中交第一公路勘察设计研究院有限公司学术交流管理办法

－1－中交第一公路勘察设计研究院有限公司学术交流管理办法（试行）第一章总则为规范对学术交流活动的管理，引导学术交流活动积极、有序地开展，扩大交流效果，促进公司学术水平和学术地位的不断提高，特制定本办法。第一条广泛开展学术交流有利于提高员工的学术水平和公司的学术地位，有利于技术员工及时掌握国内外相关学术领域的最新动态，有利于促进相关技术领域的科技进步，增进公司与国内外学术界的联系与合作。公司支持科技人员参加国内外高层次的学术会议，鼓励举办高水平的国内、国际学术会议和举办高层次的学术讲座。第二条公司学术交流工作由科研中心、技术管理部和人力资源部（培训中心）共同管理。科研中心（或技术管理部）负责对举办学术会议及学术讲座、选派科技人员参加学术会议进行审核以及各类学术交流活动的信息统计；技术管理部负责征文公告等会议信息的发布；人力资源部负责学术交流业绩登记考核。第三条学术交流的费用纳入公司年度经费预算。公司员工参加学术交流的经历，由人力资源部按照《员工培训管理办法》核定后作为员工继续教育或培训业绩。学术交流业绩指标纳入科研机构绩效考核。第二章参加学术（培训）会议第四条申请参加学术会议者原则上须符合下列条件：1．对本技术领域有一定研究或技术基础，或有会议论文录用通知书，撰写的论文能够代表我公司该学术领域的学术研究水平；2．公司鼓励科研人员参加相关技术领域层次较高的学术会议，如国际学术研讨会、政府行业主管部门、省级（含省级）以上学会等学术团体组织举办的学术研讨会；3.与勘察、设计、咨询项目审查、评审相关的会议，以及以专家身份受邀外出参加的评审、鉴定或验收会议，不包括在本办法规定的学术（培训）会议之列。第五条参加学术会议申请、审批程序：1.个人（或部门）受邀参加学术会议的－2－（1）申请参加国际学术会议者至少提前4周、申请参加国内学术会议者提前1周填写附有会议书面通知或邀请函的《员工参加学术（培训）会议申请审批表》（附件一）；（2）所在单位负责人签署意见；（3）科研中心（技术管理部）、人力资源部审核；（4）公司主管领导审批。2.公司领导直接批示，或直接由科研中心（技术管理部）核批参加学术会议的（1）公司领导在会议的书面通知或邀请函上批示科研中心阅处，或直接批示参会部门或人员；（2）拟参会部门或人员依据批件填写《员工参加学术（培训）会议申请审批表》；（3）科研中心（技术管理部）、人力资源部核备。第六条参加学术会议后的业绩考核：会议结束后，参会员工应根据实际情况做好如下工作：（1）参加各类学术会议人员回公司后，应在2周内向科研中心（技术管理部）和人力资源部提交《员工参加学术（培训）会议业绩考核登记表》（附件二），作为本年度职工教育培训考核依据。（2）学术会议发放的交流资料包括电子文档、照片等相关资料，应交公司技术管理部资料室保存，个人需要，可借阅或复印。相关资料不归档的，不报销有关会议费用。（3）在公司网站上发布会议学术动态和信息，或由人力资源部职工教育培训中心安排为相关技术人员做专题讲座。第七条员工外出参加学术会议的经费按公司财务管理办法的规定报销。第三章举办学术讲座（报告）第八条鼓励邀请国内外高层次专家学者来公司讲学或举办学术报告会等学术交流活动，所邀人员应确有专长，且须根据我公司科技工作的实际需要，注重实效。第九条学术讲座申办及审批程序：1．由公司决定举办的学术讲座活动（1）由人力资源部依据院培训计划安排的技术讲座，直接由人力资源部职工教育培训中心安排实施；（2）由科研中心安排的学术讲座或报告会，由科研中心统一筹划、组织，人力资源部职工教育培训中心承办。－3－2．由专职科研机构举办的学术讲座活动（1）举办部门须至少提前3～5个工作日填写《举办学术讲座（报告）申请表》（附件三）一式两份，提出学术讲座（报告）的申请；（2）科研中心提出审核意见，交人力资源部职工教育培训中心实施。第九条各专职研究机构每年应至少组织举办至少1次内部学术讲座，鼓励专职研究机构联合组织举办全公司性的大型讲座或学术报告会。第十条举办部门应精心组织，及时报道并于每年末将主承办的学术报告会或学术讲座的相关信息，及时向科研中心和人力资源部填报《中交一公院举办学术讲座（报告）业绩考核登记表》（附件四）。第十一条跨部门的讲座或学术报告会，学术讲座的费用（主要是受邀专家的住宿费、车船费、课时费、接待费）由人力资源部职工教育培训中心从职工教育培训经费中报销。各专职研究机构自行组织针对课题的内部学术报告、研讨会，学术讲座的费用由本部门承担。第十二条我公司技术人员被邀请外出讲学，其旅差费、住宿费用原则上由邀请单位支付。第四章举办学术会议第十三条学术会议举办条件：1．公司对于会议主题所涉及学科或技术领域的国际、国内研究现状和发展方向有把握能力。会议有助于提高我公司的学术水平、地位和声誉。2．能够邀请一定数量的国内外知名学者或行业主管领导与会，除我公司专家学者必须提交一定数量的会议交流论文外，能够征集一定数量且水平较高的其他机构的学术论文。3．上级主管部门分配或指定我公司承办的；或依据相关学（协）会职责，理应由我公司轮流承办的会议。4．会议主协办单位等组织体系落实明确，能够保证会务及接待工作的顺利进行。第十四条学术会议申办及审批程序：1．由上级主管部门指定的以及由公司领导倡议或决定举办的大型学术活动（1）由科研中心和总经理办公室共同组织编制会议方案；（2）提交院务会议讨论审批。－4－2．其他机构倡议邀请我院联合举办的学术会议（1）由科研中心提出论证报告；（2）提交院主管领导审批。3．由专职科研机构提出的会议（1）举办部门须至少提前1～2个月填写《举办学术会议申请表》（附件五）一式两份，提出举办学术会议的申请；（2）科研中心提出审核论证意见；（3）提交院主管领导审批。第十五条学术会议的筹备与组织1．设立临时筹备机构，下设学术组和会务组等：（1）筹备组组长由公司相关领导兼任，学术组由科研中心组建，会务组由科研中心和总经理办公室联合组建。（2）学术组负责与会议有关的学术活动，包括确定会议主席、副主席、秘书长等人选；确定详细会议议题，征集评审论文，编辑出版论文集；制订会议日程、议程；提供国内外与会学者名单；会议筹备期间的对外联系工作以及会议期间有关学术方面的工作。（3）会务组负责相关组织工作，包括会议接待、礼宾、财务、宣传等。2．举办国际学术会议应认真贯彻国家有关保密政策，做好政治、经济等方面信息的保密工作。3．会议结束后，应做好如下工作：（1）汇集、整理、出版论文集；（2）会后即在企业网站上报道，并于两周内提交书面总结，交科研中心；（3）将有关的会议存档材料（如会议通知、批文、照片、光盘、录音、录像、通讯录及会议报道等）于会后两周内搜集、整理后存档。第十六条学术会议的经费管理为了扩大公司的学术影响力和科技品牌效应，支持以公司名义举办（主办、承办、协办）高级别的全国性和国际性学术会议，公司视会议的规模和影响，给予一次性会议补贴（赞助），标准如下：（1）大型国际会议：主办、承办不超过10万元，协办不超过3万元；（2）大型全国性会议：主办、承办不超过8万元，协办不超过2万元；－5－（3）一般性学术会议：主办、承办不超过3万元，协办不超过1万元；（4）以会议形式召开的庆典活动、挂揭牌仪式等所发生的费用不计在此列；（5）主办或承办各种学术会议，允许合法收取会务费或争取其他企事业单位赞助，“以会养会”。第五章附则第十六条本办法自发布之日起试行，由科研中心负责解释。附件一：中交一公院员工参加学术会议申请表附件二：中交一公院员工参加学术会议业绩考核登记表附件三：中交一公院举办学术讲座（报告）申请表附件四：中交一公院举办学术讲座（报告）业绩考核登记表附件五：中交一公院举办学术会议申请表附件六：中交一公院举办学术会议业绩考核登记表－6－附件一：一公院员工参加学术会议申请审批表姓名性别出生年月现从事专业学历学位职称职务外语语种会议名称主办单位会议地点会议时间自年月日至年月日提交论文名称经费预算（元）差旅费：会务费：住宿费：合计：所在单位意见领导签字：（盖章）年月日科研中心（技术管理部）意见领导签字：（盖章）年月日人力资源部意见领导签字：（盖章）年月日公司领导审批意见（或后附批件）领导签字：年月日－7－附件二：一公院员工参加学术会议业绩考核登记表会议名称（中外文）主办单位会议时间自年月日至年月日会议地点会议概况（包括会议的主题、特点、规模、议程、本人交流体会等，可附页）参会交流论文或技术交流题目、本人担任会议学术职务情况会议资料清单会议资料归档（技术管理部）签章：年月日科研中心（技术管理部）审核意见签章：年月日人力资源部培训学分认定及费用核销意见签章：年月日－8－附件三：一公院举办学术讲座（报告）申请表申请举办部门时间地点讲座（报告）主题及主要内容邀请专家学者简介规模及参与交流人员的范围科研中心（技术管理部）审核意见签章：年月日人力资源部确认意见签章：年月日－9－附件四：一公院举办学术讲座作（报告）业绩考核登记表举办部门时间地点交流主题邀请专家学者简介主持人参与交流人员交流技术要点主办部门对交流效果的评价签章：年月日科研中心（技术管理部）审核意见签章：年月日人力资源部考核确认意见签章：年月日－10－附件五：一公院举办学术会议申请表申请单位会议名称会议规模本公司拟参会人数：人拟邀请的领导人公司外拟参会人数：人会议时间自年月日至年月日计划会议地点主办单位协办单位会议主持人已有的经费及来源经费预算及主要开支（应另附详表）会议内容及意义申请单位意见领导签字：(盖章)年月日科研中心（技术管理部）意见领导签字：(盖章)年月日主管领导意见主管领导签字：年月日－11－附件六：一公院举办学术会议业绩考核登记表举办部门会议名称会议规模本公司参会人数：人邀请的领导人公司外参会人数：人会议时间自年月日至年月日会议地点主办单位会议主持人协办单位学术交流概况预算执行情况（应另附详表）主办部门对交流效果的评价签章：年月日会议资料归档（技术管理部）签章：年月日科研中心（技术管理部）审核意见签章：年月日（此表供科研机构年终考核使用）