Excel常用函数详解

第1页共34页Excel常用函数详解为更好发挥计算机的作用，减少不必要的手工计算，提高工作效益，针对我们实际工作中经常使用的Excel电子表格软件，特整理一套Excel常用函数详解及举例说明，希望能给大家一点帮助：本文主要通过Excel函数的四个方面进行讲解：1、逻辑函数2、文本、日期／时间函数3、查找与引用函数4、数据库函数具体内容如下：1、逻辑函数用来判断真假值，或进行复合检验的Excel函数，称为逻辑函数。Excel提供了六种逻辑函数。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函数。一、AND、OR、NOT函数这三个函数都用来返回参数逻辑值。详细介绍见下：（一）AND函数所有参数的逻辑值为真时返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假即返回FALSE。简言之，就是当AND的参数全部满足某一条件时，返回结果为TRUE，否则为FALSE。语法为AND(logical1,logical2,...)，其中Logical1,logical2,...表示待检测的1到30个条件值，各条件值可能为TRUE，可能为FALSE。参数必须是逻辑值，或者包含逻辑值的数组或引用。举例说明：1、在C2单元格中输入数字50，在D2中写公式=AND(B230,B260)。由于B2等于50的确大于30、小于60。所以两个条件值（logical）均为真，则返回结果为TRUE。图12、如果B1-B3单元格中的值为TRUE、FALSE、TRUE，显然三个参数并不都为真，所以在B4单元格中的公式=AND(B1:B3)等于FALSE第2页共34页图2（二）OR函数OR函数指在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE。它与AND函数的区别在于，AND函数要求所有函数逻辑值均为真，结果方为真。而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。比如，上面的示例2，如果在B4单元格中的公式写为=OR(B1:B3)则结果等于TRUE图3（三）NOT函数NOT函数用于对参数值求反。当要确保一个值不等于某一特定值时，可以使用NOT函数。简言之，就是当参数值为TRUE时，NOT函数返回的结果恰与之相反，结果为FALSE.比如NOT(2+2=4)，由于2+2的结果的确为4，该参数结果为TRUE，由于是NOT函数，因此返回函数结果与之相反，为FALSE。二、TRUE、FALSE函数TRUE、FALSE函数用来返回参数的逻辑值，由于可以直接在单元格或公式中键入值TRUE或者FALSE。因此这两个函数通常可以不使用。三、IF函数（一）IF函数说明IF函数用于执行真假值判断后，根据判断结果的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。第3页共34页它的语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。Value_if_true显示在logical_test为TRUE时返回的值，Value_if_true也可以是其他公式。Value_if_falselogical_test为FALSE时返回的值。Value_if_false也可以是其他公式。简言之，如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果。IF函数可以嵌套七层，用value_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的检测条件。Excel还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用SUMIF工作表函数。（二）IF函数应用1、输出带有公式的空白表单图5以图中所示的人事状况分析表为例，由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写，在总计栏（以单元格G5为例）公式为：=SUM(C5:F5)我们看到计算为0的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的0呢？你可能会说，不写公式不就行了。当然这是一个办法，但第4页共34页是，如果我们利用了IF函数的话，也可以在写公式的情况下，同样不显示这些0。如何实现呢？只需将总计栏中的公式（仅以单元格G5为例）改写成：=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),)通俗的解释就是：如果SUM(C5:F5)不等于零，则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果，否则显示字符串。几点说明：（1）SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)0，在EXCEL中可以省略0；（2）表示字符串的内容为空，因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。图42、不同的条件返回不同的结果第5页共34页如果对上述例子有了很好的理解后，我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如，在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。图6某班级的成绩如图6所示，为了做出最终的综合评定，我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的，否则记作不合格。根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格B12为例）：=IF(B1160,合格,不合格)语法解释为，如果单元格B11的值大于60，则执行第二个参数即在单元格B12中显示合格字样，否则执行第三个参数即在单元格B12中显示不合格字样。在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为54分，综合评定为不合格。其余均为合格。第6页共34页3、多层嵌套函数的应用在上述的例子中，我们只是将成绩简单区分为合格与不合格，在实际应用中，成绩通常是有多个等级的，比如优、良、中、及格、不及格等。有办法一次性区分吗？可以使用多层嵌套的办法来实现。仍以上例为例，我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过90时，评定为优秀。如图7所示。图7说明：为了解释起来比较方便，我们在这里仅做两重嵌套的示例，您可以按照实际情况进行更多重的嵌套，但请注意Excel的IF函数最多允许七重嵌套。根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格F12为例）：=IF(F1160,IF(AND(F1190),优秀,合格),不合格)语法解释为，如果单元格F11的值大于60，则执行第二个参数，在这里为嵌套函数，继续判断单元格F11的值是否大于90（为了让大家体会一下AND函数的应用，写成AND(F1190)，实第7页共34页际上可以仅写F1190），如果满足在单元格F12中显示优秀字样，不满足显示合格字样，如果F11的值以上条件都不满足，则执行第三个参数即在单元格F12中显示不合格字样。在综合评定栏中可以看到由于F列的同学各科平均分为92分，综合评定为优秀。（三）根据条件计算值在了解了IF函数的使用方法后，我们再来看看与之类似的Excel提供的可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用SUMIF工作表函数。关于SUMIF函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。这里重点介绍COUNTIF的应用。COUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数。语法形式为COUNTIF(range,criteria)。其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、32、32、apples。1、成绩表这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。我们需要计算的是：每位学生取得优秀成绩的课程数。规则为成绩大于90分记做优秀。如图8所示根据这一规则，我们在优秀门数中写公式（以单元格B13为例）：=COUNTIF(B4:B10,90)语法解释为，计算B4到B10这个范围，即jarry的各科成绩中有多少个数值大于90的单元格。在优秀门数栏中可以看到jarry的优秀门数为两门。其他人也可以依次看到。第8页共34页图82、销售业绩表销售业绩表可能是综合运用IF、SUMIF、COUNTIF非常典型的示例。比如，可能希望计算销售人员的订单数，然后汇总每个销售人员的销售额，并且根据总发货量决定每次销售应获得的奖金。原始数据表如图9所示（原始数据是以流水单形式列出的，即按订单号排列）图9按销售人员汇总表如图10所示第9页共34页图10如图10所示的表完全是利用函数计算的方法自动汇总的数据。首先建立一个按照销售人员汇总的表单样式，如图所示。然后分别计算订单数、订单总额、销售奖金。（1）订单数--用COUNTIF计算销售人员的订单数。以销售人员ANNIE的订单数公式为例。公式：=COUNTIF($C$2:$C$13,A17)语法解释为计算单元格A17(即销售人员ANNIE)在销售人员清单$C$2:$C$13的范围内（即图9所示的原始数据表）出现的次数。这个出现的次数即可认为是该销售人员ANNIE的订单数。（2）订单总额--用SUMIF汇总每个销售人员的销售额。以销售人员ANNIE的订单总额公式为例。公式：=SUMIF($C$2:$C$13,A17,$B$2:$B$13)此公式在销售人员清单$C$2:$C$13中检查单元格A17中的文本（即销售人员ANNIE），然后计算订单金额列（$B$2:$B$13）中相应量的和。这个相应量的和就是销售人员ANNIE的订单总额。（3）销售奖金--用IF根据订单总额决定每次销售应获得的奖金。假定公司的销售奖金规则为当订单总额超过5万元时，奖励幅度为百分之十五，否则为百分之十。根据这一规则仍以销售人员ANNIE为例说明。公式为：=IF(C1750000,10%,15%)*C17如果订单总额小于50000则奖金为10%；如果订单总额大于等于50000，则奖金为15%。第10页共34页至此，我们已完全了解了EXCEL函数的逻辑函数，相信大家在实际工作中会想出更多更有用的运用。2、文本、日期/时间函数文本函数，就是在公式中处理文字串的函数。如，改变大小写或确定文字串的长度；可以替换某些字符或者去除某些字符等。日期和时间函数则可在公式中分析和处理日期值和时间值。具体介绍如下：一、文本函数（一）大小写转换LOWER--将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。UPPER--将文本转换成大写形式。PROPER--将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。这三种函数的基本语法形式均为“函数名（text）”。示例说明：已有字符串为：pLeaseComEHere!这句话大小写乱用了。通过以上三个函数可以将文本转换显示样式，使得文本变得规范。参见图1Lower（pLeaseComEHere!）=pleasecomehere!upper（pLeaseComEHere!）=PLEASECOMEHERE!proper（pLeaseComEHere!）=PleaseComeHere!图1（二）取出字符串中的部分字符您可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法格式为LEFT函数：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由LEFT所提取的字符数。MID函数：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。第11页共34页RIGHT函数：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本