6+工作分析与工作设计1(第六讲)

工作分析与工作设计（二）主要内容一、工作分析的概念与作用二、工作分析的内容与步骤三、工作说明书与工作规范四、工作分析的方法五、工作设计第四节工作分析的方法资料分析法工作实践法功能性职务分析关键事件法问卷调查法访谈法观察法秩序分析法典型事例法工作日志法资料分析法利用现有资料（如岗位责任要求、人事档案资料）进行分析，了解岗位的工作任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等，为进一步调查奠定基础。优点：利用现有成果可为工作分析节约成本。缺点：岗位责任通常界定了工作的范围和要求，但是没有数量的标准，并且缺少工作分析的其他相关内容，应通过进一步的调查研究补充完善。工作实践法工作实践法是指工作分析人员从事所研究的工作，由此掌握工作要求的第一手资料。例如为了了解工人的工作状况，佛罗里达州州长鲍伯·格雷尼姆在竞选期间的100天里，作了100种不同的工作。优点：用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会等方面的要求。缺点：对需要大量训练和危险的工作，这种方法不适用。只适用于短期内可以掌握的工作。功能性职务分析功能性职务分析FJA(functionaljobanalysis)属于以工作为中心的分析方法，主要通过对人、事、信息三者之间的关系来进行工作描述与任职说明。工作者功能是指那些确定工作者与信息、人和事之间关系的活动。关键事件法关键事件是对职位造成显著影响的事件。关键事件记录法包括以下内容：（１）导致事件发生的原因或背景；（２）员工特别有效的行为或多余的行为；（３）关键行为的后果；（４）员工自己是否能够支配或控制后果。操作:首先从领导、员工或其他熟悉职务的人那里收集一系列工作行为的事件，然后，描述“特别好”或“特别坏”的职务绩效。这种方法考虑了职务的动态特点和静态特点。优点：研究的焦点集中在工作行为上，因为行为是可观察的、可测量的。缺点:费时；关键事件的定义是显著的对工作绩效有效或无效的事件，往往遗漏了平均绩效水平。而对工作来说，最重要的一点就是要描述“平均”的工作绩效。举例：销售工作的15种关键行为善于把握客户定货信息和市场信息；密切注意市场需求的瞬间变化；善于与销售部门的管理人员交流信息；善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息；对上级和客户忠诚，讲信用；能够说到做到；坚持为客户服务，了解和满足客户的要求；积极收集产品的售后反馈信息；向客户宣传企业的其他产品；积极扩大企业的销售额及市场占有率；不断掌握新的销售技术和方法；在新的销售途径方面有创新精神；维护公司形象，树立企业良好声誉；结清帐目；工作态度积极主动。问卷调查法问卷调查法是一种应用非常普遍的工作分析方法，既快捷又经济。问卷根据内容设计的不同可以分为工作定向问卷和人员定向问卷。工作定向问卷主要强调工作本身的条件限制和结果（即强调行为的结果）。人员定向问卷主要集中了解员工的工作行为（即注意的是行为的本身）。问卷调查法主要包括任务调查表法与职务分析问卷法。任务调查表法属于工作定向问卷法，职务分析问卷法属于人员定向问卷法。（1）优点：能够从员工处迅速得到信息，节省时间和人力，费用低；适用于在短时间内对大量人员进行调查的情形；结构化问卷所得到的结果可由计算机处理；（2）缺点：问卷的设计需要花费时间、人力和物力，费用较高；单向沟通方式，所提问题可能部分地不为员工理解；可能造成填写者不认真填写，影响调查的质量。MPDQ问卷（管理职位描述问卷）以工作为中心的工作分析方法，对管理者的工作进行定量化测试，涉及管理者所关心的问题、承担的责任、所受限制、任职要求等13类工作因素，由197个问题组成。PAQ问卷（职位分析问卷）以人员为中心的工作分析方法，是一种结构化、定量化的工作分析法，包括187项工作元素、7个与薪资相关的问题。PAQ问卷由6组因素构成：信息输入、思考过程、工作产出、人际关系、工作环境、其他特征；其中的每个工作元素均用使用程度、重要程度、所需时间、发生概率、适用性、其他等因素进行评价。1.检查你现在的任务（）2.在“所用的时间”（）根据现任职务所用的时间进行等级评定。检查所用的时间现在已检查完毕1.极少2.大大低于平均数3.低于平均数4.略低于平均数5.相当于平均数6.略高于平均数7.高于平均数8.大大高于平均数9.极多职责：维修和保养喷气式飞机的发动机1.调整补燃气喷管2.调整维修拖车3.为发动机元件装上保险丝4.装配发动机元件5.装配主机元件……任务调查表法示例：美国空军喷气式飞机发动机机修工的部分任务调查表职务分析问卷法（PAQ）——美国普渡大学的研究员麦考米克等人职务分析问卷法采用清单的方式来确认工作要素，其中含有187项工作要素和7个相关问题，这194个项目或职务要素可以分为六个类别：类别内容例子工作元素数目信息输入工作者在何处与如何得到工作必要的信息？如何获得市场变化和组织变革的消息？35心理过程在工作中如何推论、决策、计划、处理信息？解决问题的推理难度14工作输出工作需要哪些活动、工具和仪器？使用电脑软件等辅助手段49人际关系工作中与哪些人员有关系？与客户和其他部门交流合作36工作环境工作的物理环境和文化氛围如何？是否与他人有冲突或环境不适应?19其他特征与工作的其他特征有关的活动、条件和特征是什么？工作时间安排、报酬方法、职务要求41职务分析问卷的每个工作元素都有6个计分标准信息的使用程度耗费时间适用性对工作的重要程度发生的可能性（发生的概率）特殊计分职务分析问卷范例使用程度：0—不曾使用；1—极少；2—偶尔；3—中等；4—经常；5—大量使用信息输入：1.工作信息的来源：请员工根据工作时的实际情况，审核下列材料的使用程度。2.可视工作信息资源。（1）书面资料（书籍、报告、文章、说明书等）（2）计量化资料（与数量有关的资料，如图表、表单等）（3）图画性资料（如图形、设计图、地图等）（4）测量器具（尺、天平、温度计等）（5）机械器具（工具、设备机器等）（6）自然特征（场地、植物等）（7）人为环境（建筑物、公路等）阈值特质分析方法(TTA)——劳普兹(Lopez)等人，1981年TTA方法的依据是:具有某种人格特性的个体，如果工作绩效优于不具有该种特质者，并且特质的差异能够通过标准化的心理测验反映出来，那么就可以确定该特质为完成这一工作所需的个体特质之一。阈值特质分析问卷研究角度：是试图确定那些能够预测个体工作成绩出色的个性特点。访谈法工作分析人员与工作人员或其主管人员进行面对面地交流工作内容、原因和方法等。访谈的典型问题包括：你曾经做过哪些工作？担负的主要责任是什么？如何完成工作？工作的时间、地点？基本的绩效标准？工作的环境和条件如何？工作有哪些生理上及感情上的要求？工作的安全情况和卫生状况等？通过谈话的方法获得工作分析所需信息的方法。访谈法的特点：面对面地交换信息，可深入了解工作态度、动机等因素，具有互动性的特点；但不如问卷法的结构完善，受访谈者、被访谈者和情景因素影响大。访谈的形式分为：个人访谈集体访谈管理人员访谈工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资料.座谈者构成应呈随机性.（1）适用范围：一般不作为单独收集岗位信息的方法，而是和其他方法一起使用.（2）优点：一种相对简单、便捷的搜集信息的方法，而且适用面较广；通过访谈能探察到一些不为管理层知晓的内容;方式亲切，能拉近访谈者与员工的关系；（3）缺点：信息失真--害怕效率革命而带来薪酬变化；打断被访问人员的正常工作；可能会因问题不够明确而造成双方误解或信息失真。观察法观察法，一般是由有经验的人，通过直接观察的方法，记录某一时期内工作的内容、形式和方法，并在此基础上分析有关的工作因素、达到分析目的的一种活动。工作分析人员到现场实地去查看员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表等形式记录下来。直接观察法经常与面谈法结合使用。被观察者姓名：观察者姓名：工作类型：观察内容：（1）什么时候开始正式工作？（2）上午工作多少小时？（3）上午休息几次？（4）第一次休息时间从___到___（5）第二次休息时间从___到___（6）上午完成产品_____件（7）平均多少时间完成一件产品？（8）与同事交谈几次？日期：观察时间：工作部门：（9）每次交谈约____分钟（10）室内温度_____度（11）抽了几支香烟？（12）喝了几次水？（13）什么时候开始午休？（14）出了多少次品？（15）搬了多少原材料？（16）噪音分贝是多少？工作分析观察提纲（部分）秩序分析法秩序分析法一般用于非管理工作的描述。它是一种以工作为中心的工作分析方法。秩序分析，即动作研究源于工业工程。时间研究：工作样板法。基本原理（1）两手的运动必须平衡，两手应同时开始或结束运动；（2）除业余时间外，两手是用于生产，而非处于限制制状态；（3）两手的运动因同时在相反和对称的方向运动；（4）工作应能在简单、自然的节奏下操作；（5）所有的工具与原料均有正确的存放位置，且必须置于最靠近员工的地方；（6）箱子或其他仪器用于传递原料并使之达到使用点；（7）工作地必须保证足够的亮度、高度和空间以便操作者能改换坐、立姿势；（8）只要可能，夹具、固定物或其他仪器应用于减轻无需操作的手的疲劳；（9）工具应事先置于能够方便的拿到的位置上。典型事件法典型事例法是对实际工作中特别有效或无效的工作者行为进行描述的方法。按照一定的标准选取极有效和特别无效的样本作为研究对象，寻找造成绩差异的关键事件是什么，是怎么发生的，可能的原因是什么。当大量的这类小事例收集起来以后，按照它们所描述的情形进行归纳分类，才能对实际工作的要求，有一个非常清楚的了解。认定员工与职务有关的行为，并选择其中最重要、最关键的部分来评定其结果。（1）优点：直接描述人们在工作中的具体活动，可揭示工作动态性。（2）缺点：收集、归纳事例并加以分类比较耗时；很难对平均工作形成总的概念；可能会遗漏不显著的工作。工作日志法工作日志法（ParticipantDiary）为了了解员工实际工作的内容、责任、权利、人际关系及工作负荷，而要求员工坚持记工作日记，然后经过归纳提炼，取得所需工作信息的一种职务信息获取方法。让每位员工按时间顺序，将工作中的每一项活动都记录下来，从而提供一幅非常完整的工作图景。（1）优点：能获得大量的、更为准确的信息；前期直接成本小。（2）缺点：信息较凌乱，整理工作复杂；加大员工工作的负担；也存在夸大自己工作重要性的倾向。工作日志样例序号开始时间结束时间所耗时间工作活动18：309：3060分钟拆阅应聘者的简历29：4010：0020分钟将应聘者的简历初筛，按应聘部门分类310：0012：00120分钟将简历送交各用人部门的经理筛选观察法能较多、较深刻地了解工作要求不适用于高层领导、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作访谈法效率较高面谈对象可能持怀疑、保留态度；对提问要求高；易失真问卷调查法费用低；速度快，调查面广；可在业余进行；易于量化；可对调查结果进行多方式、多用途的分析对问卷设计要求高；可能产生理解上的不一致实践法短期内可掌握的工作不适用于需进行大量训练或危险的工作典型事例法可揭示工作的动态性，生动具体费时；难以形成对一般性工作行为的总的概念部分工作分析方法的优缺点工作分析方法的选择根据目标进行选择当工作分析需要达到不同的目标时，使用的方法也有所不同。例如，当工作分析用于招聘时，就应该选用关注任职者特征的方法；当工作分析关注薪酬体系的建立时，就应当先用定量的方法，以便对不同工作的价值进行比较。123根据岗位特点选择有的岗位的活动比较外显，以操作机械设备为主，那么这样的岗位就可以使用现场观察法；而有的岗位的活动以内隐的脑力活动为主，不易时行观察，那么运用观察法对这样的岗位收集工作信息就不适合。再比如有些方法要求被调查者具有一定的书面表达能力，如开放或问卷的方法，这时一些文化水平要求较低的岗位的任职者就无法回答。根据实际条件进行选择有些方法虽然可以得到较