政府采购档案管理制度

政府采购档案管理制度一、目的为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。三、组卷及归档要求1、以项目工程组卷归档2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档3、文件纸张大小为A4。字迹使用不易褪色的笔书写。4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。5、封面、封底纸张由办公室统一提供。6、按国家档案管理规定要求分册装册。四、政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件1．采购响应文件及有关资料等；2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；3．采购项目样品送达记录；4．接受供应商投标或谈判的记录；5．开标一览表；6．开标（谈判、询价）过程有关记录；7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。（四）政府采购评审文件1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；3．供应商的书面澄清记录；4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;5．经监督人员签字的现场监督审查记录；6．评审过程中其他需要记载的事项。（五）政府采购中标（成交）文件1．采购人对采购结果的确认意见；2．中标或成交通知书；3．采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；4．公证书；5．与中标（成交）相关的其他文件资料。（六）政府采购合同文件1．政府采购合同；2．政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。（七）政府采购验收及结算文件1．项目验收记录；2．政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料；3．发票复印件及附件；4．其他验收文件资料。（八）其他文件1．供应商质疑材料、处理过程记录及答复；2．供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；3．采购过程中的音像资料；4．其他需要存档的资料。