文档管理

文件与档案管理主要内容文档管理的基本概念文档管理发展史文档管理流程文档管理要求文档管理技巧文档保存期限电子文档和邮件管理Fileisn’tPile文档类型报告专案规定文件剪报信息名片目录杂志照片音像。。。。。。文档的重要功能(1)处理业务的参考(2)执行业务的依据(3)可作为了解公司历史的参考(4)可作为研究时的参考(5)工作绩效得确认概念文档管理：DocumentManagement指文档、电子表格、图形和影象扫描文档等的分类、存储和检索。每个文档应具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般用档案袋归档，必要时电子文档应归档在可读写的光盘上。文档的状态包含草稿、正式、签发、归档、作废、删除等。文档管理就是记录管理(RecordsManagement)(1)文档的收集、鉴定(2)文档的整理、保管(3)文档的统计及利用文档处理流程收件整理分类登記阅读建索引卡做备注检索目录统计处理迁移作废销毁文档整理緊急(immediateattention)簽字/核准(approval/signature)一般業務(normal/routineaction)閱讀/參考(information/reading)文档管理的原则1.集中管理原则：企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案2.共同分享原则：尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降低管理成本3.分类归档原则：及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率文档管理的制度集中管理制所有案卷集中一處，由專業檔案管理人統一管理，依各部門的需要可隨時申請調閱分散管理制將案卷分由各業務部門個別管理、調閱混合管理制常用或當年度之案卷由各部門自行管理、不常用並需保存長久的舊案則集中管理文档管理的目的分门別类整理排列归档保存在需用时，可立即找出参考文档分类方法(1)时间分类法(2)年度分类法(3)时期分类法(4)组织机构分类法(5)作者分类法(6)通讯分类法(7)技术分类法(8)文书分类法(9)媒体分类法(10)文件种类分类法(11)形状规格分类法(12)载体形态分类法基本文档分类法ALPHABETIC（笔划）GEOGRAPHIC（地区）SUBJECT（主题）NUMERIC（数字）CHRONOLOGICAL（日期）档案分类整理方法﹝1﹞字母／笔划別整理方法依客戶姓名或廠商名稱第一個字的字母或筆劃順序排列*依客戶英文姓名時,姓(sirname)放在最前面Jackson,Michael档案分类整理方法﹝2﹞地区別整理方法將往來客戶依其所在地地區分類。分類單位以洲、國、縣、市或更小單位，視實際情形而定。各單位內的檔案則依筆劃／字母排列。档案分类整理方法﹝3﹞主题別整理方法以文件內容的主題為依據而歸檔。將企業的業務大致區分，在每一種區分下再予以細分。档案分类整理方法﹝4﹞数字別整理方法是一種間接整理法不直接標示名稱或標題而以數字代表來排列的方式。在文件歸檔前先要將檔案分類、分別編上數字號碼。再製一索引卡，跟據索引歸、調檔案。档案分类整理方法﹝5﹞日期別整理方法將文件依日期先後排列。可作為參考用流水檔档案检索信息量在文化和职场政策的刺激下急速增长！对文档进行科学分类作为一种逻辑方法，其原理是不变的，“致用性”是最高原则。爱因斯坦认为：“西方科学的发展，是以两个伟大的成就为基础，那就是：西方哲学家发明的“形式逻辑体系”（在欧几里得几何学中），以及通过系统的实验发现，有可能找出事件的因果关系（在文艺复兴时期）”。分类是形式逻辑范畴，科学的逻辑分类法则具有唯一性。法则是不可更改的必须遵循的科学规律，规则可以是人为办法。列举分类中国古代目录学：经史子集美国国会图书分类法：用22个大写字母作为大类代号逻辑分类国际图书集成分类法：形式逻辑7级检索表编目(分类索引)董事會員工資料固定資產公司章程薪资、津貼預算經營計劃流動資產招聘、訓練工會應收帳款福利、保險管理規則應付帳款1.经营行政1-1董事會1-2公司章程1-3經營計劃1-4管理規則1-M其他行政2.财务2-1固定資產2-2流動資產2-3預算2-4應收帳款2-5應付帳款2-M其他財務3.人事3-1員工資料3-2薪资、津貼3-3招聘、训练3-M其他人事〝未決箱〞將无法決定是否需归档的文件暂存在这个紙箱中，過3-6個月之后再決定归档或销毁。文档调阅单编号：主题：归档日期：归档人：调阅人：调阅日期：拟归还日期：分存单日期：文号：收件人：主题：原文存放处：文档保存期限永久保存特定性質,特定期限政府及公司規定之保存年限业务參考有效期限建立文件保存年限表列出文件名称设立保留时间制做保存期限表相关主管批准实施保存期限办法文档保存年限檔案名稱保存部門保存年限存檔方式公司章程、組織營業稅務應收／應付帳款查帳記錄採購訂單客戶合約銷售記錄專利商標有關法令其它行政會計會計會計採購法務業務法務法務法務永遠五年三年十年三年到期後十年五年到期後十年到期後六年永遠二年ＰＰＥＥＥＰＥＰＰＰＰP-PaperE-Electronic文档迁移BOX#：箱號RECORDNAME：檔案名稱RECORDDATE:檔案日期DATEtobeDESTROYED：應銷毀日期电子文档管理分類,註明日期善用檔案總管功能按時清理,移轉備份针对现代化办公（无纸化办公）这样就在电脑上存积大量的文档，这些文档散落在电脑里，很不方便查找，针对这一难题的解决方案。不需保存的信件立刻刪除收件匣(in-box)：待閱/待處理文件处理完畢立刻归档卷宗夾(folder)：分类暫時存放檔案夾(archive):長期儲存區需長久保存信件由folder轉移至archive儲存或另存新檔或印出歸檔來路不明的郵件要小心以免病毒毀掉所有資料电子邮件E-Mail有效率的档案管理将未处理及已处理文件分区放置固定归档时间养成用完文档隨手歸位习惯善用“未決箱〞〝待归档〞文件夾等按時清理、移轉、销毁檔案隨時记录有用資料加以分类处理专案档隔頁紙分类供应商档案一、分序分类排列。供应商可按地区分类（如电脑软件中本身有供应商编号，可按供应商编号排序），打孔后用大活页夹夹上，在活页夹外侧注上编号xxx号-YYY号，方便查找。需要更改供应商信息时，及时将各部门核准更改后的供应商信息卡替换或在原活页夹中增加该供应商页。日常文件分类，夹在透明百页文件夹中，按周清理。二、及时清理。对于供应商信息卡，可在一两年后，将老资料按顺序装订归档。对于日常文件，在失效后，如无保存价值，及时清理作废。如有保存价值，定期装订归档。三、建立查询制度用一专门文件簿，对于来借阅资料、文件的人员，签字确认（注明借阅日期、借阅文件、借阅者、归还日期）分类编码排序，有助管理。工作安排待办事项单（Todolist）待办文件夹（Pendingfolder）日历，行事历（Calendar）追踪/提醒文件夹（Follow-upfolder）电子记事簿（MicrosoftOutlook/LotusNote/PDA）PDA/MicrosoftOutlook行事曆通訊錄記事待辦事項電子郵件旅費管理名片分类整理法笔划／字母行业別地区別主题別哈電族PDA实例：個人生活資料檔理財/保險收據/證明健康紀錄待辦事項各種證件食譜/運動/插花谢谢！