们奋勇向上在人生旅途上，没有目标就好像走在黑漆漆的路上，不知往何处去.美国一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独具老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭和睡觉，虽然生活无忧无虑，但他们后来的寿命一般不会超过7年。2010-10-11卓越创新结果和谐31⑵、有目标才有结果目标能够激发我们的潜能，那么我们究竟如何选择或是制定目标呢？有两个方面需要考虑：①、目标要符合自己的价值观；②、要了解自己目前的状况.成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。2、目标原则2010-10-11卓越创新结果和谐32⑶、如何制定目标一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：①、具体的（specific）②、可衡量的（measurable）③、可达到的（attainable）④、相关的（relevant）⑤、基于时间的（time-based）2、目标原则2010-10-11卓越创新结果和谐333、有序原则：有计划、有组织的进行工作有计划、有组织的进行工作，就是把目标正确的分成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果，通常体现在以下五个方面：⑴、将有联系的工作进行分类整理；⑵、将整理好的各类事物按流程或轻重缓急加以排列；⑶、按排列顺序进行处理；⑷、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间；⑸、由于工作能够有计划的进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，哪些是可以同时进行的工作.2010-10-11卓越创新结果和谐34做计划的步骤⑴、确立目标；⑵、探寻完成目标的各种途径；⑶、选定最佳的完成方式；⑷、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；⑸、编排月/周/日的工作次序并加以执行；⑹、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径可行性.3、有序原则：有计划、有组织的进行工作2010-10-11卓越创新结果和谐35有了计划，就必须要有行动，行动是一件了不起的事情：⑴、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获；⑵、实行时心理要平静，估计困难、