物品采购管理制度

深圳市掌玩网络技术有限公司规章管理制度文件名称：《物品采购管理制度》文件编号：ZW-HR-010版次：A-0生效日期：签发：《物品采购管理制度》第1页共5页物品采购管理制度第一章总则一、目的为加强物品采购管理，规范所有物品采购工作，保障公司经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围公司对外采购相关固定资产、办公用品、劳保用品的采购管理（以下统称为物品采购）。第二章采购权限和原则一、职责权限与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购均由人事行政部负责。其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购。二、采购原则1.询价比价原则有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2.一致性原则《物品采购管理制度》第2页共9页采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。3.低价搜索原则采购人员随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4.廉洁原则自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。工作认真仔细，5.监督问责原则：采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部门均可向采购部门提出异议。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。第三章采购流程一、采购申请：1、与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件（例如测试手机、机顶盒、手柄、各种产品配件）等及非经营性固定资产、《物品采购管理制度》第3页共9页办公用品、劳保用品（例如办公设备、电脑、办公文具、劳保等）的采购均由人事行政部负责。2、其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购（例如线上活动活动奖品、研发人员日常使用工具书等）。3、物品需求部门提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。4、请购部门可在提出采购申请前先进行市场调研，给出采购商家或采购价格的建议，采购部门可参考请购部门给出的调研数据进行采购。5、日常办公文具及劳保用品的采购由人事行政部在每月月底进行统计和收集，次月第一周进行采购。并将此类预算费用在每月月初及时报至财务审核。二、询价比价议价：每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。所有采购务必按低价原则进行采购。但属于独家代理、独家制造、专卖品等则无需比价议价。三、供应商选择：1、具有合法经营主体者。2、品质、交货期、价格、服务等条件良好者。《物品采购管理制度》第4页共9页3、信誉良好者。4、其他客户认可的供应商。四、采购合同签定及采购过程的完成。1、所有的采购项目原则上均需要提供采购合同或交易订单，并附上送货单及采购发票。2、若无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完成。，五、验收入库：当各类物品（文具、劳保用品除外）采购完后，需第一时间办理资产登记。登记项目包括品名、型号、规格、用途、有效期等。并在物品上贴上资产标签以便日常管理。六、对帐付款：第四章物品申领与保管一、物品领用1、所购买的物品在做好资产登记后便可进行领用。2、需要借用物品时需向人事行政部进行申领并登记，登记内容包括借用物品名称、规格型号、数量、借用时间、借用期限和归还时间。3、物品用完之后须及时归还于行政人事部，若已到归还时间还需继续使用的，需补办续借手续。4、行政人事部在物品被借出后应及时跟催物品的归还情况。《物品采购管理制度》第5页共9页5、物品归还时，应及时检查物品是否有所损坏。若有损坏需照价或者折价赔偿。6、日常办公用品及劳保用品的领用（笔记本、笔、纸巾等）都必须做好领用登记后方可领用。二、物品保管与盘点1、所有按照采购流程采购完成的物品均属于公司资产，都必须按照流程办理资产入库登记和由人事行政部统一保管。2、行政人事部负责所保管物品的保管和日常借出。3、人事行政部应定期检查所有资产是否完好，有否损坏或遗失。若发现物品损坏或遗失，应该及时向总经理报告，并说明原因。4、人事行政部及财务部于每一季度进行一次所有物品资产的盘点和清理。5、盘点完毕后，所有的资产情况需以报表的形式备存并上报总经理审核。第五章附则一、本制度的解释权归人事行政部。二、本制度自颁布之日起开始执行。三、本制度为公司内部管理文件，未经公司领导批准，任何人不得复印和外传。四、制度修改、修订及换版工作须经总经理授权后由人事行政部执行。《物品采购管理制度》第6页共9页采购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人1、物资需求部门根据实际需要填写请购单请购单需求部门1、接收已核准的请购单请购单采购人员1、采购人员依申购需求及采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价询价记录表采购人员依优质低价原则进行选择询价记录表需求部门/采购人员依据供需双方确定的条件签订合同(若无合同，按无合同处理)采购合同采购人员依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理采购合同采购人员按采购需求进行验收，办理入库手续需求部门财务根据采购人员提供的资料进行对帐付款送货单发票采购人员/会计采购申请接收请购单询价比价议价供应商选择签订采购合同进度跟催对帐/整理付款资料验收入库《物品采购管理制度》第7页共9页请购单申购部门：年月日序号名称规格型号单位请购数量参考价要求到货日期用途请购人：部门主管确认：采购经办人：财务：核准：说明：1、签批流程：使用部门请购（填写品名、规格、参考价、请购数量、要求到货日期、用途等——部门主管确认——总经理核准——采购2、采购经办人必须凭核批的请购单及时采购，报销时请购单需附发票后。请购单申购部门：年月日序号名称规格型号单位请购数量参考价要求到货日期用途请购人：部门主管确认：采购经办人：财务：核准：说明：1、签批流程：使用部门请购（填写品名、规格、参考价、请购数量、要求到货日期、用途等——部门主管确认——总经理核准——采购3、采购经办人必须凭核批的请购单及时采购，报销时请购单需附发票后。《物品采购管理制度》第8页共9页序号领用物品名称规格型号数量领用时间预计归还时间领用人归还时是否完好物品领用表登记表（适用耐用品）《物品采购管理制度》第9页共9页物品领用表登记表（适用消耗品）序号领用物品名称规格型号数量领用时间领用人