卫生监督档案管理制度

卫生监督档案管理制度为加强卫生监督档案管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在卫生监督事业发展中的作用,为我市经济建设服条,根据有关规定,并结合实际,制定本制度。一、基本原则1、卫生监督档案,是指在卫生监督、监测(卫生质量抽检)、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚、卫生宣教、科研培训及党政管理等活动中直接形成的,对本单位工作具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等各种门类、各种载体的历史记录。2、卫生监督档案工作是卫生监督工作的重要组成部分,是提高卫生监督工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必备条件。3、提高档案管理的现代化水平,配备计算机和适用的档案管理软件,运用计算机辅助档案管理。4、卫生监督档案工作列入单位发展规划和检查、考核、评比内容,市卫生监督所稽查科和办公室负责对卫生监督档案管理工作的督促。5、对本单位形成的各种门类、载体的档案实行相对集中统一管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用。二、岗位职责6、市卫生监督所各科室要加强对档案工作的管理,应确定一名以上专职或兼职档案管理人员,保证档案管理人员从事档案工作的时间,保持档案管理人员的相对稳定,并切实解决档案工作中的实际问题。档案员负责本科室文件材料的积累、整理和归档工作。档案员应忠于职守,努力学习,具备一定专业知识。7、市卫生监督所稽查科负责全所综合档案的基本职责:建立、健全本单位档案工作的各项规章制度;督促、指导和协助办公室和现场执法科室对所形成的文件材料进行整理和归档工作;统一管理本单位的案卷档案;遵守有关保密规定,维护本单位及管理相对人的利益;组织开发利用本单位的档案信息资源。8、各科室必须有专用的档案室(柜),要有防火、防盗、防霉等安全保管措施。9、单位对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的科室或个人,予以适当奖励;对违反档案管理制度的,予以批评教育处理。三、档案管理10、市卫生监督所要建立健全文件材料归档制度,并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各科室和人员的岗位职责,作为考核的重要内容。11、归档时间:(1)市卫生监督所各科室在各项工作活动中形成的文件材料,按规定在第二年初将应归档的文件材料进行系统整理,组成保管单位系列,由科室负责人审定后归档。专项工作如卫生监督检查、公共卫生突发事件、卫生质量抽检、专题调查、会议、培训、宣传等重要活动待结束或告一段落时,及时做出总结,一周内归档。论文、文章正式发表后原件即归档。单位编印的简报等,印本与电子文稿印毕后一并归档。(2)对管理相对人的卫生监督档案按一户一表的形式管理,并将卫生行政许可的情况录入微机中,便于索引和查找。(3)卫生行政处罚案件按一案一卷的形式管理。各科室将结案后的案卷材料及时移交稽查科统一保管。(4)当年形成的会计档案、人事档案的管理,按有关规定执行。(5)照片、录音带、录像带、光盘等特种载体档案随纸质档案一并归档。12、各科室档案要与本单位工作紧密结合,实现“四同步”,即布置、检查、总结、验收。在检查、考核工作时,应同时检查文件材料的齐全、完整、准确情况,文件材料不合要求的,要加以补充完善。13、单位工作人员因公外出学习、培训和参加各种会议等,其带回的文件材料必须按规定,及时归档。14、归档要求:(1)归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承办人承担,档案员负责指导和协助。综合性会议和跨科室联合承办的文件材料应由稽查科、办公室及牵头科室共同负责收集整理。(2)归档文件尽量是原件(外来复印件除外),做到完整、齐全、系统、准确。底稿与印件、传真件与复印件一并归档。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制;归档文件上有金属物的,应去掉,重新缝(粘)合;纸张质量符合要求,用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格;书写必须使用符合归档要求的耐久字迹材料,不得使用涂改液;一式数份的发票、检验报告、鉴定证书及报表等,如必须使用复写纸,应当使用档案用复写纸。(3)归档文件要求排列、编号、编目规范有序,编制准确,按件号装盒。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应采用计算机打印或符合档案保护要求的字迹材料,禁止使用不耐久的书写材料进行填写。(4)归档文件必须经形成科室负责人审定,并在盒内备考表检查人栏签字。(5)单位内综合档案统一编写全宗号,进行排列、编号和编制必要的检索目录。15、卫生监督档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种,最短2年。16、单位成立档案工作领导小组,负责本单位档案工作的组织和实施。销毁失去保存价值的档案,须由领导小组提出意见,登记造册,经单位负责人批准后,由2人以上在指定地点监销,监销人员需在销毁清册上签字。四、档案利用17、各科室要应用计算机对保存档案进行存储与检索,积极主动地开展档案信息的利用工作,为本单位各项工作提供服条,并加强利用效果的宣传工作。18、档案外借,须请示单位领导同意。在向利用者提供档案的同时,应明确期限,及时归还。19、各科室和人员应积极开展档案的编研工作,围绕单位中心工作相互合作,编写通用性材料和专题材料,促进单位事业发展。20、在保守国家、单位和个人秘密的前提下,应依照规定,对社会提供利用的方便,满足社会各方面需要。五、附则21、应积极运用计算机辅助档案管理,实行文字、图表、声像等不同门类、载体档案的存贮和开发,实现档案信息网络传输,信息共享。