开业庆典活动方案

1开业典礼策划活动方案2011年06月15日一、活动的背景XXXX市第一家五星级酒店隆重开业。二、活动的目的及意义1、正式宣布酒店开业，引起同行、目标客户及媒体朋友的关注；22、让目标客人及竟争对手的潜在用户进一步充分了解提供的个性化服务，创造出宾客体验的强烈欲望；3、进一步加强媒体的互动和交流，为市场销售和推广营造一个良好的舆论环境；4、借此开业机会，建立起与市场、政府部门和合作伙伴的良好关系，为后续的市场经营及推广做好铺垫；5、让XXXX市人们了解、认识、对酒店有个感性的认识。三、活动的主题人和锦江，礼传天下。第一部分职责分工及进度总表1、分工：1）任务分工2）项目分工2、总进度表第二部分开业庆典仪式（责任人：刘琳）1、分工：32、活动方案1）物资准备序号项目内容数量用途备注1邀请函邀请函400个邀请来宾公关部2签到用品签到本4本来宾签到礼仪公司3胸花洋兰350个被邀嘉宾（媒体）公关部，酒店内部管理人员是否需要？4对讲机------6部用于庆典当天各部协调保安部5签到笔------若干来宾签到礼仪公司6花饰主席台盒花1用于布置讲台根据场地情况决定是否需要7指示牌酒店大堂指示牌2-4用于放置在大厅各个拐弯口公关部/房务部8演讲台（加花式）2个内外场舞台餐饮部9宣传品空飘：热烈祝贺XXXX国际大酒店开业大吉（旗杆下四条）50个会场外宣传礼仪公司/人力资源部彩旗300个会场外宣传五彩旗宣传册350份放于来宾礼品袋中财务部10装饰绿色植物两排坡道下采购部红地毯200平方贵宾专道礼仪公司内外场舞台2个庆典仪式专用（摆放绿植）礼仪公司4背景板内容2条庆典主题人力资源部11媒体新闻通稿-----作为资料提供给记者人力资源部12文案董事长欢迎稿-----人力资源部领导发言稿-----人力资源部主持人开场稿-----主持人嘉宾贺稿-----人力资源部13礼品准备来宾礼品若干被邀嘉宾纪念礼品财务部14其它仪式进程表若干放于住宿客人房间及非住宿发放市场营销部、房务部15VIP室-------待定重要嘉宾休息餐饮部16午/晚宴餐费若干烟、酒等17音响-------视情况结合庆典公司提供工程部2）6月22日流程（暂定）序号时间内容责任人备注1庆典前两日典礼现场及晚会现场所有物料布置礼仪公司2庆典前一日主办方验收酒店3庆典（6月22日）548点半前空飘、地毯、剪彩道具等布置准备完毕礼仪公司现场准备就绪59点前音响调试完毕，主持人、醒狮队及工作人员准备完毕礼仪公司（电子屏播放锦江宣传片暖场）69：00~10：00领导及来宾签到、进场，醒狮队于入口处迎宾礼仪公司、酒店奏迎宾曲，礼仪小姐引导嘉宾签到，协助佩带襟花，接待嘉宾至休息区休息709:00王董、王总、吴总、各部门总监--------------酒店正门口迎接8待定水晶乐坊开场表演礼仪公司8待定主持人致开场辞，介绍领导与到场嘉宾礼仪公司9待定酒店董事长致欢迎辞酒店10待定领导致贺词酒店11待定嘉宾代表致贺辞酒店12待定开业剪彩，酒店外围启动彩烟和皇家礼炮，场内冷喷放，醒狮舞动，气氛至最高。酒店、礼仪公司13待定主宾合影留念礼仪公司14待定宣布开业典礼结束，邀请领导和来宾一同参观酒店，宣布午宴时间，地点酒店邀请嘉宾参加答谢午宴15待定答谢午宴礼仪公司、酒店午宴节目安排见另附表616待定相关领导的送行工作酒店17待定现场物料撤场礼仪公司2、嘉宾的邀请1)邀请形式：本地客人：派送邀请函，由市场营销部统一派送；外地客人：传真邀请函及邮寄请柬；不论传真邀请或请柬发送，内附回执单，回执时间6月20日。2）回执的接收：由商务中心统一接收后，登记后转回执的联系人，回执联系人将资料统一整理后，交营销部，营销部根据客人的要求，统一安排住宿、用车等相关事宜。第三部分开业庆典宴会一、宴会的责任人：王伟二、现场服务与出品：王伟、葛国祥三、用餐1）时间：6月22日12：00时2）地点：三楼锦江多功能厅3）用餐形式：围餐、10人/围4）人数：300人5）标准：300元/人；酒水待定6）午宴的流程序号时间内容负责人备注71待定弦乐表演开场礼仪公司与酒店2待定主持人开场白3待定主办方领导致祝酒辞开始上酒水4待定举杯仪式开始上菜5待定开场音乐《》午宴开始.7待定音乐续场，午宴结束7）餐前的准备工作：锦江多能厅门口：准备一幅精美的午宴排位示意图，且附客人席位安排表，咨客带位使用；（市场营销部负责）8）自助餐的安排：用餐人员：司机或陪同人数：标准：地点：二楼郁金香西餐厅用餐方式：自助餐券，特殊情况，由XX通知；四、具体实施工作8第四部分来宾接待一、分工：1、责任人：王忠赤2、邀请名单的确定及邀请函派送负责人：刘琳组别宾客接待负责人市直单位领导人员管理公司领导省旅游局领导序号时间内容负责人备注16月12日拟定菜单上报业主方并跟进2待定宴会菜单与所提供的香烟、酒的明细上报业主方并跟进36月16日确定台样方案及部件准备工作46月19日厨房设备检查及清洁消毒工作，保证食品质量56月19日食品原料及酒水到位66月21日相关区域的绿植布置（台面的鲜花、舞台前方、贵宾演讲台）76月22日做好餐前准备工作、席间服务、及餐后的收尾工作86月22日安排专人负责VIP接待与宴会服务工作9待定21号晚上安排庆典及演员相关人员用餐（结合市场营销部）106月22日外场舞台、内场舞台提供贵宾演讲台（配鲜花）9各县区（管理区）领导同志客户代表酒店同行新闻媒体公安消防、卫生等主管部门注：以上人员名单邀请人于6月16日前确定，业主批准后开始发送工作。3、陪同参观路小组：参观路线：市场营销部负责提供，每个参观点要有服务人员，准备矿泉水、纸巾、湿包巾；陪同人员：酒店管理人员解说员：组长：组员：销售员、大堂副理等人组成；以上人员需提前培训，计划完成时间：6月20日前。二、礼品：1、责任人：王为诚2、进度表项目内容完成日期礼品准备礼品、酒店宣传册、房价表、会议手册、婚宴手册等6月20日礼品分装6月20日签到台的布置6月21日签到薄礼仪公司准备签到准备签到台、发放、接收礼品6月22日3、礼品发放的细则：序号项目操作要求完成时间1接受酒店邀请参加庆典的人员名单。按金卡、银卡发放的不同，分别列明。6月18日之前市场营销部给予提供。2接受业主制作的礼品（杯子）。6月18日之前3礼品、礼金的接受一、在酒店确定的前台区域等候。二、着整洁的工作服。三、准备好文具用品和收据、表格。四、接受礼金开具收据，礼品接受登记编号。6月22日上午财务部员工3至4人10五、礼品进入贵重保物品室存放，礼金存入保险箱。六、异地客人：客人电贺或传真祝贺时，由总经办统一接受；客人要求送花篮时，由营销部与采购部确定花篮的款式与价格，通知各相关部门，如此需求，将花篮的数量报营销部，统一定制，配制相关单位的恭贺字样。（定制部门将酒店帐号报至恭贺单位）4礼品的分装和发放一、根据名单、准备足够的礼品数，包括：酒店礼品袋、礼品、储值卡、酒店宣传册、庆典节目表。二、金银卡以不同的信封存放，以示区别。三、在庆典当天搬运至指定地点。四、数量除按确定的应邀人数意外。要有额外的数量准备（与业主沟通确定）五、凭礼品券发放礼品。六、特殊的追加礼品发放，请业主批准人签名确认。媒体的礼品发放与业主方人员共同操作和签名。七、礼品领取尽可能在午宴后进行，向宾客说明，如宾客坚持，可办。6月22日财务部员工4至6人5后续操作一、没有发完的储值卡，由财务部及做金额取消。二、礼金和礼品向业主移交。6月22日6随即应变6月22日当天财务部员工。三、来宾住宿◇6月21日——22日安排迎送人员；◇营销部根据邀请函回执情况填写入住单，并注明接待规格，前厅部根据接待单排房号，并接待入住；◇VIP宾客无伦有无需求，应提前按排房间，并预留贵宾室为开业开始前休息场所；◇其他客人安排大堂吧作为开业仪式前的休息场所（西餐厅待定）◇临时安排的客人由营销部通知。（接待预定单）◇进度表项目项目描述完成日期大堂布置绿植、指示牌、公共卫生间6月19日11接待流程培训、训练6月20日酒店参观设计参观路线及培训讲解员6月20日采购完成需要采购的物品6月20日鲜花布料6月21日嘉宾胸花数量确定6月18日四、具体实施工作序号时间内容负责人备注12六、礼仪小姐站位点（待庆典公司与酒店各部对接后制定）附：各部门的工作细则1确定参观客房：总套、行政楼层、单/标间的楼层与房号，上报酒店高层批准后通知各相关部门2各岗位员工熟悉酒店庆典日程安排及参观路线并进行现场演练，引领，参观路线，参观场地3各岗位员工强化礼节礼貌、接待用语的培训4确定庆典嘉宾住宿楼层及房号5完成参观客房的设施设备的检查、维修与保养，环境布置、物品摆放、清洁卫生工作6各部位鲜花、绿植布置（外场舞台、大门上车道），完成相关区域清洁、保养、布置7结合销售部确定VIP客人住宿安排工作8预留庆典活动演员及相关工作人员的房间9协助礼仪小姐负责当天来宾签到及胸花佩戴10配合销售部做好嘉宾进店参观工作11贵重物品寄存工作13第五部分酒店内部活动的执行安排序号工作内容负责人完成日期活动前的准备工作1公安、交警、城管、医务、消防等单位的审批工作；2确认与会嘉宾名单，落实领导、嘉宾座次，领导讲话稿的准备3提供嘉宾名单，人数，花篮4主要领导接待及陪同的分工5庆典前场地的施工及验收，且提供安全电源及供水6安排场地布置工作人员，全程协调，验收现场布置活动当天工作7活动现场的质量、内容等，及验收工作8休息室的陪同及汇报工作，与主持人的沟通和协调工作9签到处的指引，礼品的发放工作10活动现场的音响调试、现场物料维护等11各工作组的活动细则12与礼仪公司的衔接13安排领导及贵宾的送行工作活动结束14关闭所有设备及断水断电、拆除物料撤出现场，清扫现场