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常用公文写作教程主讲人：孙敏涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织，办理各种公务时，使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。公文的涵义公文的特点权威性时效性规范性模式性法定性法定的作者、法定的职权范围和规定程序强制阅读、强制办理或强制复文等执行效力内容符合法律法规政策；格式/行文程序规范公文的体裁必须遵循规范的模式时代性、及时性、效用时间的有限性公文应遵循的原则符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。制定规章制度要切实可行，具有可操作性。正确使用法定的计量单位和数字单位。界定清楚，不得模棱两可；前后一致，不得相互冲突。观点明确、条理清晰、文字简炼、用词用句准确、规范。划定密级或确定密级，由拟稿单位负责。涉及军品名称的，用代号表示，不划密级，以普件行文。划密和确定密级要准确、适度。2000年8月24日由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》1996年5月3日由中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》1999年12月27日由国家技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》公文写作的主要依据行政公文（13种）：令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。党的公文（14种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。注：党政机关一般不联合行文。公文的种类公司常用的行政公文种类通知、决定、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、通报、公告、通告其他应用文种计划、总结、简报、讲话稿……怎样写好公文文字的基本素养充分占有材料简练、概括的表达能力通过对材料信息的归纳思考作出提纲素养（功底）技能（练习）写好公文的前提—逻辑思维这件事为什么要做，是因为存在什么样的问题才要做；怎么样做才能达到目的、有效果；这种思维习惯养成后，分析问题、解决问题的能力肯定能够增强。涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流涵义：适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，或发布党内法规、传达上级机关的批示，或传达要求下级机关办理和需要有关单位周知、执行的事项以及任免人员。一、通知标题：通常有三种形式（1）发文机关名称+事由+文种如：浙江轩昊服饰有限公司+关于加强5s现场管理+的通知（2）事由+文种如：关于加强5s现场管理+的通知（3）文种（通知）通知的结构与写法通知的特点1．功能的多样性注意：低于命令、决议、决定、指示等文体2．运用的广泛性注意：部分通知(如晓谕事项的通知)也可以发往不相隶属机关。3．一定的指导性注意：作为平行文发布的时候，可以没有指导性或只有微弱的指导性。4．较强的时效性正文：通知缘由+通知事项+结尾（1）通知缘由：通常是单独一个自然段，有的以形势、背景、情况入题；有的直接说明通知的根据、原因和目的。如：“为了……根据……经研究……现决定……特作如下通知：”（2）通知事项：正文的主体部分，或下达批示、布置任务、作出要求，或告知情况……，写法通常采用条例式、分条列项写出。通知事项的写作必须内容明确、具体、条理清楚。（3）结束语：通常提出希望、号召或具体执行要求。如主体部分已意尽言止，则不必专门写结束语。落款：写出发文机关名称和发文时间。例作展示关于重申加强工作纪律的通知公司员工：为了加强公司员工作风建设，严肃工作纪律，现对相关要求重申如下：一、出勤管理要求1、员工调休有计划的安排，必须至少提前一天在OA上提出申请，事后调休均视为无效；2、特殊情况无法提前申请的，特殊情况只包括因生病、交通事故、自然灾害等，因个人原因（如堵车、堵在电梯里等）未能准时到岗的其他原因均不在特殊情况的范畴内，调休未能提前申请的需在OA上填写《特殊情况调休申请表》，详细写明原因并提供相关证明，经体系总监、行政部审批同意后方可调休。3、鉴于员工迟到严重的现象，公司重申不论任何级别员工一个月迟到一次，由行政部经理约谈，迟到两次，由人力行政总监约谈并对其直接上级通报批评一次；一个月迟到三次以上直接上级记小过一次，间接上级通报批评一次。4、总监级及以上员工出差、外出必须事先填写相关申请单到行政部备案，无申请单或事后申请一律无效。二、晨会管理要求1、总监级及以下员工必须每日按时参加晨会，因特殊情况不能参加需经体系总监审批同意方可；2、行政部每日对各楼层的晨会参加情况进行检查，并对未参加晨会人员进行登记，当日未能提供总监级以上领导同意的申请，行政部按照50元/次进行负激励。特此通知浙江轩昊服饰有限公司二〇一二年二月二十二日1、适用范围报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或提出建议，是一种陈述性的上行公文。二、报告报告的种类专题报告调查报告用于向上级机关汇报、反映某一项工作、某一事件、某个特殊情况或专门事项。内容比较专一、集中，一事一项。通过对典型的问题、情况、事件的深入调查，经过分析、综合，从而揭示出其本质或客观规律的书面报告。综合报告用于向上级汇报、反映本单位一段时间内全面工作或几个方面工作情况，包含内容广泛，具有很强的综合性。由首部、正文和落款三个部分组成。（1）首部：包括标题和主送机关。标题：常见有两种形式，一种由事由和文种组成；一种由发文机关、事由和文种组成。主送机关：顶格写上受文单位全称。（2）正文：报告缘由+报告事项+报告结语报告缘由：简单说明报告原因、目的和意义。报告事项：这是报告的主干部分，一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。报告结语：通常以呈请语“特此报告”、“以上报告”、“请审阅”作结。（3）落款：署发文机关名称和成文日期。报告的结构和写法例作展示各部门：9月26日下午行政部及信息部对写字楼5S进行了全面检查主要存在以下共性问题：1、办公桌上较零乱；（主要有塑料袋、包包、饮料瓶、衣架、衣服、零食等杂物，主要集中在休闲设计中心、商品企划中心）2、办公室地面杂物较多；（零星物品、面料、衣服和装修材料等，集中在女人设计中心、休闲设计中心、商品企划中心、空间规划部、技术部）3、墙壁、文件柜张贴纸张。（主要集中在品牌零售部、市场推广部）在这次检查过程中相对比较好的部门是总经办和绩效薪酬部。此次检查不作评比，只公布部分照片，请各部门查看附件并尽快做出整改，下次检查将在十月中旬进行，届时会把各部门所得分数进行评比；对有问题的部门需在规定的时间内上交整改计划，否则将作拒不整改处理。希望各级主管对5S工作重视起来，来共同创造一个良好的工作环境！行政部二〇一一年九月二十九日9月26日5S稽核检查情况报告◆适用于向上级机关请求指示、批准。◆种类：请求指示的请示。为请求上级给予明确处理某一问题的政策、办法而写出的请示。请求批准的请示。用于工作中遇到本机关职权范围以外的事情发生，不能自行解决办理。请求批转的请示。职能部门对具有全局性或普遍性问题提出解决办法、意见，但按行文规则不能直接向某些单位行文要求办理，只能用此类请示报经上级机关批准后，成为上级机关指挥性批转文件，下达给有关单位。三、请示请示的行文一般包括标题、正文和落款。标题：一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。文种请示之后切忌加写“报告”二字。如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。正文：请示理由+请示事项+请示结语①请示理由：说明为什么要请示、提出请求的原因、背景或依据等。②请示事项：是请求上级机关指示或同意、批准的具体内容，要写的直接、明白、具体。不可含糊其辞、摸棱两可。③请示结语：一般以实践中形成的规范化结语作结。落款：党的机关的请示在落款处署发文机关名称和日期；行政机关的请示如非联合行文，则不署发文机关，只标成文日期。请示的结构和写法（1）所请示的主要问题必须在标题中明确反映出来，文中要写明请示的问题，并说明理由，提出解决问题的意见或办法（最好有两个方案），以供领导决策时参考。字数一般不超过一千字。（2）主旨单一、集中，一文一事。（3）应逐级行文，一般不越级请示。（4）不多头请示，只主送一个上级机关，需同时报送其他机关的，应当用抄送形式。（否则可能会得到两个不同的结果，无法执行），且不送领导者个人。（5）请示与报告绝不能混用，不得用“报告”或其他文种的公文请示问题。请示的注意事项关于开展×××活动的请示xx领导：近一段时间来，××××××××××，为了×××××××××××，拟在我司开展×××××××××。具体请示如下：一、×××××××××××××××××××××××××××××。二、××××××××××××××××××××××。三、××××××××××××××××××××。当否，请批复。/如无不妥，请批转各部门执行。浙江轩昊服饰有限公司××××年×月×日例文展示涵义：计划是党政机关、社会团体、企事业单位对未来一定时期的工作预先作出安排时，使用的公用事务文书。作用：◇贯彻党和国家的路线、方针、政策及上级指示。◇领导和指导工作，使决策具体化。◇建立正常的工作秩序，提高工作效率。◇检查工作、总结经验。四、计划时间长短之分，而且有范围大小之别比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”计划的区别：◇明确的目的性，这是计划的灵魂。◇科学的预见性。◇执行的约束性。◇实施的可调性。计划的特点一般采取文字表述式、表格式、表述表格结合式三种。（1）文字表述式（如部门年度计划）：标题+正文+落款①标题。通常由单位名称、时限、计划内容、文种组成。②正文。一般由前言、主体、结语组成。前言：是全文的导语，写明任务依据，提出总的要求；主体：由计划的目标、措施、步骤“三要素”组成。但不同的计划对这些要素有不同的侧重与取舍。结语：简明扼要的发出号召并提出希望，或描述计划实施后的前景。③落款。在正文后面写明制文单位或制文日期。计划的写法（2）表格式（如季度生产计划）项目具体、内容简单的计划可采用表格形式。它的特点是主要用表格的形式反映。（3）表述表格式综合计划或重大的专题计划，大多涉及面广、内容丰富，往往采用文字表述与表格结合式写法。正文部分的前言、主体、结语主要采用文字表述，而相关的计划指标、工作进度、完成时限等则用表格列出。无论何种形式计划，其计划事项必须具体，要有量化指标、具体的时间节点、明确的责任单位。特别是基层单位的计划，必须细化、具体；计划必须体现系统性，下级机关要根据上级计划来制定。如“公司计划→系统中心计划→各部门计划→员工个人计划”。轩昊年度工作计划各系统中心年度工作计划各部门行动计划注意事项涵义：总结是党政机关、社会团体、企事业单位对前一段工作进行回顾、评价和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，以指导今后工作的公用事务文书。作用：明确得失，提高水平；加强管理，指导工作；互通情况，彼此借鉴。五、总结客观性与回顾性相结合；科学性与理论性相结合；叙述性与议论性相结合。总结的特点由标题、正文、落款三部分组成标题①公文式。这种标题一般用于工作总结。由单位名称、事由、时间、文种四要素组成。如《浙江轩昊服饰有限公司2012年销售工作总结》。②新闻式。这种标题常用于专题总结。可分为单标题和复式标题两种形式。单标题，如《培训部开展海贝大讲堂活动回顾》复式标题，如《做自己立他人——轩昊服饰有限公司开展“双学”活动总结》。总结的写法正文正文包括前言和主体两部分。①前言，即总结的开头，要紧扣中心、开宗明义。常用的方式有：概述式。概括介绍基本情况，工作的背景、时间、地点、条件等；结论式。先明确提出总结的结论，然后再引出下文；提示式。对工作的主要内容作提示性、概括性介绍；提问式。先设问提出问题，点明总结的重点，以引起人们的关注；对比式。开头对有关情况进行比较，展示成绩，表明优势，引出下文。主体：是总结的核心部分，主要包括以下内容：基本情况