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1第一章绪论1.何为秘书实务？其学科对象是什么?答：秘书实务，意指秘书或秘书机构实际从事的业务活动。秘书实务作为秘书科学的一个分支，它是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用科学。秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所才去的专业辅助行为。2、秘书实务的概念在秘书学中包含哪几层意思？答：包含以下几层意思：（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作，如文字工作、文书工作、接待工作和信访工作等，即便不为秘书和秘书机构所独有的专业工作，如信息工作、调研工作和保密工作等，同样具有秘书业务活动的性质和特点。（2）秘书实务广泛而又繁杂，大至决策辅助中的要务，小至日常工作中的琐事，另有难以预料的交办事项，几乎无所不包，无时不有。（3）秘书实务的主题是秘书和秘书机构的专业工作，它要求秘书必须精通各种秘书业务，并擅长处理各种事物。3.秘书实务的主要研范围：①秘书实务的一般理论。从总体上看，秘书实务理论属于秘书学的应用理论范畴，其内容大体上包括两个部分，一是秘书实务自身的理论，如秘书实务的定义，对象，范围，性质以及秘书实务的相关学科和研究方法等，二是各项秘书业务自身的理论，如每项秘书业务的含义，作用，特点，原则和要求等。②秘书实务的具体内容，秘书业务是秘书实务的具体化和专门化，其内容因机关性质和职权范围的不同而有所区别，就其共性而言，秘书实务的主要研究内容有：方字工作，文书工作，信息工作，调研工作，会议工作，建议（提案）工作，信访工作，接持工作，谈判工作，随从工作，档案工作，保密工作和其他工作等。③秘书实务的工作规范，在长期的秘书实践活动中，国家机关和企事业单位逐步形成了一套处理秘书业务的工作标准和工作制度，即秘书业务工作规范，根据其规范的程序不同，秘书业务操作规范可分为两类：一类是由国家机关规定的法定规范；另一类是约定形成的规则。④秘书实务的运作程序，秘书实务的研究范围之一，就是从事物发展的内部联系和逻辑关系出发，研究每项秘书业务活动的阶段划分，环节承接及其优化组合问题，以推进秘书工作的科学化和规范化。⑤秘书实务的操作方法。秘书实务的操作方法，是完成秘书工作任务的中介要素，不解决方法问题，秘书业务的达成便成解空谈，因此，研秘书实务的双一重要任务，就是从繁杂而具体的日常工作中，探讨秘书业务的工作方法，它包括处理每项业务员的方式，艺术，技巧，技术和途径等，其中既有传统工作方法的研究院，又有现代工作方法的研究，在继承中发展，在发展中继承。4.秘书实务的主要内容：（1文字工作（2文书工作（3信息工作（4调研工作（5会议工作（6建议（提案）工作（7信访工作（8接待工作（9谈判工作(10随从工作11）通讯工作12）保密工作及其他事务性工作。5.秘书实务的性质：1）是由它的学科对象确立的。2）秘书业务活动的性质，规定了秘书实务的性质。3）秘书业务活动，就是秘书专业工作。4）专业性是秘书实务本质属性。6.秘书实务重要特征？对秘书人员的工作提出什么要求？①实用性，在秘书学的部门和分支学科中，秘书实务属于应用秘书学的范畴，其部门学科的性质决定了秘书实务具有较强的实用性，即秘书实务具有直接指导和规范秘书工作实践的特征。要求秘书一方面要精通秘书业务，学会运用专业知识去处理各种秘书事务，成为秘书工作的专家，另一方面要注重积累秘书工作经验，善于观察，分析和研究秘书业务活动中的新情况和新问题，成为秘书工作的研究者，用宽厚的理论知识去指导各项业务活动。②规范性，在长期的秘书实践中，逐步形成了一整套秘书工作的标准和制度，其中有国家明文规定的法定规范。也有约定俗成的传统规则。不论是哪一类型的规范，秘书和秘书机构都必须按其标准和制度行事，不得自行其是，更不得标新立异。要求秘书一方面要熟知现行秘书工作法规和有关国家标准，做到知法懂法，有法必依，另一方面认真执行约定的俗成的工作规则，做到尊重常规，按规矩办事；同时，还要根据实际情况和工作需要，制定和完善尚不规范的秘书工作标准和制度。做到事事有章可循。③程序性。秘书所从事的每项业务工作都必须按照明文规定的或约定俗成的工作顺利进行，既不能跨越某个阶段或环节，又不能遗漏某个阶段或环节，也不能颠倒某个阶段或环节；否则，就会出现工作倒流和无序状态，直接损害秘书工作的质量和效率。要求秘书一方面要牢记各项业务活动的工作程序，做到有条不紊；另一方面又要从实际出发，按照事物发展的趋势和相互之间的关系，科学地划分和组合的尚待建立和完善的秘书工作程序，从而推进秘书工作的程序化建设。④可操作性。学习和研究秘书实务的最终目的，是使秘书和秘书机构能够按照一定的工作程序和操作要求，有效地进行各项秘书业务活动。秘书实务主要是回答“怎么做”和“做得怎样”的问题。要求秘书一方面要掌握各项秘书业务的工作规程和操作方法，做到应知应会，十分熟知本岗位的专门技术；另一方面又要具备较强的动手能力和娴熟的动手技巧，能得心应手地处理各项秘书业务，包括处理复杂的业务问题，力争成为本职工作的行家里手。7.秘书实务的专业性表现：①秘书职业的专业化，在蓬勃兴起的职业中，秘书职业日益成为一个常青的，备受社会表睐的热门职业，既然是一门职业，其工作内容必然表现为专门代趋势。②秘书业务的常规化。在常期的秘书实践中，经过秘书和秘书机构的积累及总结，有些成为常规性专业工作，有些则成为非常经验或有章可循的秘书业务，如文字工作，方书工作，会议工作，接待工作和信访工作等。实践证明，愈常规化的业务，愈具有专业化的性质。③秘书职能的具体化，秘书职能是秘书活动的任务，职责。作用和效能的统称，它从总体上规定着秘书和秘书机构工作方向，活动范围和行为的准则，回答“做什么”和“做得怎么样”的问题。实践证明：愈具体化的业务，愈具有专业化性质8.秘书实务与秘书学概论的关系？答：1）秘书学概论是秘书学的基础理论学科，属于理论秘书学的研究范畴。它以秘书业务活动为其学科对象，以秘书学的自身理论为研究内容。2）秘书实务是秘书学的应用理论学科，属应用秘书学的研究范畴。它以秘书业务活动为其学科对象，以各项秘书业务工作为其研究内容。3)两者之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。9.秘书实务与文书学的关系？答：（1）文书学是一门研究文书及文书工作的应用理论学科。它主要研究文书自身及其制发、传递、办理和报关等全过程的管理工作。（2）秘书业务工作包括文书工作，文书工作是秘书实务的重要内容之一。（3）两者之间是整体与部分的关系，也是包含与被包含的关系。秘书实务仅限于对公文处理过程研究。11.秘书实务与应用写作的关系？答：1）应用写作是写作学的部门学科，是研究应用文体写作活动及其规律的学科。2）秘书的文字工作，如文字记录、文稿撰拟和文书审核等，渗透于秘书的各项业务工作之中，3）秘书实务与应用写作学之间，实际上存在着相互交叉相互包容的关系。5.学习秘书实务的目的?答：直接目的是：(1)熟悉秘书业务知识，2）掌握日常秘书工作的规范、程序和操作方法，（3）提高从事秘书工作的实际能力。根本目的是：1）增加知识总量，2）培养学习者的专业素质，3）有助于提高学习者的业务能力，以应现代化社会及秘书职业实际需要。6.学习秘书实务的意义。①学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才；②学习秘书实务，有助于满足两领导工作的需要，③学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率。④学习秘书实务，有助于理解秘书专业其它课程的相关知识。14、学习秘书实务方法？为什么？答：应采取的方法有：1）学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法。这是因为秘书实务作为秘书学的一门分支学科，它与其他学科，存在诸多交叉关系。2)学习秘书实务同实地调查相结合的方法。这是因为秘书实务是一门直接源于秘书实践，并直接指导秘书实践的学问。采用这种学习方法，既可以进一步印证和丰富书本知识，又可以从中增强实际工作能力。3）学习秘书实务同实际操作相结合的方法。这是因为开设秘书实务课程的直接目的，就是使应考者通过自学和考试，能够学会处理秘书业务，逐步成为秘书岗位上的业务能手。7.秘书实务的一般理论包括哪几部分？答：包括两部分：（1）秘书实务的自身理论，如秘书实务的定义、秘书实务的对象、秘书实务的范围、秘书实务的性质、秘书实务的相关学科和秘书实务的研究方法等2）各项秘书业务自身的理论，如每项秘书业务的含义作用特点原则和要求等。8.秘书业务操作规范分为几类？答：分为两类：1）由国家机关明文规定的法定规范，如文书工作、信访工作、信息工作、建议（提案）工作和保密工作等，已由《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关处理办法》、《信访条例》和《保密法》等作出明文规定。2）约定俗成的规则，如会议工作、接待工作、调研工作和随从工作等，至今尚按照长期形成的习惯和经验行事。13、什么是秘业务活动？就其结构来看，秘书业务活动由哪些要素构成？秘书业务活动，就是秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。秘书业务活动就其结构来看，由以下要素构成。①秘书人员，即从事各项秘书专业工作的专门人员。这是秘书业务活动的主体要素，也是秘书业务活动的主导要素。②专业工作，即秘书和秘书机构的日常业务，这是秘书业务活动的客体要素，也是秘书业务活动的载体要素。③工作规范，即秘书业务的工作程序和操作规程，这是秘书业务活动的中介要素，也是秘书工作效能的保证要素。④领导意图，即领导者对完成某项业务的意见，倾向及企图，这是秘书业务活动的潜在要素，也是开展秘书业务活动的依据要素。⑤工作环境，即秘书业务活动的运行空间及时间，这是秘书业务活动牟外在要素，也是秘书业务活动的随机要素。二章秘书的一天1、秘书构思当日工作，应注意哪些问题？答：一要充分留有余地，以免措手不及。二要具有应变能力，随时调整工作日程。正常情况下，应注意：（1）对于尚未办结的重要事项，要构思如何承上启下。（2）对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何实施。（3）对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。2、秘书修饰仪表意义？答：（1）秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。（2）秘书的形象问题，直接关系到组织和领导者的信誉与权威。（3）秘书在上班之前，应注意个人仪表的修饰，以便给人以美好的印象。3、上班之前秘书应如何修饰仪表？答：为把握个人仪表修饰的分寸感和整体感，防止刻意修饰和追逐时尚的倾向，无沦是男性秘书还是女性秘书，均应在上班之前，对自己的仪表作如下修饰：(1)头部。头发是否梳洗，发型是否得体。一般地说，如果秘书的头发过长或过于蓬松，发型又不符合自己的脸型、体型和职业要求，不仅会有碍于工作，而且会影响自己的形象。(2)面部。脸面是否修整，化妆是否素雅，牙齿是否刷净，口腔有无异味。一般地说，秘书化妆应以浅淡自然为佳。浓妆艳抹、香气刺人，不仅会令人反感，而且会分散上司、同事和客人的注意力，乃至招来某些人际麻烦。(3)手部。双手是否清洁，指甲是否修理。一般地说，秘书不论年龄大小，双手均应保持洁净卫生，指甲长短适宜。即使女性秘书，亦无染甲的必要。否则，他人会对其审美情趣及健康状况发生疑问。(4)服装。着装是否端庄、得体，衣领、袖口和领带(结)是否干净，鞋子是否擦过，鞋袜的色彩是否与服装和谐。一般地说，秘书对服装的选择，应以端庄大方为宜。同时，还可以根据工作需要及时间和场合的不同来选择不同的服装。不宜一味追求时髦。(5)首饰。配戴何种首饰，首饰是否华贵。一般地说，秘书应少配戴首饰，即便配戴，也应选择体现职业特点的首饰。女性秘书在办公室工作期间最好不要配戴诸如耳环、戒指、手镯、胸花之类的首饰，尤其不要配戴硕大的耳环、闪光的戒指、贵重的手镯，因为这不仅会给工作带来不便，且会给人以炫耀之感，还会给身体增加负担3、为什么秘书应先于他人上班？答：（1）可以随时听候领导者的调遣；（2）可以提前处理紧急事项；（3）可以接待急于办事的外地客人。4、秘书提前上班，旨在做好哪些准备工作？答：秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作：（1）重新检查送领导者当天签批的文件。（2）重新检查当天上午开会的各项会务工作。（3）重新检查