秘书学概论-第三章秘书职能

六盘水师范学院中国语言文学系秘书学概论第三章秘书职能秘书机构及其设置秘书的基本职能秘书职能实现的途径一、秘书机构的含义与特点（一）秘书机构的含义秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。“秘书机构”与“秘书部门”“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。广义的秘书机构指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。狭义的秘书机构指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。（二）秘书机构的特点附属性辅助性综合性附属性任何秘书机构都直接隶属于社会组织的领导机构，在领导机构下设置，处于一个特殊的位置。社会组织，必设秘书机构，为领导从事一切辅助性工作。综合性秘书机构的主要活动是围绕领导活动展开的，涉及面非常广。既有收集信息、提出意见和建议、提交方案的参谋性工作；也有协助控制、沟通协调的综合性工作；还有起草文件、办会办事、立卷归档等事务性工作。所以它被形象地称作“不管部”。辅助性秘书机构不同于决策机构，也不同于社会组织内其他业务性机构，既无权做出决策，也不是某方面的业务主管，其工作基本上是围绕领导班子或领导人的工作而从事一些辅助性活动。秘书机构示例二、秘书机构设置的原则秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必须遵循规范化、科学化原则。（一）规范化原则秘书机构必须依照有关法律法规来设置、增删和调整，不能凭主观随意。必须参照现有法律法规设置秘书机构。《宪法》规定：“一切国家机关实行精简的原则。”各级各类社会组织设置秘书机构必须遵循精简的原则。在人员编制上要保持人员的精干，定员、定编，裁减冗员，不滥设虚职和副职。在机构层次的划分上，要尽量简化层次。（二）科学化原则1.组织结构要科学:秘书机构设置必须遵循组织管理的客观规律，设置合理的层次和部门，分管有关工作，不能随意增加层次、增设科室。要使其内部组织协调一致，形成一个职责分明、联络通畅、高效运转、服务便利的完美整体。从目前党政机构秘书机构设置的情况看，传统的事务性系统比较繁复，而适应新形势需要的智囊系统、信息系统还不够健全，发挥协调功能的协调系统也尚不完善，这些都需要不断调整和完善，使其达到最佳结构状态。2.职责确定要科学秘书部门在确定工作职责和服务范围时，应考虑和相应的领导机构相适应，根据社会组织特点确定职责。比如权力机关的贯彻落实工作、监督机关的检查督促工作、业务部门的综合性工作等，要对工作职责作出科学的界定。同时还要考虑合理分配、力量均衡，避免造成忙闲不均、任务不定、无人管或人人管的不协调局面。3.团队人员配备要科学秘书团队群体的特征秘书团队要有共同的行动目标；每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务；有共同遵守的群体规范和行为标准；成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。要能“优化”组合“优化”包括两层意思：•一要异质结合，合理分工；•二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。秘书团队的“异质结合”（1）类型结构优化智囊型、秀才型、公关事务型、技术型智能结构优化有的侧重于理论知识有的侧重于实践经验不同的专业、行业知识年龄结构优化老秘书阅历丰富、功底深厚中年秘书年富力强、判断准确青年秘书精力旺盛、思维活跃秘书团队的“异质结合”（2）个性结构优化协调的性格结构和相容的气质结构避免同种气质类型防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向性别结构优化一般而言，男性长于逻辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性女性长于形象思维，温文尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性三、秘书机构的组织形式单一制分理制综理制类型（一）综理制（二）分理制（三）单一制（一）综理制综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。办公室领导层秘书科文书科机要科档案科调研科信访科……接待科综理制，把秘书部门的办文、办会、办事等综合性职能和专业性职能结合在一起，由统一的办公厅（室）统筹安排，全面管理。特点及要求：（1）结构较简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。（2）对办公厅（室）负责人要求较高，要求负责人具有较强的全面统筹能力和组织管理能力；（3）秘书之间也不仅要有整体上的分工合作，而且还必须具备多方面的工作能力。优点：综理制的组织形式把秘书工作集中到核心的秘书部门，因此可以及时迅速地进行信息反馈，尽快地为领导决策提供依据，既可缩短办事时间，又可节省人力、物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。（二）分理制分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。领导层办公室信息处信访办调研处档案室接待处督办处……分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处，其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使复杂的办公机构加速运转。分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。（三）单一制单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。四、各级各类秘书机构•根据组织类型的不同:综理制、分理制、单一制•根据机构设置的时限:常设秘书机构、临时性秘书机构•根据组织系统的不同:党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别•根据管理层次的不同:中央、省、市、县（区）等国务院办公厅秘书一局秘书二局秘书三局国务院总值班室督查室电子政务办公室人事司行政司...国务院的秘书机构国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，不设办公厅主任。省级政府机关的秘书机构省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比较大。省人民政府应急管理办公室新闻信息处建议提案处秘书处督办处政务公开处人事处保卫处…...监察室老干部工作处行政处综合一处综合二处XX省人民政府办公厅（一）党政机关的秘书机构1．中央级别党政机关：党中央和国务院分别设立办公厅。2．省部级党政机关：省、直辖市、自治区党政机关也设办公厅，负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。3．省辖市、厅、局、区、县级党政机关：市委、县委办公室和市政府、县政府办公室。市办公室下设科，县办公室下设股（组），负责人为办公室主任。4．乡镇党政机关：设办公室负责全面工作。（二）人大、政协、军委的秘书机构全国代表大会、中央军委、全国政协常委会和地方人大、政协采用综理制设置秘书机构，由秘书长领导办公厅，负责综合承办日常工作，统辖下属局、处、室、科。（三）企事业单位的秘书机构一般参照党政机关设置办公室，具体负责本单位的秘书工作。中、大型企业分设党委办公室、厂长办公室、经理办公室；小型企业办公室只设若干个秘书职位；有些企业甚至设“党政工办公室。事业单位中，较大的事业单位设两级秘书机构，如高等院校一般设校（院）、系（所）办公室，校（院）办公室再下设若干科室分管有关秘书工作。中型单位办公室下设组。较小的事业单位只设办公室。（四）社会团体的秘书机构：通常采用综理制，直接命名为“秘书处”。比如“中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处”。（五）临时性秘书机构临时性秘书机构指各级社会组织在实际工作需要时设置的非常设性秘书机构。主要有两种情况。一种是为临时性领导工作服务的秘书机构。在某些重大活动或工作中，成立跨单位、跨地区、跨行业的临时秘书机构。如“2008年奥运会筹委会”、“2012年凉都消夏文化节组委会”。另一种是为各种重要会议服务的秘书机构。视会议规模大小、工作多少，可分别采用综理制和分理制设置秘书机构。如各级党代会、人代会、政协会议、企业中的职工代表大会，一般设“秘书处”，由秘书长主持会务工作，秘书处人员从各组织临时选拔抽调，会议结束即告解散。第二节秘书的基本职能一、秘书职能的含义秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。秘书职能与秘书业务、秘书实务的区分1.秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与方法。2.秘书业务与秘书实务均属于操作层面上的具体秘书事务，且因主管或组织的需要不同而各有不同。3.秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。二、秘书的基本职能秘书的基本职能，是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以给我们一个秘书职能作用的大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。根据当前秘书工作的一般状况，其基本职能可概括为六项。信息管理职能综合协调职能督促检查职能参谋辅助职能后勤保障职能“不管部”职能（一）信息管理职能秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领导的重要的事务性和智谋性辅助工作。办理文书是各级各类社会组织的一项经常性与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。办理文书的职能主要可分解为：依领导意图撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收文与发文两大系列；组织内部档案管理工作；与办文相关的信息工作等。（二）综合协调职能秘书机构的综合协调职能，是由领导授权、自身工作性质以及部门所处位置而决定的。秘书机构在组织管理框架中所处的位置，通常在各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点，接近领导，业务综合。它所代表的往往是整体利益而不是局部利益，也就自然成为最适合协助领导搞好综合协调工作的部门。（三）督促检查职能督促检查，是领导赋予秘书机构的一项重要职能。督促检查工作，是实施领导管理特别是决策管理过程中极其关键的环节。开展有效的督查，是贯彻落实有关政策法令，实现政令畅通、令行禁止的必要保证，有利于克服官僚主义、本位主义和形式主义等行政恶习。（四）参谋辅助职能秘书参谋是秘书围绕领导进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。它针对领导工作的具体需要为领导提供综合的、动态的和预测的信息及智能支持。秘书伴随领导提供综合辅助的实践过程，实际上就是参与领导活动、运筹谋划的过程，涉及秘书参谋的领域和方法。秘书参谋的价值，潜隐在整个领导活动和社会组织管理的效果之中。（五）后勤保障职能后勤保障职能，是秘书机构保证领导机构正常、高效运转的一项重要职能。其工作范围很宽泛，主要是内部财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗