文件材料归档制度

文件材料归档制度文件材料归档既是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点，其工作好坏，直接关系到档案的质量、保管和利用等一系列工作，为搞好本社区居委会文件材料归档工作，特制定本制度。一、归档范围：凡是社区居委会在各项工作中形成的反映其职能活动，具有保存和查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围,任何部门和个人不得据为已有。二、归档时间：(1)文书档案，实行随办随归或年终集中整理归档，每年二季度前将上年收集、整理好的档案向档案室移交；(2)声像档案，随时向档案室移交；(3)与档案有关的资料，反映本社区居委会的报刊，与本社区居委会各项业务有关的杂志、书籍，随时向档案室移交。三、归档要求：(1)归档的文件材料必须齐全、完整、能准确反映本社区居委会职能活动和基本历史面貌；(2)、归档文件的字迹、载体必须适宜于永久、长期保存，凡是用铅笔、园珠笔、复写纸、红墨水、彩色笔书写，字迹易褪变、扩散的文件材料而且又没有打印（油印）件的均应复制后归档；（3）按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，区分保存价值，进行分类整理和归档；(4)归档的各种门类的档案必须符合有关标准要求。档案管理使用制度为维护档案材料的安全，最大限度的延长档案的使用寿命，特制定本制度一、档案库房坚固适用，具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等功能。二、做好温湿度记录、适时开窗通风、逐步添制除湿、空调设备、尽量把温湿度控制在有利于保存档案的范围内。（国家标准：标准温度14-24度，标准湿度45-60）。三、定期对室藏档案资料进行抽查，年终全面检查，保持室内清洁卫生、无杂物。四、各种门类和载体的档案按系统排列存放，编制简明确切的档案（资料）陈放位置示意图。五、对破损和褪变的档案材料，要及时修复或复制。六、档案管理人员变动工作，应办理交手续。七、建立健全档案全宗卷，及时补充完善其内容。八、电子文档的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和省档案局《关于印发〈档案数字化技术规范的通知〉》等有关规定执行。档案保密制度为确保档案机密的安全，根据《保密法》等有关文件规定，特制定本制度。一、认真贯彻执行《保密法》和上级有关部门对档案保密的规定，增强保密观念，自觉做好档案保密工作。二、加强对借阅利用档案的管理，严格执行档案利用制度，及时收回与清点所利用的档案和机密资料。三、不随便谈论室内档案及其他情况，严禁擅自把档案材料携带出档案室，以防止丢失。四、对没有保存价值的档案、文件资料要集中妥善保管，不得随意出售和乱放，经鉴定并由社区居委会领导批准后及时销毁。五、档案工作人员离开档案室，必须将门窗关闭，以防意外事故发生。档案利用制度档案工作的根本目的在于及时、准确、系统地提供档案为各项工作服务，为搞好档案利用工作，充分发挥档案在城市社区居委会各项工作中的作用，特制定本制度。一、凡在社区居委会档案室查阅、抄录、复制档案，必须经社区居委会领导批准同意，必须办理借阅登记手续二、自觉维护档案的完整与安全，所利用的档案不得转借和私自影印、翻印、复制，未经许可不得公布档案内容，不得遗失、拆散，调换、抽取、污损、涂改、加注标记（图点、批注、勾划）档案。三、档案工作人员对借阅利用的档案，归还交接时要当面点清、检查,以监督档案是否受损，如有损毁,要及时上报,严肃处理。档案人员岗位责任制为了搞好本社区居委会的档案工作,提高档案人员业务水平,增强档案工作责任感,特制定本责任制.一、认真执行《档案法》和档案工作的有关条例、规定、规范标准。二、负责草拟本社区居委会档案工作的有关业务材料。三、负责本社区居委会档案资料的收集、整理、归档。四、对本社区居委会各种门类和载体的档案资料实行集中统一保管。五、负责本社区居委会档案的提供利用工作。六、开展档案的编研业务，编写一定数量的文字资料，主动为本社区居委会各项工作服务。七、建立档案工作统计台帐，熟悉本社区居委会档案的内容与成份。