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2009年11月昌平区档案局☆企业档案定义☆企业档案工作☆分类设置☆归档范围☆整理方法及流程企业档案管理企业档案定义企业档案----是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料企业档案不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史，见证了我国经济社会发展的重要过程和重大历史事件，是我们国家宝贵的历史文化财富，而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况，是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分企业档案工作就是企业围绕文件材料使之有序化和服务于企业生产、发展等过程所开展的工作企业档案工作企业档案工作原则企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作☆档案综合管理：应以统一管理为原则，建立综合档案室，坚持资源整合和资源开发☆建立档案管理体系：设立档案机构或部门明确分管领导成立专兼职档案员队伍配备适用的档案库房企业档案工作原则☆建立健全档案管理制度：企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统建立健全档案管理、借阅、保密、移交等相关制度，确保档案的安全企业档案工作原则企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任企业档案工作体制根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能（大型企业应设立具有独立职能的档案机构）根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员企业档案工作体制企业档案工作部门职责：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作三纳入、四参加、四同步三纳入：将档案工作△纳入企业领导工作议事日程△纳入企业规章制度及工作流程△纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制三纳入、四参加、四同步四参加：企业档案部门或档案人员△参加产品鉴定△科研课题审定△基建项目验收△设备开箱验收或引进项目接收负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统三纳入、四参加、四同步四同步：△企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步△检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步△验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步△项目总结与项目文件材料完成归档同步分类设置设置10个一级类目党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类科学技术研究类产品类基本建设类设备仪器类会计档案类干部职工档案类特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目分类原则分类原则----是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用企业档案示意图室藏档案党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类产品类科学技术研究类基本建设类设备仪器类会计档案类干部职工档案类企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式明确文件材料的归档范围归档时间1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档2、工业企业产品、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档归档时间5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交6、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档归档时间归档要求1、遵循文件材料形成规律，保持其有机联系2、归档的文件材料应为原件，文件材料归档后不得更改3、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求4、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考档案整理及流程党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类（不立卷：文件级整理方式）件的概念一般以每份文件为一件文件正本与定稿为一件正文与附件为一件原件与复制件为一件（件——归档文件的整理单位）转发文与被转发文为一件文件可有不同的稿本构成一件一类介绍信托裱后可合订视为一件会议记录、简报、信息等可合订视为一件（也可以各为一件）请示为一件批复为一件发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件报表、名册、图册等一册(本)为一件文件的基本特征北京市昌平区档案局昌档文[2008]19号★.关于加强社区档案管理工作的通知各镇、办事处，各社区：(主送机关)×××××××××××××××××××××××××××××。(正文)附件：社区文件材料归档范围和保管期限表二OO八年四月十日北京市昌平区档案局(盖章)发文机关标识发文字号公文标题或题名成文日期附件标题机关印章整理流程1、分类2、排列装订按成文日期分开年度分开机构划定文件保管期限3、编号4、加盖填写归档章全宗号年度保管期限页数室编件号馆编件号机构(问题)5、编目6、填写备考表7、装盒并填写盒面盒脊8、归档文件目录打印编号9、填写目次表10、装订归档文件目录第一步：分类采用年度——保管期限——问题或机构分类方法首先按成文日期把文件材料按年度分开其次每个年度内文件材料按机构或问题把分开（党务工作、组织工作、共青团工作等）把每一个机构或问题的文件分为：永久长期短期永久定期第二步：排列装订首先，排列同一份文件的不同稿本。排列次序为：发文稿纸（文件处理单）、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件。装订：归档文件以件为单位装订。已装订完整的文件可以保持原状。文件一般采用左侧两钉装订方法，较厚的文件也可以三孔一线装订法。左上角一订左侧两订三孔一线装订(正面)反面系蝴蝶结其次，排列归档文件的顺序。每一个机构内按问题结合时间排列。介绍信、信息、会议记录、简报等的合订文件，排列时以最后一份文件的形成时间为此件的形成日期。会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件一般可按时间顺序集中排列在最后一份文件的时间位置，但每一份文件各为一件。没有具体月份的文件排在年末，没有具体日期的文件排在月末。在同一年度内，同一保管期限下，机构之间顺序排列，大流水编号。不同年度，重新起号。第三步：编号页号为每一件归档文件的页码。文件中有图文的页面为一页。(1)当归档文件上有页码时，无需重编；(2)当归档文件上无页码时，需要使用铅笔编页号。一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角；(3)文件有不同稿本时，每个稿本可单独编页号，再相加为总页数，也可流水编制；(4)发文稿纸、文件处理单计算总页数，可不编页号，直接加“1”即可；另附加盖归档章的白纸不计页数。第四步：加盖并填写归档章使用红色印油加盖归档章，填写内容时要使用符合档案保护要求的书写材料。全宗号年度保管期限页数室编件号馆编件号机构(问题)全宗号年度保管期限页数室编件号馆编件号机构(问题)全宗号年度保管期限页数室编件号馆编件号机构(问题)北京市昌平区档案局昌档文[2008]19号★.关于加强社区档案管理工作的通知右中左全宗号年度保管期限页数室编件号馆编件号机构(问题)另附白纸，右上角加盖归档章全宗号年度保管期限页数室编件号馆编件号机构(问题)档案馆给定的，没有为空2008总页数空按问题结合时间排好的顺序号机构名称永全宗号32年度2008保管期限永页数15室编件号1馆编件号机构(问题)党办全宗号目录号案卷号件号责任者文号题名日期页数开放备注第五步：编目归档文件目录101010123北京市昌平区沙河镇党委Δ北京市昌平区沙河镇党委北京市昌平区沙河镇昌平区沙河镇2008年工作总结2008年大事记[与三元公司签订的土地征用协议]20081231200800002008120025108党办党办政府办323232ee昌沙党发[2008]25号1、有文号照实录入；2、没有为空。不足8位用0补齐，没有月份排在年末没有具体日期的排在月末自拟题名加[]电子文件标识，有填写e，没有为空空用8位阿拉伯数字表示，不能出现、或—等第六步：填写备考表盒内文件情况说明说明人:.年月日备考表张三2009415主要填写本盒内文件的缺损、修改、补充、移出销毁等情况。（协议与补充协议可相互指引）由档案员签名填写装盒日期第七步：装盒书写盒面、盒脊同一年度内，同一保管期限下，按照室编件号的顺序装盒，装满为止，每盒的最后放上一张填写完整的备考表。北京市昌平区沙河镇2008永久党办政府办11032第八步：打印目录并编号归档文件目录打印输出，形成永久、30年、10年三本目录，分别用阿拉伯数字在右下角流水编制页号。永久接着2007年排列，30年、10年分别单起目录。全宗号目录号案卷号件号责任者文号题名日期页数开放备注归档文件目录101010123北京市昌平区沙河镇党委北京市昌平区沙河镇党委北京市昌平区沙河镇昌平区沙河镇2008年工作总结2008年大事记[与三元公司签订的土地征用协议]20081231200800002008120025108党办党办政府办323232ee昌沙党发[2008]25号20可以直接用计算机打印输出第九步：填写目次表目次表年度件号页号2007年2008年2009年1483519651第十步：装订归档文件目录按照目次表在前，归档文件目录在后的顺序装订。立档单位的名称2007年——永久流程图