PPT内容设计原则

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PPT内容设计原则一、强调重点原则强调重点是幻灯片内容设计的核心原则。在设计幻灯片时,要谨记:每张幻灯片都要有鲜明的观点,重点要非常突出。图1强调重点原则PowerPoint是幻灯片的英文写法,由Point和Power组成。其中Point意为“点”,Power指“有能量、重量”,概括起来就是“有重量的点”,即“重点”。PowerPoint软件的特点就是观点鲜明(Point),突出重点(Power)。也就是说,只有把Power和Point都做好,才能称之为真正的幻灯片。1.一张幻灯片不等同于word的一个页面在Word中,编辑的单位跟页码没关系,其无需打字,只要使用60个回车,就能从一个页面跳到另一个页面,因此,与其说Word的一页纸是编辑的单位,还不如看成是打印单位。相较之,幻灯片不同,一张幻灯片不能等同于word的一个页面。很多人都有过这样的经历:字数太多,当一张幻灯片写不下时,就再建一张接着写。事实上,这是典型的“Word搬家”,这样的幻灯片显然没有达到强调重点的原则,不提倡使用。2.一张幻灯片等同于word的一个章节幻灯片大纲的英文版叫“Outline”,相当于Word中的标题,属于结构性文字。一般来说,在幻灯片中,只能放入标题和结构性的文字,而不能放入过多的正文。如果实在需要放入较多正文,可以添加在备注中。也就是说,幻灯片中的文字应该是纲要性的,因此等于一个章节,只有章节和标题才可以体现明确的观点和重点。图2是某人做的一张幻灯片,其表示,由于Word文字多,幻灯片编辑区空间小,只能节选一部分来粘,所以把节选的部分称作“片断”。图2某人做的幻灯片由图2可知,此类幻灯片有两个错误:一是标题没有论点,不能叫“片断”;二是所节选的文字没有重点。事实上,该幻灯片三段文字中的第一句都是核心,可直接提取核心内容,把每段第一句做成一级标题,同时把标题换成“实施方案”,如图3所示:图3修改后的幻灯片通过对比不难发现,图3的观点表述更加明确,但这仍然不是幻灯片,只是多了背景颜色,没有观点和重点,因此只能称为“多级Word”或者“记事本”。通常,幻灯片中的重点,要先提取出来,然后做加强。只有把核心明确突出的表现出来,在幻灯片打开时,观众才能够了解所讲的重点,使幻灯片达到质的变化,如果配合动画,就能够达到更好的效果。图4是二次修改后的效果。图4二次修改后的幻灯片值得一提的是,图4中的三段文字不一定都要加在幻灯片中,事实上,只要把三个标题做好,其余的由内容演示者说出来即可。须知很多观众不会看过多的文字,文字太多会让人产生疲倦感,也就起不到吸引观众的效果。因此,与其这样,不如将幻灯片打印出来让观众自己看,这样还能节省时间。总之,制作幻灯片一定要考虑观众的感受,学会换位思考,从而达到重点突出的效果。二、形象生动原则形象生动原则的特点在于:简短、简洁,便于观众记忆。所谓便于记忆,是指让人们记住幻灯片的观点和重点。在设计幻灯片时,如果文字量非常大,是不方便观众记忆的,只有把幻灯片做得简洁简短,观点才能更加明确和突出。须知相比冷冰冰的文字,人更愿意看形象生动的事物,这也是Excel中把表单信息转化成图表的原因。1.视觉朗读不可取在幻灯片设计中,视觉朗读的方法是不可取的。图5视觉朗读与视觉展示如图5所示,内容同样是“打开任务管理器的方法”,左边幻灯片的设计即为“视觉朗读”,这种设计方法是不可取的。正确的做法应该是,在放映幻灯片的同时,让观众的思路跟随演讲者而动,使观众时刻牢记演示文稿的观点,而只有形象生动才能够吸引观众,让人记忆犹新,进而达到“视觉展示”的效果(如右边的幻灯片)。2.文字多也可以做出优秀幻灯片【操作演示】图6所示幻灯片出自某企业的工会主席之手,其经常去地方参加各种会议,但是每年年终总结的述职幻灯片,所受到的关注度都比较低。究其原因,原来其只是对着幻灯片读,观众不爱看也不爱听。该工会主席感觉自己的工作不受重视,想在新述职时将幻灯片进行一番修改。图6年终述职总结(一)相较于形式多变的数据类型幻灯片,文字列表型幻灯片由于没有办法转化成其他形式,因此是最难修改的。仔细研究图6中的幻灯片内容,可以找到突破口:每一行的最后都有开会地点,因此可以通过网上地图抓屏找到照片,然后对照地图,在幻灯片中直接标记出相应的地点,配合动画效果,开会地点就会清晰地逐次出现,如图7所示。图7年终述职总结(二)在进行PPT演示时,当说到会议主题,只要点击鼠标,地图上所有图标就会紧急集合,地图淡淡地隐去,取而代之的是每一行文字,同时为了体现更好的效果,可在右上角添加党旗Logo。如图8所示:图8年终述职总结(三)经过修改后的幻灯片,开会时关注度明显增高,达到了这位工会主席想要的效果。修改之后的幻灯片的文字量并没有减少,只不过借助地图效果做了一个转化,结果明显提高了幻灯片的等级,达到了形象生动的效果,使PowerPoint的重点更突出。由此可见,想要提高幻灯片的等级,并不一定要减少文字,也可以借助其他手段实现。有人曾说:“文字是优秀幻灯片的天敌。”,认为幻灯片中的文字过多就会降低幻灯片的优秀率。事实上,有些文字较多的幻灯片,优秀程度也并没有降低,因此,更精准的观点应该是“多余文字是优秀演示文稿的天敌”。3.多用图型和图表说话在PPT的设计中,为了减少在文稿中多使用文字,需要牢记多用图型代替文字和多使用图表两条锦囊妙计。多用图型说话用图型代替文字。这里的“图型”是指图形和模型。图形和模型的配合本身已经表达了幻灯片的观点,也就没有必要再写多余的文字,自然而言减少了文字的使用。图型的优势包括表达文字内容、减少冗余文字、表现力强、形象生动四个方面。图9滑轮模型效果图9所做的是一个模型效果,其滑轮是固定的,表达份额的大小。经过对其大小和颜色的区分,在数据简单更新的基础上,又增加了动画效果,使滑轮有一个滑动的过程,就形成了比较,如图10所示。在比较的同时形成了对比过程,省略了语言和文字,使观众很直观就能知道份额多少的关系,既形象,又生动。图10修改后的滑轮模型效果图10中的组合可以分解为很多幻灯片自带的图形,只要进行组合、复制,再配合动画就可以完成。做这样的效果看上去很复杂,事实上,熟能生巧,只要熟练了就会节省很多时间。在实际操作中,有些效果也可以做得很简洁。【操作演示】新建一张幻灯片,斜着画条直线,直接在流程图中找到三角形绘制出来,并稍微调整其位置,然后再画一条直线,接着在下方画一个矩形,再接着画个圈,圈住直线和矩形,在画圈时没有包含旁边的三角形,随后按Ctrl键直接拖,变成“复制”效果,通过Ctrl键的配合可以直接拖到指定位置。整张幻灯片只要加上标题,即只需在矩形中点右键添加文字,即使忽略动画制作,这张幻灯片的演示效果也会一目了然。概括来说,在绘制图形时,有两个小建议:第一,只要选择Shift键,就能画成规则的图形。按Shift画直线,会形成没有任何锯齿的直线;按Shift键画矩形,会变成正方形;按Shift键画椭圆,会形成正圆。不仅如此,在Office所有软件和PhotoShop等绘图软件中,都可以配合Shift键完成规则图形的绘制。第二,在幻灯片中复制文字和图形不建议使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。因为复制后再粘贴时,粘贴的位置还需要再调整,不好操作,因此可以直接画个圈,圈选,按住Ctrl键直接拖到制定的位置,再做微调,就可以实现想要的效果。注意,对于工作中用到的数据对比,平衡关系等情况,在幻灯片设计时,同样也可以利用相应的图形关系绘制。【操作演示】按Shift键画一条直线,再画一条向上的直线,可以通过复制多画几条,并将线的位置微调,之后画一个圈圈住这些直线,点右键做一个组合,把多个图形变成一个。按住Ctrl键复制,做三个相同的图形。紧接着,画一段弧,旋转绿色空点将其转成所需要的角度。此时弧的两边都是线,要做跨栏的感觉,就要把右侧的线变成箭头:首先把该线选中,点击“绘图工具栏”的“箭头样式”的按钮,选择样式五,直接单击,右侧箭头就会出现,按Ctrl键拖动。然后,在左侧画一个实心的大圆,右边画一个实心的小圆,在下方用文本框填写每一个的主题。如图11所示:图11跨栏效果比如,某企业的研讨会的主题为“如何让消费者轻松越过三关”,其中,第一关是品牌关,第二关是质量关,第三关是价格关。很多人都是用文字表现数据对比的效果,一张幻灯片写一关,结果用了三、四张幻灯片,最后还增加一个小结和总结,这样的幻灯片做出来后关注度非常低;也有人通过“一越过三关”的图型表达,路径动画,随着讲解让圆不断地跳动,让观众联想到一关跳过一关,能够让实际消费人群和有意向人群近似。这种幻灯片的关注度最高,效果最好。“SmartArt”的运用。在Office2007和2010版本中,有一个非常重要的功能,即“插入”中的“SmartArt”。SmartArt由Smart(聪明)和Art(艺术)组成,概括起来就是“聪明的艺术图式”。当在窗口中点击“SmartArt”时,就会打开各种事物关系,从而省去自己做模型。比如,在“列表”中,有六边形蜂窝状多级列表、上下多级图文列表、图文列表;在“流程”中,有步骤和阶段;在“循环”中,有相互循环的关系,有齿轮咬合相互的关联;在“层次结构”中,有常见的制作组织结构图效果;在“关系”中,有平衡关系、有漏斗做筛选、有矛盾和冲突,还有做工作总结和计划时常用的目标图、同心圆等。通过这些模型,可以在工作时很轻易就能把幻灯片的效果做得非常好。以介绍今年的优秀员工和销售冠军为例。【操作演示】选择“图文列表”,点击“确定”,可以在页面上看到三个框,上面是图,下面是文字介绍。由于需要介绍四个人,所以需要添加一个框:选中“设计”,在左边“添加形状”处单击。在幻灯片中点右键编辑文字,直接就可以填写所有人名,然后点击图片框中“插入图片”的按钮,单击图片即可插入。完成以上操作后,在“设计”—“颜色更改”中更改颜色,在SmartArt样式中,将其改成三维的光影效果。图12图文列表效果在制作幻灯片时,很多其他关系也可以通过SmartArt来展示。【操作演示】点击“插入”—“SmartArt”—“关系”中的向右倾斜,如图13所示,天平的右上方是三个,左上方是二个,光标在左侧添加一个形状,两边都是三个,就会自动达到SmartArt平衡关系。图13平衡关系效果图接着,更改颜色为“彩色”,点击“样式”做“三维光影”,不用加文字,就可以得到很好的效果。图14SmartArt的功效在工作中,经常会制作表示相互关系的图表,比如“目标图”,可以在“插入”—“关系”中直接添加。也就是说,在PowerPoint中,只要掌握技巧,做出效果很好的幻灯片是不需要花费很多时间的。多用图表说话在进行幻灯片制作时,要想做到形象生动,除了多用图型,还要多用图表说话。图表有直观、表现力强、便于记忆、形象生动的优势,是其它工具无法取代的。在幻灯片制作中,把结果转化成结论的最好方式就是把文字数据转化成图表。图表的优势跟图型很像,而区别在于图表本身就很形象生动,数据不用文字表达,而是通过柱图、饼图、折线图直观地表示。需要注意的是,由于幻灯片中的图表只是用来表达结论,所以会有真图表和假图表之分。真图表。如图15所示,这是一个真图表幻灯片,但是效果不是非常理想,观众的关注度很低。图15非专业真图表真正的幻灯片应该做到放映时看不到数据,只能看到网格和图例,如图16所示,幻灯片中的三个产品配合动画放映随着单击图表会纷纷出现,这样能够很明显地提升观众关注度,从而达到吸引观众的效果。图16专业真图表假图表。假图表在工作中也经常用到,如图17所示,这是一个典型假“模拟条形图”,从中可以看出数据对比的情况。图17假模拟条形图不难看出,假图表的表现力比真图表要强很多,不论是光影的感觉,还是朦胧的标题,这种美感真图都很难达到。制作假图表需要掌握一些方法,以图17所示的幻灯片为例:【操作演示】画一个矩形,在“设置颜色”的时候选择“绿色”,并将透明度设置成40%。选“颜色填充”时,如果透明度默认为零,就会看不到背景信息,如果透明度调到20%左右,在预览中就会出现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