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龙源期刊网如何做好数字档案室建设作者：王敏来源：《青年与社会》2014年第01期【摘要】随着信息化的不断发展，计算机技术、通信技术以及多媒体技术的发展，促进了综合电子信息网络平台的发展，同时催生了数字档案室的建设和发展。档案管理数字化是在新时期档案工作的一个发展方向，在数字化不断普及的时代，运用各种先进的技术将档案内容信息化并且进行储存和传输，对档案管理工作的效率提升有很大帮助。数字档案是传统的档案管理向现代化档案管理工作过渡过程中的一个产物，而数字档案室的建设则是将高科技技术和档案室进行结合加强档案管理的重要过程，近年来数字档案的发展取得了一定的进步。【关键词】数字档案室；现状；建设；措施随着信息化程度的不断加深以及各种先进技术的不断应用，档案管理也逐渐变的数字化，传统的档案管理存在很多缺点，如内容记载比较繁复、不易保存等，因此数字档案室的建设逐渐成为档案管理工作的重点。如何才能构建高效的数字化档案室，是当前档案管理工作研究的重点，数字档案室的建设既要满足信息时代的要求，又要考虑到档案管理的具体特点，因此数字档案室的建设是一个复杂的过程。近年来，数字档案室的建设取得了一定的发展，其未来的发展趋势仍然是数字化的。本文浅述了数字档案室的发展趋势以及具体的建设措施。一、数字档案室建设过程中的发展趋势数字档案室值得是以计算机等电子设备作为管理的手段，将传统的纸质档案变为电子档案，基于网络对各种档案进行收集、整理、储存、共享的一种档案管理的模式。数字档案室的建设有利于高效系统地进行各种档案管理。数字档案室的建设在未来的发展过程中，对各方面的建设都会有一些促进作用，其发展趋势主要有以下方面。第一，不断促进档案内容的数字化。档案管理的内容就是各种档案，建设数字档案室，就是要对数字化的档案进行储存管理，因此在数字档案室的建设过程中，首先要通过计算技术、通信技术等，将传统的纸质档案进行转化，变为数字化的档案内容，使得档案管理的过程最终实现数字化。数字档案室中的档案内容一般有三种类型，一是传统的纸质档案，而是视听型的档案内容，三是对以上两种档案进行数字化处理的档案内容。随着数字化和信息化时代的不断深入推进，档案内容逐渐数字化也变为一种趋势和发展方向。第二，对各种文书信息进行处理的办公过程变得数字化。对档案的管理工作是一个十分系统复杂的过程，在数字档案室的建设过程中，各种办公业务也要逐渐实现自动化和数字化，从而使得对各种档案信息的管理都能进行高效、系统的数字化操作，比如利用数字化手段对档案进行综合、形成条理清楚的电子文档并且传输到数字档案室进行管理，以便查询和调阅等。龙源期刊网第三，促进档案共享。数字档案室的建设，一个重要的作用是通过计算机网络，能将不同全宗下的档案进行互相的连通，实现资源共享，各档案用户都能根据自己的需要在数字档案室中下载所需的信息资料等，促进数字档案系统的共享。二、如何加强数字档案室的建设加强数字化档案室建设，可以从以下几个方面着手：第一，加强基础设施的建设。数字档案室的建设，需要多方共同努力，基础设施是一个基本保障，只有不断完善基础设施建设，才能促进档案管理数字化水平。基础设施的承载能力往往影响了档案数字化管理的水平和效率，在数字档案室的基础设施建设过程中，要做好三个方面的工作。首先加强网络建设，由于档案管理的特殊性，在数字档案室的建设过程中，要建立相对独立的档案数据网络，与当前的互联网进行区分，根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效地隔离，在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，以保证档案信息的安全性。其次是对硬件的建设，由于档案内容量十分巨大，因此在数字档案室的硬件建设过程中，要配置满足档案存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案信息处理需求。最后是数字档案管理中的软件建设，软件是数字档案室的核心，无论是档案的整理收集，还是存储分享，软件都是这些工作开展的动力，因此在配备软件资源时，要选择稳定的、安全可靠的操作系统，选用能够满足各种资料信息和数据管理的需求，要选用对应的扫描软件和图像处理软件，对档案信息进行有效地处理，同时，要选用合适的软件，实现电子档案文档与各个工作办公系统的衔接。第二，更新传统的档案管理的理念。长期以来，档案管理都是传统的纸质版的管理模式，但数字化逐渐成为一种发展趋势，因此在档案管理过程中，要不断更新管理的理念。针对有的人认为档案管理工作是可有可无的观念，要及时更新，让档案管理人员能明白档案信息资源的重要性以及进行改革对档案管理工作的意义，改变传统的繁复的管理模式进行高效的管理。第三，加大对数字档案管理人员的培训力度。数字档案室建设的效率与人才队伍的质量息息相关，当前加强数字档案室的建设，一个重要的方面就是要建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面，要严格把关，对于在岗的工作人员，要加强对他们的培训，不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中，可以采取长训与短训的方式，定期对他们的业务技能进行培训，巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力。另外，还可以与高校的相关课程进行联系，加强高校学生对数字档案管理的掌握和应用，为以后的数字化档案室建设培养人才。第四，完善数字档案室的相关制度。数字档案室的建设过程中一个重要的保障是相关的制度，各个单位要不断完善相关制度，比如电子文件归档与管理办法、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据网和信息设备维护使用制度等，在数字档案室建设过程中不断按照这些规章制度进行完善。三、结语龙源期刊网随着信息化时代的不断发展，档案管理工作也逐渐变得信息化、数字化。数字档案室的建设对于档案管理工作而言有十分重要的意义，在数字档案室的建设过程中，不仅要加强各种设施的完善，还有加强对人才的培养以及制度的完善，共同促进档案管理工作数字化和信息化水平。参考文献[1]唐玲.数字档案室建设[J].经营管理者，2012（09）.[2]方苏菱.关于数字档案馆建设的几个问题[J].图书情报知识，2003（04）.