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1职称申报和公文写作培训班资料之四公文写作一、何谓公文《中国共产党机关公文处理条例》第二条指出：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。”《国家行政机关公文处理办法》第二条指出：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。”含义：党的机关实施领导、处理公务；行政机关用于行政管理。性质：具有特定效力或者法定效力。特征：具有规范格式或者规范体式。一般文章“定体则无，大体需有。”二、公文的作用明法：法律用“公告”明世。传令：方针、政策、工作原则等需用指示、决定、通知等来传达。请求指示、批复：请示报告制度。下级机关、单位开展工作的重大原则问题，必须请示后在以批复行事。主要有请示、报告、批复等文种。商洽、支持：“一方有事，八方支持。”公文中的“函”就像一条纽带，把机关、单位之间联系起来，商洽、交流，相互支持。教育、警示：表彰通报、批评通报等就发挥这一作用。三、公文的分类按公文的地位：法定公文、非法定公文。法定公文：党和国家通过公文管理的有关法规确立的公文。党政公文十七类十八种：命令（令）、指示、决定、议案、通知、函、请示、报告、批复、通报、通告、公告、会议纪要、意见、公报、决议、条例、规定。其中“意见、公报、决议、条例、规定”为党的公文所独有；“命2令（令）、议案、通告与公告”为行政公文所独有。非法定公文：为处理各种政务活动而使用的政务信息文体。主要有简报、调查报告、计划、总结、讲话等。按行文方向：上行、下行、平行、通行公务文书。上行：请示、报告；下行：命令（令）、指示、决定、通知、批复、通报、会议纪要、意见、决议等；平行：函；通行：通告、公告、公报。按性质：指挥类、请求类、知照类、规范类指挥类：命令（令）、指示、决定、批复、通知、决议、意见等；请求类：请示和函；知照类：报告、通报、公告、通告、会议纪要等；规范类：通告、条例、规定等。按行文关系：内部公文、对外公文、收入公文、公布公文。按内容繁简：单一公文、综合公文。按送达和办理时间要求：特急、紧急、常规。按机密程度：绝密、机密、秘密、普通。四、公文写作的要求公文写作原则实事求是、准确合实、可行有效、简练规范。“随事立体、贵于精要，意少一字则义阙，句长一育则辞妨”。五、公文的行文规则下行文一要选准文种：命令（令）、指示、决定、通知、批复、通报、会议纪要、意见、决议等；二是一般只发直属下级，有时也可扩大到所属各级。三是公布性公文，一般不需另外行文。3四是向下级单位的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。五是对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定、通知时，应视需要，抄送它的另一个上级机关。六是上级机关不可与下级机关联合向下级行文。七是本机关单位的党组（机关党委）不能向下一级机关单位的党组（机关党委）直接行文，更不能向下一级行政机关行文，因为它们之间不存在隶属关系。八是职能范围的事情，不要报请上级机关批转行文。九是在政府部门党组撤消后，党的领导机关根据工作需要可向同级或下级政府部门行文。十是单位部门之间对有关问题未经协商一致的事情，一律不得各自向下级行文。上行文一要选准文种。请示、报告。二是机关单位之间一般不能越级行文。情况特殊、紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的，可以越级行文，但同时必须抄报被越过的上级机关。三是向上级机关行文，应当主送一个上级机关单位；如需其他机关的上级机关单位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复其请求事项。四是党政机关不能交叉上行请示、报告性公文。五是党委各部门应当向本级党委请示问题。六是一头请示。请示主送的单位一般只能有一个。七是一文一事。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。”《国家行政机关公文处理办法》也有类似要求。八是不送个人。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“除特殊情4况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”《国家行政机关公文处理办法》规定：“请示不得直接送领导者个人。”九是不得抄送。上行请示，不要同时抄送同级或下级机关。十是凡属本机关职权范围内可以解决或者与其他部门协商可以解决的事项，不要请示上级机关。平行文一要选准文种。函、周知性的通知、议案等。二是同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府及其部门与党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合行文。同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。三是不相隶属机关之间一般用函行文。四是平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人，更不能用指示性口吻。通行文一要选准文种。通告、公告、公报。二是行文语言要规范，不要过多描述，语体要相对严格周详。三是多用条文化写法，条目之间必须按性质归类界定清楚。表述一般先正后反。六、公文的结构公文结构主要要求：有头有尾有中段——要完整。如一个综合性的工作总结，在结构的安排上必须写清基本情况、成绩经验、问题教训、今后的努力方向等，否则该总结就不全面。一个请示，则必须写清请示事项、请示缘由、请示意见等。头尾和中段各在必然的位置——要合理。5要有一股生气贯穿于整体——要整一。开头和结尾公文的开头与文学作品不同：文学作品讲究“进门向壁，曲径通幽”；公文则要“开门见山，下笔入题，起句发意”。公文常见的开头形式有：概括式：以简洁的语言介绍主要情况，表达基本内容，扣好全文帽子。这种方法在会议纪要、调查报告、简报、报告、通报等文体中较常见。目的式：一开头就表明行文的目的。多用于知照类公文，常用“为了…..”“为……..”等句型引用。根据式：主要体现公文的严肃性和权威性。常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文。因由式：开宗明义，一开头直接阐明行文的原因，常用“由于”、“鉴于”、“因为”等词语领起下文。表态式：开头就对文件提出看法和要求，表明态度。多用于批复、复函等公文。结论式：一开头就提出结论性意见，再在下文具体解释、说明。这种形式在指示、决定、决议中经常使用。公文结尾形式主要有：惯用式：如“特此通知”、“盼复”、“特此函复”等。请求式：在行文主体结束后，向有关机关、部门提出请求。希望号召式：在行文主体提出希望、号召，如“希遵照执行”、“希认真办理”等。概括式：以简洁的文字、扼要地对公文的基本思想和主要观点作高度概括，便于让人们更清楚地了解公文的主旨。常在决定、通报、总结、会议纪要、调查报告等文体使用。自然式：意尽言止。七、公文写作格式6格式组成：《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。”除此之外，像文件份数号码、印发份数、翻印机关、翻印时间、翻印份数等也是公文格式的重要内容。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”眉首眉首俗称文头部分，包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、文件份数顺序号，此外还有间隔线。公文主体标题标题是公文核心内容的概况。标题一般均含有发文机关、事由（主要内容）和文种。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文的种类。”《中国共产党机关公文处理条例》也规定：“标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。”主送机关主送机关：发文对象。常见错误：党政不分、多头请示、越级主送、主送个人。正文正文是公文内容的主体。其逻辑结构为缘起、展开、收束。公文附件附件是正文的附属材料。印章7印章是公文生效的标志，是公文的法律依据，是行文过程中的重要环节。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。”《中国共产党机关公文处理条例》也规定：“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关的印章。”正确的盖印方法是：骑年压月，上大下小。成文时间《国家行政机关公文处理办法》规定：“成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。”《中国共产党机关公文处理条例》规定：“成文日期，一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。”综上情况，成文时间的标准主要是：一般以机关领导人签发的日期为准；凡属会议通过的文件，以会议通过的日期为准；凡属一般例行的公文，如请示、批复、函等，以实际发出日期为准；联合行文，以最后一个机关领导人签署的日期为准；电报，以实际发出日期为准；重要的法规性文件，除表明会议通过的时间外，还应注明文件生效的时间。附注1987年2月18日国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》中开始出现。是对公文正文的“注释”。文尾文尾，政府文件包括主题词、抄送机关、印发机关栏、印发日期、份数等项；党的公文包括主题词、抄送机关栏、印制版记；函件只包括主题词、抄送机关、份数等项，不注明印发机关和印发日期；会议纪要8一般包括主题词和分送机关栏。八、通知通知的定义及分类通知是一种应用比较广泛的知照性公文。在发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批准下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时，都可用“通知”。通知的种类较多，按其性质内容一般可以分为三类：（一）批示性通知主要用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规。这种通知一般与批转或转发的文件一起共同构成一个新的文件。这类通知要写明对所批转或转发的文件的意见或评价，表明批转或转发的目的。它不仅答复了来文机关，而且要求受文机关借鉴或参照、遵照执行。有的通知还要作出比较具体的指示性意见，以提高下级机关对某项工作的认识。（二）指示性通知上级机关在对下级机关的某项工作进行指示和部署，而又不适宜用“命令”或“指示”时可用这类通知。这类通知提出的要求应切合实际，语言表达要准确，文字要精练。对要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，怎么解决这些问题，要写得明白清楚。（三）告知性通知在传达和告知需要下级机关、平行机关或不相隶属机关知道或者办理的事项时用这类通知。如机构、人员变动，启用印章、召开会议，人事任免等，都可用这种通知。在给不相隶属机关发通知时，一般用“函”的形式。此类通知没有需要贯彻的内容，写法上也较为简单。不管写哪种通知，都要求做到四点，即主题集中，内容具体，要求明确，文字简洁。此外，对于一些联合通知、补充通知或紧急通知，都应在标题上注明。9九、怎样写好通知（一）通知的写作要求（1）撰写通知必须严肃认真。由于通知是一种使用频率极高的公文，对各项实际工作均有着重大而广泛的作用。所以在撰写时，特别是撰写重要通知时，必须首先“吃透”有关法律法规及方针政策，还必须“吃透”有关实际情况，以使所撰写的内容富有针对性和可行性，便于贯彻执行。（2）要认真区分不同类型通知的不同性能以及语言、语气等方面的差异。要根据具体内容来确定表达形式，在符合公文特定程式性的前提下，通知的谋篇布局、行文方式、表达技法、遣词造句等，均应力求灵活简便，尚实切用，严忌呆板陈腐及形式主义。（3）通知的抬头，必须清楚准确。受文单位可以是一个，也可以是若干个，务必—一写出，严忌错漏。如果是普发性通知，其抬头应写规范性的统称。（4）“通知导言”，务求简洁清楚，具有概括性；“通知主文”，务求明确具体，具有“可行性”。如果在“导言”末尾已然写出了“特作以下通知”之类的承启语，那么在正文末处不宜再用