展会招展方案

1展会招展运作方案要办好一届展览会，首先应该对展览会的操作过程了如指掌。展览会的工作包括计划、组织、运作、实施及评估等五个阶段。第一阶段：计划、组织1、市场调查2、可行性分析3、立项第二阶段：运作1、招展2、招商3、供应商选择4、相关活动5、宣传第三阶段：实施1、展前准备2、现场操作第四阶段：总结、反馈展会招展方案一、招展方案的基本内容招展的目的是招揽到合适的企业参展，实现主办单位参展企业的价值传递。招展工作的好坏直接影响着展览会的效果，它是展览会取得成功的关键，也是展览会取得成功的基础。招商的目的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进行贸易洽谈。它是展览会的生命线。具体步骤：一是贸易观众群体的确立；二是建立贸易观众数据库。贸易观众数据库建立的步骤基本上与参展商数据库的建立方式相同；三是观众请2柬的编印与邮寄；四是电话招展；五是观众预登记表回收和确认。招展方案是对展会招展工作的总体规划和全面部署。招展方案包括十项内容：1、产业分布特点2、展区和展位的划分3、招展价格4、招展函的编制与发送5、招展分工6、招展代理7、招展宣传推广8、展位营销办法9、招展预算10、招展总体进度安排二、招展方案具体实施（一）产业分布特点行业的研究如今有90个行业有展览会。本行业值不值得办展览会？本行业是否成熟到能办展览会？有无需要办展览会？这是我们在办展览时首先要问的几个问题。如80年代提出发展汽车行业，94年提出大力发展汽车的政策，以市场换技术，这样不久才开始办汽车展览，从而推动了汽车业的发展，用产业换技术、发展，从而具备了发展汽车展的条件。原本汽车展在北京隔年办，由于汽车技术发展太快，北京隔年办，无法跟上国际汽车技术的发展，于是上海也办、广州也办。例如机床展，80年代世界机床发展很快，于是中国为了出口，引进技术，这样才使机床展览有了可能，于是机械部开始办机床展览。许多展览失败的根本原因就是行业不需要，重复办展也是因为行业是否需要导致的。国家法规政策研究办某个展览室，研究国家法规政策对本展览有什么限制和要求等。如梁文博3士任中岱展览公司总经理时，想在前任的基础上有所创新，提出了办农业、石油、防务展（即武器装备展）、高科技展四大展。结果都否决了。原因是武器展——中国在世界上主张和平；石油展——中国发展原本就需要能源，这会引起世界各国对我们的不满。农业展——国内已经够多了；最急需的是国外农业机械展，而不是农产品展，因为中国本身就是农业大国，农产品丰富，无需进口，但是农业机械技术落后。以上是展览题目好，但国家政策不允许你做。差异性研究即市场细分过程的研究。人们从事展览希望寻找大行业，因为市场大、市场多，可持续发展，即注意了普遍性，但却忽视了差异性。因差异性往往就决定了能否办这个展览。如机床展，一机部十一引进技术为主，而机械展览协会则是以本国机械技术为主。虽同在北京办展，时间也差不多，然而却非常成功，就是注意了差异性。地域性研究展览不分国内外、广东广西，提倡国际化。这个区域是否符合办展览，即硬件条件、产业群有没有，场馆、区域的特点、吸引办展览的人文条件。客观条件研究的越细，越深入全面，那么成功的可能性就越大。但是靠公司来解决这个问题不太可能，因为办展览者受专业限制（策划师是系统论的集大成者）。解决的办法就是通过行业协会的合作。若办本专业的展览就最好请一两个这方面的资深专家。（国外不允许协会参加展览的筹备等工作，因为有寻组行为。）他能够决定哪个单位来参展，来得都是什么东西，因为他是这个行业的专家，最了解情况。搞展览的灵魂人物并非是办展人，二是懂专业的专家，他策划时有很深的专业背景，了解世界最先进的技术。发展趋势。（二）展区和展位的划分展位划分原则专业分类（按专业题材划分展区）4专业和综合性结合有利于提高展会的档次有利于提高参展商的展出效果易于观众参观易于现场管理和服务（方便展位的搭建和拆卸）营造展馆气氛划分展区和展位应注意的问题统筹兼顾（统一安排，尽可能地照顾办展机构、参展商、观众以及展会服务商各方面的利益和便利性）因地制宜（展厅的柱子、参展商的不同展位要求、死角等）不能遮挡展馆的服务设施（电箱、安全通道、消防设施等）注意适应参观人流的规律（直走，向右走、入口处形成围观等）合理地安排展会的功能服务区（登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等）展位种类道边形：最常见的展台形状，在走道两侧，为单面开，三面为墙。5内角形：展位为两面开。面对的两个通道里都可以看到该展台。外角形：也是两面开，但它位于岔道口。（适合设立咨询台、展示焦点）6半岛形：为三面开。岛形：为四面开，不适宜标准展架。7通道形：为两端开面，其性价比较高。（三）招展价格招展价格目标一般地，办展机构的定价目标有5种利润目标（一是以当前利润最大化为目标来给展会定价；二是以办展机构满意的利润为目标来定价）市场份额目标（最大限度地增加展位销售、扩大展会规模、提高展会的市场占有率，因此价格低、甚至不惜放弃目前利润。这种情况在展会举办初期和培育期常见）市场撇取目标（定出尽可能的高价，前几届尽可能地获取利润，一旦竞争激烈，有充分的主动权逐步降低价格）展会质量领先目标（价格高质量就优良）生存目标（获取生存可能关键，价格低）招展机构的三种定价方法办展机构选择哪种定价目标，主要受三个因素的影响：顾客、成本、竞争。成本导向定价法（一般以办展成本作为展会定价的基础：固定成本和变动成本）。第一，成本加成定价法（在单位成本的基础上附加一定的加成金额）；8第二，边际成本定价法（展会增加一个站为时所增加的成本，即追加支出成本）第三，目标利润定价法（展位销售能保证办展机构达到与其的目标利润率）需求导向定价法（着重考虑参展商对展会价格的期望和反应、接受能力与程度、）第一，市场认可价值定价法（参展商对展会的认可程度和认可价值的定价法）第二，需求差别定价法（根据市场需求强度的不同而定出不同的价格）第三，需求心理定价法（根据消费者的心理特点，例如“从众”心理）竞争导向定价法（以与本展会竞争关系的展会的价格作为本展会定价基础）第一，随行就市定价法（依据本题材展会或本地区展会的一般价格水准）第二，渗透定价法（以打进新市场或扩大市场占有率加强市场地位为目标）第三，投标定价法（办展机构根据竞争者可能的报价为基础，兼顾自己应有的利润所采用的定价法）招展价格折扣统一折扣差别折扣特别折扣位置折扣案例：2007年山东糖酒会[2007-7-6]展位价格：1、标准展位（3×3=9㎡）：RMB2600元/9㎡；2、室内光地（36㎡起租）：RMB300元/㎡(空地不带任何展具、展商自行设计)；3、凡上届参展商和提前预订展位的企业可享受2300元∕9㎡；4、光地280/㎡的优惠价格，并可优先选择展位。执行招展价格应注意的问题9严格执行价格及价格折扣标准加强对招展代理的招展价格管理避免在招展末期低价倾销展位严格控制差别折扣和特别折扣的适用范围（四）招展函的编制与发送招展函的主要内容（1）展会的基本内容名称标志展会时间地点办展机构名单办展起因和办展目的展会特色展品范围价格（2）市场状况介绍行业状况地区状况（3）展会招商和宣传推广计划招商计划宣传推广计划相关活动服务项目（4）参展办法如何办理参展手续付款方式10参展申请表联系办法各种图片和图案（5）编制招展函的原则内容描述有吸引力言简意赅，目的明确美观大方便于邮寄和携带招展函的编制文案案例：《地球生命和平》人物画大展招商函正值“世界和平日”三周年之际，为了响应国家开展精神文明建设的倡导，首届“地球、生命、和平”大型人物画优秀创作展系列公益活动将于2006年9月在北京开展，届时我们还将举办大型的“市场高峰”论坛。活动汇集了中国内地及海外一流画家。这是一次以绘画艺术与公益事业相结合的大型活动，是一次极高艺术水平的具有世界影响力的文化交流盛会。一、组织机构：由文化部艺术服务中心、首都美术记者协会、中国美术家协会、徐悲鸿纪念馆、中泰国际拍卖公司、北京文之杰文化艺术中心联合举办。二、活动时间：2006年9月三、活动内容：国内以及港澳台地区画稿征集、特邀著名画家笔会、新闻发布会、媒体见面会、部分征集作品巡展、征集作品评选、获奖作品展览、作品集结成册、颁奖晚会、《艺术创作与市场》高峰论坛、文化交流鸡尾酒会、获奖作品校园巡展、公益拍卖、“地球、生命、和平”主题单元活动（1、“热爱生命”百家艺术创作系列展；2、“绿色家园”共植和平林；3、“地球家园”百名儿童绘长卷）（具体内容见执行方案）四、活动商机：111、活动拥有全国一流的画家，稿件质量极高，届时有众多名家作品展售。2、此次活动得到国家相关部委及领导的大力支持，并参加此次活动全过程。3、活动期间将举办二次新闻发布会（可以配合企业新品发布会，加强文化气息）和三次媒体见面会，受到中央电视台、北京电视台、《新华日报》、新浪网、搜狐网等三十余家媒体强势宣传支持。4、活动期间贯穿大量公关活动，为企业发展公关及交流提供机会。5、活动期间将举办部分作品分期预展周和校园巡展周，这些活动都将和企业紧密配合，将企业文化及其产品带进社会的各个层面。6、活动前期做过大量宣传，拥有极高的社会知名度，社会曝光率高。7、活动宣传具有持久性，宣传效果可持续六个多月，贯穿于整个大展始末。可以给企业带来持久的形象宣传，以及新品的推广。8、活动给企业提供更广的社会接触面，为企业之间合作搭建桥梁。9、活动期间的多次主题单元活动，提升企业良好社会形象和广泛的知名度，带来无限商机。10、活动期间有许多特邀佳作以及比赛评选出的优秀作品可以为企业内部认购，或收藏，或由组委会对认购的作品进行增值运作，体验艺术品投资的深厚文化底蕴。（注：本次大赛活动中我方将负责撰写投资方所投资项目的策划方案工作，具体细节可详谈。）五、组委会联系方式：地址：北京市西城区新街口北大街53号（徐悲鸿纪念馆内）邮编：100035E-mail:[e-mail]电话：010—62252265-19、20、21、25传真：010—6223336212网站：现面向全国各广告及相关文化公司诚征活动招商代理，共同打造绘画市场品牌旗舰！活动详情请来电咨询或登陆网站查询。《地球生命和平》组委会作业：要求学员编制一份招展函。招展函的发送根据招商招展的对象的不同，采取灵活多样的发送方式：登门拜访；召开新闻发布会；邮寄信函；发送电子邮件；在相关展会发送招展函（五）招展分工展会的招展单位一般不止一个。各单位招展工作混乱和招展地区出现交叉是展会招展工作中的大忌。展会招展分工涉及作两方面的内容；各招展单位之间的分工安排和本单位那招展人员及其分工的安排。各招展单位之间的分工安排各招展单位必须共同遵守的招展原则各招展单位的计划招展面积各单位负责的招展地区和重点目标参展商、展位费的收取办法如何具体安排各参展商的具体展位案例：第九届高交会山东代表团组展工作方案一、第九届高交会的基本情况：第九届高交会将于10月12日-17日在深圳国际会展中心举行。高交会由商13务部、科技部、信息产业部、国家发改委、教育部、人事部、国家知识产权局、中国科学院、中国工程院和深圳市人民政府共同主办，农业部协办，深圳市中国高新技术成果交易中心承办。第九届高交会将确定“推进开放创新”、“保护知识产权”和“创建和谐社会”三大主题，继续突出“技术、产品、人才、资金”四大板块，搭建“成果交易、招商引资、人才与智力交流”三大平台，进一步提升“国际化、精品化、专业化、市场化”的展会特色，不断创新和丰富高新技术成果交易模式，整合专业产品展优质资源，增强专题活动实效，完善人才交流手段，首次推出“1+3”（1个展览和3项活动）系列活动。即创新设立了“海外高新技术与产品馆”，配套推出“中美民用高新技术与产品贸易论坛”、“外国产品采购大会”、“国外产品采购政策及采购程序推介会”等三项活动。使高交会成为增强国家创新能力的舞台、激发全社会创新活力的引擎、引进消化吸收再创新战略的中介、科技成果转