XX公司物资采购供应内部控制业务流程

1/7XX公司物资采购供应内部控制业务流程一、业务目标1战略目标1.1形成集中统一采购的体制，发挥集中采购优势,保证采购物资质量，节约物资采购成本，提高物资采购效率,为公司经营、发展提供有力的物资保障。2经营目标2.1优化采购方案、优选供应商、优质保量地满足公司生产建设物资需求。2.2合理确定采购价格，降低采购成本。2.3及时安排采购资金，保证货款准确、及时支付。3财务目标3.1存货、付款的会计处理真实、准确、完整。4合规目标4.1物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正，符合国家法律法规。4.2物资采购合同符合国家法律、法规和公司内部规章制度。二、风险评估1战略风险1.1由于物资采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求或上当受骗，出现舞弊和差错，影响物资采购质量和成本。1.2不同部门分散对外采购，难以形成整体和批量采购优势，出现采购控制漏洞。1.3不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货,影响正常生产建设进度，造成企业违约风险。2、经营风险2.1采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求，甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损,出现质量问题或质量事故影响生产建设使用。2.2供应商垄断产品价格、串通报价，或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商，致使采购价格严重高于市场价格。2.3对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析，导致采购价格不合理。2.4付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。2.5合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失。2/72.6未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。3财务风险3.1多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务报告失真，信息不准确、不完整。4合规风险4.1制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力,导致采购管理过程发生违规问题。4.2物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度的要求，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1明确物资采购供应职责1.1公司的物资采购管理工作由市场部物资采购中心统一负责。采购物资包括公司生产所需原、辅材料、维护物资、维修物资、技改项目及其它非生产所需物资。1.2所有物资的采购必须在公司发布的《合格供方目录》中选取供货方。1.3市场部物资采购中心实行物资采购全过程各环节相互配合、相互监督、分段管理模式，生产计划与采购、质量检验与采购、价格审核与采购、合同审核与采购、货款支付与采购等职责分离。2物资需求计划编制、审核与提报2.1每月生产部根据生产计划、设备维护维修需要以及管理需求编制物资需求计划，报公司分管领导审核。2.2审核后的物资需求计划报市场部物资采购中心执行。2.3物资需求计划中有专门技术要求的，技术质量部应提出最终技术条件，随物资需求计划一并报采购中心，在物资采购过程中技术质量部负责协同采购中心完成物资技术谈判，物资技术协议的签订和技术评定工作。3采购计划编制与审批3.1市场部物资采购中心对审批合格的物资需求计划进行库房清查。3.2经查库确系不存在或库存不足的，由市场部物资采购中心分类编写物资采购计划，经审批后报计划财务部。3.3生产急需物资经总经理批准后，采购中心可先询价采购，物资采购计划报批手续必须在三个工作日内补齐。3/74供应商选择与考核4.1合格供方的考核、评定及控制市场部物资采购中心组织技术质量部、生产部、计划财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选，建立公司供应商档案和台帐。4.1.1合格供方的考核、评定过程4.1.1.1市场部物资采购中心根据公司生产物资现有供方和待开发的供方，在满足合同保证、供货能力、质量能力、资信能力的条件下进行摸底考察，提出初选供方单位。4.1.1.2市场部物资采购中心组织公司技术质量部、生产部、计划财务部等部门对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等相关能力等方面做出评价。4.1.1.3市场部物资采购中心组织评审小组根据综合评价资料或实地调查结果，进行分析、评审，确定合格的供方，报公司总经理或董事长批准。4.1.2合格供方的控制4.1.2.1市场部物资采购中心在合格供方目录中选择供货方，并对合格供方的企业资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。4.1.2.2市场部物资采购中心每年须组织评审小组进行一次合格供方的评定，对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应于肯定，继续进入本年的合格供方目录。4.1.2.3相关部门验证采购产品首次发现不合格品时，通知供方暂停发货，并按不合格产品的有关规定处理，合格供方一年内两次出现不合格产品时，取消其合格供方资格。4.1.2.4合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则，及时供应性价比合理的物资，经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上，取消其合格供方资格。4.1.2.5合格供方与公司合作过程中，违反相关技术商务合同要求，出现产品质量问题、拖延交货时间影响我公司生产、技改的，应作好相应记录，由于供方的原因造成严重的质量责任事故，取消其合格供方资格。4.1.2.6每年的合格供方目录经公司分管领导批准后于3～4月公布。4.1.2.7重新进入合格供方的评定要求同新进入完全相同。4.1.3合格供方资料管理4.1.3.1市场部物资采购中心将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。4.1.3.2所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。4/74.2公司其他部门不得指定供应商，审计监察部门每半年检查一次，因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。5采购价格的确定与控制5.1市场部物资采购中心密切跟踪市场行情，分析研究通用物资的成本构成与市场价格变动趋势，建立价格数据库，作为确定采购价格的依据。5.2物资采购人员对包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购总成本进行分析比较，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购总成本最低原则确定采购价格。5.3公司审计监察、计划财务部等部门对采购价格的确定进行监督。6采购合同审批、签订与执行6.1批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。市场部物资采购中心根据确定的供应商与价格，依照经法律顾问审定的标准采购合同文本拟订采购合同，认真审查产品名称、产地、规格型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款。公司对采购物资有特殊技术要求时，由市场部物资采购中心协同技术质量部门对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审查，对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。6.2合同管理人员对合同审查后，交采购中心负责人、公司分管领导审批，最后送董事长（或总经理）签订正式合同。合同标的金额在30万元以内的由总经理签订，并在事后董事长说明，其余合同均需由董事长或董事长授权的人员签订。对重大和复杂合同，需报经法律顾问室审查，再送公司分管领导审批。6.3计划财务部负责合同的管理，建立合同台账。6.4物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同的执行情况，合同执行完毕及时核销。7运输及保险7.1市场部物资采购中心与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运输方式及运输发生途耗、毁损、丢失的相关责任，并根据不同的交货方式确定保险责任。对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。7.2市场部物资采购中心按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。5/78质检入库8.1物资的入库验收须有物资采购员、专业技术管理员、库房保管员三方参加，按核准后的采购计划，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。8.2所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品，应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。8.3专业技术要求高的机器、设备及备件的入库验收由市场部物资采购中心组织相关采购员、技术人员对设备的名称、数量、型号规格、随机备品备件、随机资料等逐项进行验收，完全符合合同中的各项要求后方能出具物资到货验收合格单。8.4生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合格证的验证，做好物资入库记录，并对库存电子数据及时更新。8.5物资的验收票据、合格证、计量单、机器设备随机档案资料等由采购员负责收集管理。全部技术资料由采购员负责交公司生产部技术资料管理人员归档管理。8.6物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。8.7物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，公司分管领导批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔等事宜。8.8对符合要求的合格产品办理验收入库，限额内的数量损耗由计划财务部及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。入库单连续编号。9发票的审批9.1市场部物资采购中心收到发票后，采购员持票到库房和保管员核对后在发票上经办人处签字，然后将入库单附后，交由采购中心负责人审核、公司分管领导审批后到计划财务部办理报销事宜。9.2计划财务部认真审核，根据业务内容进行相应的帐务处理。10货款支付、核算记账10.1合同约定有付款方式的按合同约定付款；大宗、常用材料，当月供货，当月开票，隔月付款；低值易耗品按月结算付款。10.2每月末市场部物资采购中心根据采购合同约定或公司相关的付款规定,编制月度付6/7款计划。10.3月度付款计划经公司分管领导审核批准后报计划财务部。10.4计划财务部将批准的付款计划纳入当月资金收支计划，根据市场部物资采购中心提供的经过批准的付款申请支付款项，并进行账务处理。10.5计划财务部应严格执行相关制度和规定，正确核算物资采购成本、库存成本，并进行相应的帐务处理；与仓库部门定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。11经营活动分析市场部物资采购中心定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、节约采购资金和供应市场供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。12监督检查12.1公司应当对物资采购内部控制定期或不定期地进行检查。12.2物资采购内部控制监督检查的内容主要包括：12.2.1采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。12.2.2合格供方的评定、考核、控制及招标谈判工作是否按规定严格执行。12.2.3采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查物资采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。12.2.4应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。12.2.5有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。12.3内控制度检评领导小组对物资采购中心的内部控制执行情况进行检查评价和绩效考核，并提出改进意见。12.5对监督检查过程中发现的物资采购内部控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。四、相关制度目录1企业会计准则第1号---存货2企业会计准则第8号---资产减值7/73财政部内部会计控制规范--基本规范（试行）（财会［2001］41号）4财政部内部会计控制规范─采购与付款(试行)（财办会[2002]21号）5财政部内部会计控制规范—存货（征求意见稿）（财办会［2004］23号）6XX公司合同管理办法7XX公司资产控制制度8XX公司物资采购实施细则9XX公司库房管理制度10XX公司采购员自律守则11XX公司物资采购合格供方的评定及控制制度五、主要控制点相关资料1物资需求申请2物资采购计划3合格供方目录和试用供方目录4供方评定表5供