浅谈企业内部沟通软件的作用

龙源期刊网浅谈企业内部沟通软件的作用作者：李凌杰来源：《中国科技博览》2012年第26期[摘要]：在当今的烟草企业当中，内部沟通不良已经成为了烟草企业发展的桎梏，也严重影响了烟草企业的日常经营状况。针对这种沟通不良的现状，通过研发内部通讯软件，利用公司局域网平台，来增强烟草企业内部员工之间的沟通与交流，最终促进烟草企业整体效益的提升。[关键词]：沟通即时通讯软件中图分类号：G214.3文献标识码：G文章编号：1009-914X（2012）26-0373-01沟通渠道不畅通是大多数企业都存在的通病，建立一个高效率的内部沟通机制，积极拓展沟通渠道，是企业文化软性管理的“硬着陆”，同时也是现代企业管理的一种重要手段。目前我们烟草企业内部，经常需要部门内部、部门之间发送文件或通知等，就目前烟草企业常用的内部沟通工具有企业邮箱、电话、传真机和计算机共享功能，但以上的沟通工具都存在着极大的局限性。如信息传递不及时、信息传递失真和数据安全性等问题。因此，为使我们的网建工作更能体现高效、高性能的特点，市网建工作提升到一个新的台阶，企业内部的即时通信软件是必不可少的。事实上现在人们已经发现，即时通信软件不仅仅用于娱乐和聊天，它还有卓越的商务通信功能，企业运用这些即时通信工具，可以大大提高了沟通效率，增加竞争优势。可见开明的企业应鼓励员工在许可的范围内使用即时通信工具，而不是一味地限制，但个人即时通讯工具应用在企业内部沟通却存在着一下问题：（1）数据安全。由于这些即时通讯系统使用的都是第三方企业的服务器，企业的文档资料和工作交流都在这样的系统上，其信息安全完全没有保障；（2）企业内部用户的私人信息泄漏。企业内部用户的信息，包括姓名、住址、家庭电话等等通常都是真实信息，而面向个人的即时通讯工具，大多支持用户资料的公开查询，这对企业内部用户的隐私构成极大威胁。有一件真实的事情，某企业购买了一款知名的即时通讯工具，用于企业内部的即时沟通，企业中的员工高高兴兴地把自己的联系方式、家庭地址等填入系统供公司内部同事查询使用。但没几天，这些员工的烦恼来了，有不少陌生人给他们打电话推销的、闲聊的、要交友的，有的还说知道他们家的地址，让这些员工惊出一身冷汗。一了解才知道，这些打电话来的人也是使用了这个即时通讯工具的人。他们赶紧询问即时通讯工具的提供商，被告知，系统就是这样设计的，只要使用了他们这个系统的人，都可以在线查询到其龙源期刊网他用户的信息。顺便说一下，这还是一款面向企业应用开发的即时通讯软件，因为它未能摆脱个人即时通讯工具的影子，给企业内部用户带来很大困扰。（3）联系人不能纳入正式的组织管理。个人即时通讯系统不能支持建立全公司统一的按公司组织结构分类的联系人视图，不能对员工的账号进行统一管理。（4）对工作沟通中产生的知识文档，无法有效管理。企业内的沟通，不应是闲聊，而应是工作。沟通的内容、沟通中传递的文档都是企业的知识。使用个人即时通讯工具，这些知识都只能分散存储在个人的计算机中，不能被自动地保存在企业统一的知识库中，不能为企业知识的积累、分享、使用和创新提供最大程度的支持。为了更好地说明个人即时通讯系统在企业中应用面临的上述问题，我们来看一下企业内部应用即时通讯的特点和要求：（1）企业的即时通讯工具，因为用于工作沟通，使用者必须提供真实的身份信息，系统传输的资料文档，也通常都涉及企业的业务甚至是机密。所以保护个人隐私和公司商业信息的安全，是企业应用即时通讯系统首先必须要考虑的。因此，这样的系统通常部署在企业自己的服务器上，员工通过登录到这个服务器，进行属于特定范围的工作沟通和交流。要便于安全管控，保障数据安全，防止遗失或泄漏重要数据。（2）员工使用即时通讯，是用于工作，而不能用于闲聊交友、游戏娱乐。即时通讯工具要支持工作沟通，而不能对工作产生干扰。（3）企业把沟通视为工作，把重要的沟通过程和沟通结果，包括相互传输的文档，视为知识的一部分。企业希望能将这些知识文档统一存放在企业的知识库中加以管理，每个人在任何地方都可以在知识库中，查到他想要的知识文档和工作问题的探讨。（4）企业即时沟通工具应该是工作协作的一部分，应能方便地创立临时的正式或非正式项目团队或工作小组，以提高团队工作的协同性。（5）在界面呈现上，不能象个人即时通讯那样花哨，通常需要严肃、简洁的界面风格，需要突出企业标识，联系人需要按正式的组织架构进行分组。现代企业越来越大，结构越来越复杂，如何解决部门沟通力问题，直接关系到员工的工作效率。没有工作效率就没有竞争力。工作效率低下已经成了我国多数企业缺乏市场竞争力的重要原因。通过研发即时通信软件提高烟草企业内部沟通，从而提高员工的工作效率的对策与方法。在烟草行业改革剧烈的今天，增强部门间的沟通和合作，对烟草行业改革的成功起着至关重要的作用。通过使用自行开发、研究的即时通信系统，还可以消除安全方面的担忧。因为企业即时通讯工具所强调的安全性与功能性，是所有个人即时通讯工具所无法满足的。通过软件研究和应用，增强各部门之间的沟通和合作，提高烟草行业员工的工作效率，有效提高销量、销售额、重点品牌销售比率等营销指标，市场净化率等专卖指标，可以有效提高社会经济效益。烟草行业商业企业均可使用本研究成果，可以为烟草行业的持续健康发展提供有效的保证。龙源期刊网为适应新的经济竞争环境，现代企业的沟通越来越快，对效率的要求也越来越高，特别是企业内部的团队工作中的协调沟通必须即刻达成（促销产品主营产品），否则将影响项目的整体推进，也难以迅速应对瞬息变化的市场需求。在网络没有出现以前，企业内的日常沟通大量使用电话。如集团电话也会收费，只是较低廉，若想免费打内部电话，得购买昂贵的PBX内部程控交换机。而网络出现以后，日常沟通有了新的方式。即时通信就是一种非常高效的在线沟通方式，我们可以运用企业现有的电脑网络系统甚至互联网进行声、文、图、视等声图文并茂的通信，这也是普通的电话无法比拟的。普通电话只可以进行声音的沟通，我们常常会发现，打电话的两个人说的是不同两件事。而即时通信不仅能即时找到要沟通的对象，而且能使声、文、图、视等多种媒体所表达的信息是同步和一致的，避免由于协同工作中沟通不顺畅而出现重大失误。如设计部门给采购部门下的单，规格、型号、品名信息在电话交流中往往就可能出现偏差失误，而使企业购买回来的是一堆用不上的废铁。企业即时通信系统可使公司内外各个作业流程和环节在电脑上表现出来。它可以是一个简单的独立的系统，但它更有价值，并且也是今后首要发展方向的是与企业的OA、ERP、CRM等大型办公、管理、运营信息系统结合，使作业流程中需要员工互相交流的信息能即时沟通。它可在企业内部实现点对点、一点对多点、多点对多点图像和语音传输、群发消息、文件传输、文件共享、白板交流、协同浏览、视频广播、屏幕取景发送等功能，还可拨VOIP电话、发送手机短信等，保证高效的多媒体沟通。即时通信能够感知沟通对象是否在线，以及沟通对象目前所有通信方式的状态，让我们能知道他（她）目前最适合的沟通方式。企业即时通信的声、文、图、视并茂的即时交流优越特性使现代企业沟通方式变得简单、方便、快捷、高效、准确，说它是网络信息时代最好的通信工具好不夸张。对于目前烟草企业的结构规模来说，它是企业内部日常工作交流的就应上即时通信系统，我们不能淹没于嘈杂的电话铃声中也找不到人，或者沟通出现信息不对称而造成企业的。参考文献：刘洪涛，个人即时通讯系统应用于企业内部沟通的问题，发布日期：2009.（09）酷龙.即时通信：企业内部沟通的利器.2006.（11）