物业采购管理规定

物业采购管理规定1.0目的保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准，对产品服务的最终实现提供优质保障；2.0适用范围适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理；3.0职责3.1管理部根据实际情况，选择物资供应商和供方，并进行供方评审确定物资供应商和供方名单；3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购，管理部负责其它物资的采购；并分别制定《物资采购计划单》；；3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制；3.4各仓库由各部门（管理处）负责管理，仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存；3.5总经理负责审批《物资采购计划单》；4.0程序4.1供方评审4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方，选择依据包括但不限于：a)公司现状及发展目标；b)供方基本情况，例如服务态度、营业执照及地理位置等，服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求；4.1.2管理部组织人员进行供方评审，评审内容包括但不限于：a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书；b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑；c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务，从业人员的持证上岗率合格；d)评审时的物资样品质量达到100%，现场操作人员服务质量达到100%的合格；e)在保证质量的前提下考虑价格；f)评审完毕，管理部填写《供方评审报告》；4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记，合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者，由管理部填写《不合格报告》不予登记，《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制，总经理审批；4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评，填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力，复评不合格者，应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确：a)提供服务的范围、期限、质量要求；b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施；c)双方的权利和义务；d)违约责任，赔偿等事项；4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时，各责任部门应会同采购人员采取以下措施，以保证产品、服务符合要求：a)与供应商或供方沟通，要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低，必要时向其提供一定的帮助。b)严密采购的验证或检验过程，严格监控供方提供服务的过程。c)根据合同限制或停止物资供应商供货／供方的服务，并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。4.4采购4.4.1每月底各部门（管理处）制定下月《物资需求计划》交综合办；4.4.2综合办根据各部门（管理处）的《物资需求计划》制定公司下月，《物资采购计划单》，《物资采购计划单》应包括：采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求；4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购，如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时，采购人员应上报综合办经理，由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审，临时评审准则根据实际情况而定，至少应包括供方评审内容中的“a、d”项；4.4.4各部门（管理处）每月初按本部门（管理处）本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资，如遇突发事件需另外购买时，部门（管理处）负责人可决定临时购买，但应向综合办经理说明，各小区管理处主任可决定单价在200元（含200元）以下物资的采购，大厦管理处主任可决定单价在500元（含500元）以下物资的采购；4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审，并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括：服务项目范围、质量要求、期限等，经授权人审批后报管理部。4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。4.5物资的验证与接收。4.5.1所有采购的物资，由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证，并记录验证结果，及时通知仓管员进行检验和入库，仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。4.5.2如果有必要在供方现场检验时，应检验合格后进行记录才给予放行。4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查，其中属一次性分包服务项目如：外墙清洗，管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收，明确其是否符合有关规定和合同的要求。5.0相关文件a)《合格物资供应商名单》QR—Cb)《合格供方名单》QR—Cc)《服务分包合同》d)《物资供应商评价报告》QR—C