集团董事办：规范公文格式提升公文质量

规范公文格式提升公文质量——检讨《集团公文拟制与流转管理制度》执行情况2011.8.22目录一、公文管理规范化的意义二、检讨集团公文制度执行情况三、集团公文存在的问题四、集团OA公文报送系统建设情况一、公文管理规范化的意义公文，是行政机关、企事业单位或部门在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是企业进行行政管理和公务活动的重要工具。公文是一项具体的务实工作,从公文的定义上就决定了公文的体例格式必须是规范的，不同于其他一般的文章。公文管理的水平，常常代表着一个企业的管理水平。对企业内部管理和外部形象都有着重要意义。一、公文管理规范化的意义（一）公文管理规范化对企业内部的意义格式规范、体例正确、观点明确、层次清晰、论证充分、言简意赅的公文，有利于企业提高工作效率；有利于上情下达、政令畅通；有利于高效解决问题；有利于领导指示精神的贯彻落实。一、公文管理规范化的意义（二）公文管理规范化的外部意义公文是上级单位了解下属企业的一种不可缺少的信息交流工具，对外行文的质量直接代表着企业的形象和管理水平。一个正规的、成熟的、高效的企业，必然有一套正规、成熟高效的公文运转系统，其公文管理必然是高质量的。一、公文管理规范化的意义（三）公文管理规范化也是国资委对中央企业办公厅（室）评价工作的要求之一。国资委自2010年起，开展对中央企业公文、信息、保密工作的单项评价。2010年3月,国资委修订了《中央企业报送公文评价办法》（国资厅发〔2010〕32号文），自2010年4月1日起实施。一、公文管理规范化的意义1.评价范围：每年度中央企业主送国资委、国资委党委、国资委办公厅、国资委党委办公室的公文。2.评价标准中央企业报送上述单位的公文，由国资委办公厅统一归口进行收文审核，对存在以下问题的进行扣分。一、公文管理规范化的意义1.越级行文。（扣2分）2.主旨不清，影响公文办理效率。（扣2分）3.文种使用不准确。（扣1分）4.主送单位不正确。（扣1分）5.引文不规范。（扣1分）6.附件问题。（扣1分）7.明显文字错误。（扣1分）8.文件印制格式不规范。（扣1分）9.公文报送份数不符合要求。（扣1分）10.无特殊原因，未按要求“按时报送”公文。（扣1分）目录一、公文管理规范化的意义二、检讨集团公文制度执行情况三、集团公文存在的问题四、集团OA公文报送系统建设情况二、检讨集团公文制度执行情况集团在2009年12月14日印发了《华润集团公文拟制与流转管理制度》（以下简称”制度”），制度自2010年1月1日起实施。《制度》对公文的拟制、会签、审核、批准以及流转进行了详细的规定，并对“签报纸”和“发文稿纸”格式做了修订，提供了模版。二、检讨集团公文制度执行情况《制度》颁布以来执行情况：《制度》推出至今试行一年半以来，各单位在实际工作中对公文都较以前重视，在公文的拟制、会签、审核、批准、流转等各个环节都加强了管理，公文的处理水平水平明显提高，集团公文质量跟以前相比有所进步，主要体现在以下几点：二、检讨集团公文制度执行情况（一）基本做到了按照公文模板报送公文。《制度》规定“行文必须使用集团统一的公文模板，符合公文格式要求，要素填写清楚，选择正确文种等”。目前，各单位以统一模板报文的意识增强了，大大减少了非正式、随意性报文。二、检讨集团公文制度执行情况（二）公文审批手续规范。《制度》规定“呈报集团领导的公文，必须提交签报，签报须由本单位董事长（或总经理）签发”“向上级主管部门报送的公文，经董事办审核后再报集团领导审批”。目前，各单位报送的签报都由公司总经理或董事长签署，如果一把手出差，也会加以注明，并由其他领导代签。另外，由部室或利润中心起草，需要报送国资委或其他部委的文件，基本上都会先报送董事办，由董事办审核后再报集团董事长或总经理签批，之后统一报出。二、检讨集团公文制度执行情况（三）公文流转方面，越级报送的现象大大减少，需要会签的公文及时会签。《制度》规定“各单位不得越级呈报；需要会签有关部室的，由各单位自行送签，会签收齐后统一报送董事办。”目前，通过直接将文件径送集团领导的现象基本没有；文件会签也比以前规范,提高了公文流转的速度，来查询文件进展情况的比以前少了许多。目录一、公文管理规范化的意义二、检讨集团公文制度执行情况三、集团公文存在的问题四、集团OA公文报送系统建设情况三、集团公文存在的问题（一）公文质量的高低取决于几个方面，包括公文格式、公文写作、公文流转、公文印制和盖章,涉及多个环节。公文格式是强制性规定，不允许有个人发挥。公文格式在《制度》中有很详细的规定，有签报模板，但是公文格式的使用，常存在一个突出的问题，就是使用不规范。三、集团公文存在的问题公文写作，首先需要扎实的文字功底，需要按照公文语体的特殊要求去行文；其次要文字准确、言简意赅，公文写作中对文字的要求非常严谨，一字之差可能导致意思的不同，要做到字斟句酌，要准确运用公文语体，以实用为目的，把准确性和简洁性作为最基本的要求。公文流转体现公文办理的效率，不得越级呈报、多头主送请示、报告类公文。印制、盖章需要经过规范的程序来进行。三、集团公文存在的问题目前，各单位报送给集团的公文在格式上存在着一些不规范的地方。根据《制度》规定，正确的公文格式有以下组成要素：1.使用集团统一的公文模板；2.公文编号；3.带商密的文件，一定要标注密级、保密期限。4.拟稿人、核稿人、呈报单位、日期等是基本要素，要填写清楚；5.使用正确的公文文种；三、集团公文存在的问题6.注意正文中的“结构层次序数，第一层为‘一、’第二层为‘（一）’第三层为‘1.’，第四层为‘（1）’。7.正文非常长，自成一个报告的，可以附件形式报送签报纸和发文稿纸三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误1.签报没有使用集团规定的统一模板。例如：上报集团的公文应该使用集团统一格式的《签报纸》、《发文稿纸》，部分单位仍然使用旧的签报纸，或使用本单位内部的签报纸。华润置地深圳、华润燃气的签报用的旧签报纸，同一间公司使用的签报纸不相同，华润置地上海、华润置地沈阳、华润置地合肥。签报纸不正确三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误（续）2．对集团的公文模板做变更。例如：华润燃气改动了原有的格式，缩小了集团领导批示的地方；还改动了签报纸三个字的位置，放到了左边；将呈报单位改为“董事长”，会签单位改为“总经理”华润深国投投资在原来的签报纸基础上增加了内容“投资公司初审、投资公司领导审批”；例：更改公文模板三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误（继）发文年度+发文单位简称+字号+顺序号1）报文没有编号；2）编号不规范；3）文号的年度四位数字规范的应该是置于六角括号中的，即〔〕，而非圆括号（）或方括号［］、【】；流水号就以001、002即可，不需要再加上括号；4)年度放置位置不正确。3.编号不规范。《制度》规定正确编号是：〔2011〕华董办请字第001号三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误（续）4.呈报单位填写错误。例如：人力行政部（华润资产）、无锡惠润、战略发展部（华润水泥）5.投资项目没有会签。投资、收购项目，应会签“集团战略部、财务部、法律部”，最近改为会商制度，具体怎么做？6.主送单位、会签单位重叠。签报纸下面公司名称不改例如：华润饮料“关于请集团协助与深圳市政府沟通的函”。7.越级上报。三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误（续）7.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号。正确：（正文结束语）（空一行）附件：1.XXXXXXX集团有限公司对外并购情况2.XXXXXXX集团公司自查报告三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误8.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。一般报集团的公文，签报纸格式中有拟稿人，我们就默认为联系人，但是如果是部室或利润中心草拟的，要以集团名义向国资委、其他部委报送的文件，应该在草拟稿中成文时间后，写明“联系人和电话”。例如：三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误（续）9.关于附件的格式问题。一般A4纸，页面左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号），标题采用华文中宋、小二号字；内文采用仿宋、三号字；内文一级标题采用黑体、三号字；外文和数字字体与中文保持一致，并使用半角字。行距为固定值28。三、集团公文存在的问题（二）格式方面的错误10.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。例如华润（集团）有限公司董事会办公室二○一一年八月二十二日三、集团公文存在的问题（三）文种方面的错误1.文种混乱。1）“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。例如：关于江苏华阳纺织有限公司股权处置的请示报告；关于华创更换董事的请示报告；关于申请投资徐州市铜山县收购地块项目的请示报告；关于三九马峦山项目进展情况的请示报告；有关买断与向渣打银行利润分成等条款的请示报告；三、集团公文存在的问题（三）内容方面的错误2）自创文种。例如：关于成立“珠海华润包装材料有限公司”的申请；关于成立“华润电力渤海有限公司”的申请；关于设立华润锦华股份有限公司遂宁分公司的申请报告；华润大厦改造工程款申请事宜；关于进一步修订、完善《华润集团及利润中心非核心资产管理办法》的建议；关于华润大厦改造和副楼重建工程的汇报；三、集团公文存在的问题（四）公文报送方面的问题1．公文不以签报形式报送，而是以邮件直接报相关领导。采用邮件的形式报文，并且直接发给有关领导。这样做非但速度不能加快，欲速则不达。例如华润置地要以集团名义与南航签署战略合作协议，直接邮件写给朱总，朱总批示后，要求董办综合部同事草拟请示文件呈宋董、乔总。因此这个文件无法直接呈给宋董、乔总，在这个过程中肯定要比你们写好签报更耽误一些时间的。三、集团公文存在的问题（四）公文报送方面的问题（续）2.给省市政府或省市领导的信函、贺稿，包括要以宋董名义给省市领导的信函，需经董事办领导审核。遇到很多次这种情况，直接报文给宋董，结果董事长还是将文件转给朱总，授权朱总在文字上、语气上进行修改把关。希望今后这类文件直接报董事办，由董事办审核后交宋董签发。几点要求1.认真对待，增强责任心。规范公文格式是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。刚才列举问题是集团目前公文存在具有共性的一些问题，大部分是公文体例格式上出的问题，其实这些都是“死问题”，只要提高认识，认真对待，具有一定的责任心，完全可以避免上述这些问题的发生。做好公文并不难，最主要的是要用心去做。几点要求2.加强培训，尽快掌握公文体例、文种使用要求。公文质量控制与管理是各单位一项重要的基础性工作，直接关系到企业形象和办公效率。各单位应认真学习《集团公文拟制与流转管理制度》，加强文秘人员的培训，文秘人员要有极强的责任心和精益求精的精神，认真做好公文格式规范化工作，防止公文格式的随意性，维护其规范的体式，遵守其特定的程序，进一步提高公文的处理效率，推动企业正常工作的开展。几点要求3.加强公文审核。各单位公文送负责人签发前，首先拟稿人要自行检查，再由核稿人进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《集团公文拟制与流转管理制度》等，公文管理人员在向上级单位报送公文时还要再复核一遍，发现问题，及时纠正。目录一、公文管理规范化的意义二、检讨集团公文制度执行情况三、集团公文存在的问题四、集团OA公文报送系统建设情况四、集团OA公文报送系统建设情况随着科技的迅猛发展，电子公文最终取代纸质公文是大势所趋，电子公文的特点是“快”，传输速