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进销存管理系统文档版本记录版本编号版本日期撰写者版本说明Ver1.02014-01-03蒲文杰()初稿目录文档版本记录11.工程背景31.1.设计目的31.2技术要求41.3.系统优点51.提升企业效率52.节约企业的资源63.改变工作方式62.总体设计72.1.系统拓扑图73.系统业务需求描述73.1.仓库管理83.2.采购管理93.3.销售管理113.4.生产商管理133.5.财务管理143.6.经营分析153.7.系统设置错误!未定义书签。3.8.用户口令更改163.9.用户密码重置168.升级设计171.工程背景进销存管理系统专为企业的产品分销体系建立电子商务应用系统，是面向一种异地分布式的企业销售网络，支持供需链管理的计划和控制系统。进销存管理系统平台包括三级子系统，即下级分销商管理系统，分公司管理系统，总部管理系统。分销商可在网上下订单，并监控订单的状态，此外，分销商管理系统还实现了商品库存的管理。分公司管理系统为每个分公司实现了进销存管理，各分公司系统在总部的管理和监控下独立运行。总部管理系统除了实现本部的进销存管理外，还包括在线订单管理、综合查询系统（包括各分公司、下级分销商的信息）等管理功能。1.1.设计目的实现整体的信息共享，信息传递；提供完善的信息传递平台，方便了仓库、销售部门、采购部门、生产商的联系，从而提高管理效率降低人工成本，大大降低采购成本；实现物流、信息流、资金流“三流合一”管理；实现各门市店货物流通公司日常经营管理，包括货物采购、货物销售、商品库存等所有业务环节在内的科学化管理；实现进销存管理的系统化，规范化和自动化，达到好用，易用，实用，快上手等；提供可靠的、可跟踪的信息流转平台，有效的缩短事务处理的周期，加快了信息流转的过程，减少看货、路耗、找人、等待等中间环节同，保持信息处理渠道的畅通；通过信息网络平台，提高信息统计和分析的水平，为公司提供准确、实时的预测和决策的辅助支持；通过管理功能和业务处理功能，再加上科学的管理方法，为公司提高了工作效率1.2技术要求1.B／S结构，即Browser／Server(浏览器／服务器)结构，就是只安装维护一个服务器(Server)，而客户端采用浏览器(Browse)运行软件。它是随着Internet技术的兴起，对C／S结构的一种变化和改进。主要利用了不断成熟的浏览器技术，结合多种Script语言(VBScript、JavaScript…)和ActiveX技术，是一种全新的软件系统构造技术。2.B／S三层体系结构采用三层浏览器／服务器结构，在数据管理层(Server)和用户界面层(Client)增加了一层结构，称为中间件(Middleware)，使整个体系结构成为三层。三层结构是伴随着中间件技术的成熟而兴起的，核心概念是利用中间件，将应用分为表示层、业务逻辑层和数据存储层三个不同的处理层次，三个层次的划分是从逻辑上分的，具体的物理分法可以有多种组合。中间件作为构造三层结构应用系统的基础平台，提供了以下主要功能：负责客户机与服务器、服务器与服务器间的连接和通信；实现应用与数据库的高效连接；提供一个三层结构应用的开发、运行、部署和管理的平台。这种三层结构在层与层之间相互独立，任何一层的改变不会影响其它层的功能。3.开发技术方面采用稳定性和运行效率较高微软公司的.net技术，便于以后维护和升级；4.仓库管理系统具有：新建商品种类、新建商品、商品入库、商品出库、信息查询等功能；界面亲切，好用，易用，实用，快上手；5.系统具有较好的扩展性，能够满足单位未来信息化发展的需要。系统完成后，在一年之内如果系统需求产生变化，根据实际情况提供工作量大约3-5天的个性化定制服务。6.提供6个月的免费升级服务7.终身技术支持1.3.系统优点1.提升企业效率企业的采购、进货、销售以及财务做账等等，这都是一道道程序和环节，中间的任何拖延与错误都会造成企业效率的降低，比如依靠人工的盘点仓库，不仅费力而且费时，还容易出错，在很大程度上影响着仓库的管理效率；再比如在财务做账上，日常的业务往来会产生大量的财务数据，企业审计一次，往往需要财务人员长时间工作，可以说效率很低下。而依靠进销存软件就可以很快的处理好这些工作，做到了准确化、快速化。2.节约企业的资源企业的资源包括物料资源和人力资源。进销存软件在节约企业物料资源上主要就是避免企业的“跑冒滴漏”问题。跑冒滴漏，这一企业问题由来已久，因为这种情况具有隐蔽性，不易发觉，等问题出现后，再想办法解决，已经给企业造成损失。而软件的引进就会很彻底的解决这一问题，因为软件可以为任何的具体的“跑冒滴漏”都可以找到相应的责任人来承担责任。而对于节约人力资源来说，企业不再需要不再需要多数仓管人员，这都是对人力的节约，更深的层次来说是对企业成本的节约。3.改变工作方式原来的手工记账到安装软件在局域网内使用有一个很大的跨越，现在更有在线云平台的进销存系统。云平台的进销存改变了原来使用的习惯，更加方便企业员工的操作。随着网络的发展，企业对数据获取能力及速度的要求提高，在线进销存给企业提供了很多的便利，员工可以在客户办公室、家里、出差在外皆可以随时查到数据，这是一种工作方式的改变，是信息时代的必然趋势。2.总体设计2.1.系统拓扑图系统拓扑结构如下图所示：3.系统业务需求描述实现总公司统一管理，门店、经销商以及零售各自进货、出货、做账、报表、分析各自独立。3.1.仓库管理1﹑新建货物种类：需要输入：编号，名称。货物种类只能添加、修改不能删除2、新建货物：1）必须输入：条形码，名称，生产商编号，计量单位，订货策略,安全库存量，ABC分类，检验等级，损耗率，单价。2）选填：商品图案，产品类别，别名。货物只能添加、修改不能删除3、货物入库：根据采购部门下达的入库单验收，验收合格后分配货位、登帐。4、货物出库：根据销售部门下达的提货单，系统根据先入先出等原则生成建议提货单5、盘点：使用盘点机盘点，并根据盘点结果调整帐面库存量，然后根据需要打印报表。6、信息查询：可指定多种查询条件，查询某商品的库存数量等信息。7、库存控制策略当系统发现商品低于安全库存或根据库存控制策略应当进货时，系统自动生成请购单（可以由请购人员修改），最后发送给采购部门。仓库可以新建、修改请购单，如果请购单尚未处理还可以修改删除请购单，否则不能删除和修改。8、报损报溢：通过指定的查询条件，查询出库存商品的报损、报溢3.2.采购管理1、采购订单：是采购管理的一个核心问题，也是一个难题，因为分单需要综合平衡内外各种关系以实现采购业务目标，同时还要加强内控。在实际工作中，可能需要更新与不需要更新两种情况同时存在。是否需要更新产品基本信息表的内容需要采购员根据实际情况来进行判断。为此，在采购订单更新用户按保存后，系统就会进行判断。为了提供订单管理的效率和协同工作。2、采购单：是订单管理的信息化已经成为一种趋势，采购部门可以根据仓库部门发送来的请购单生成采购单，并通过email、传真等方式发送给生产商。如采购单因某种原因，在一段时间内未做处理，则可以修改和删除采购单。3、入库单：是商家和商家之间互相调货的凭证，上面写明两商家之间的交易程序，交易价格，双方名称等两商家之间交易的基本信息。接收生产商发送的请求供货单，如果审核通过，则回应生产商，并向仓库部门发出入库单。4、添加、修改生产商：根据公司以往的采购物品的质量，价格、交货及时和整体服务水平的好坏，公司可以自由选择采购商品的生产商。公司可以经过市场调查来添加生产商。以选择服务水平好，采购商品质量好，采购成本等方面来添加新的生产商。修改以前的商品生产商。5、跟踪订单：在采购部门发出采购单后，对采购单进行跟踪以保证商品交易可以顺利成功。在采购单发出后，公司对订单全面跟踪，在一定的时间内如，交易没能顺利完成。公司就会对谬该采购单进行处理。6、信息查询：为了对库存商品，生产商的信息可以有所了解、管理。对库存信息和生产商信息进行多种查询，以便查看，管理。对生产商的供货数量等信息的查询，以便更好的采购商品。7、检查入库：采购时，在生成采购单或入库单时，为了对入库商品的质量，数量，种类进行检查，如有不存在于货物信息表中的货物，则可以新建商品种类。8、进退货单查询可指定多种查询条件，查询进退货的详细信息9、往来帐务：1）供货商所有单据中显示的是所有的供货商或指定某个供货商的往来帐务单据2）供货商商品销售情况显示某个供货商提供的商品的销售情况，在列表中可以清楚的看出供货商的商品销售的数量，金额和库存量。3）供货商帐务显示的是所有供货商采购进货，采购退货，我方应付金额和我方实付金额。3.3.销售管理1、销售订单：1)销售订单功能：接收对方订单、发送订单确认信息、生成销售发货单及发票2)销售订单控制：价格控制、可用量控制、客户信用控制、业务员信用控制、部门信用控制。2、销售单：列示顾客所订商品的名称、规格、数量以及其他与顾客订货单有关信息的凭证，作为销售方内部处理顾客订货单的依据。3、销售退货单：是买方将不满意的商品退还给卖方的过程。常见的退货原因有：商品质量或包装有问题，顾客退回后，门店收货部再转退给生产商；存货量太大或商品滞销，门店消化不了，退还给生产商；商品未到保质期，即已变质或损坏。客户会将商品退回给公司。这时候需要填写销售退货单，销售退货功能包括增加、修改销售退货单据。用户可以在系统中添加销售退货单据信息。包括录入诸如单据编号，日期等单据主要信息和单据中每种商品的购买数量、价格等细明信息，这个时候我们除了记录单据信息之外，还需要更新每种商品的库存数量。4、历史查询：通过模糊查询，以日期为都主对以前的销售单、客户、退货单出库单等记录进行查询，有助于对前期销售额有计算，了解。5、仓库出库单：用于门市店因货物缺少向仓库申请发货，仓库回应后将商品发出时要对商品进行了解，以便采购可以尽快补仓的货单。6、销售预测：是根据以往的销售情况以及使用系统内部内置或用户自定义的销售预测模型获得的对未来销售情况的预测。销售预测可以直接生成同类型的销售计划。7、出库单管理：用于对所有处理过和未处理过的出库单进行管理，对于未处理过的出库单进行检查，如长期未做如何处理的出库单进行修改或删除。8、商品销售排行商品的销售数量、销售额、利润、毛利润率，商品名称等基本信息进行排序；用户可以通过选择'表格显示'选项以列表的形式查看统计数据，或者'图表显示'选项以图形形式显示数据；其中在'图表显示'中用户可以选择不同的图形显示形式（包括：柱状、饼状），和想要显示的不同内容（包括销售数量、总销售额、销售利润、销售利润率）9、销售分析将出货的资料自动汇总，提供各种分析的信息，作为考核和决策的依据3.4.生产商管理1、个人信息管理生产商可以更改自己的联系方式、银行帐号等信息。2、货物销售查询及打印根据采购部门提供的用户名、密码查询仓库中自己负责的商品的库存情况、在某时间段的销售情况等信息，并可根据查询情况发出请求供货单（通过email、传真等方式）、或者打印报表。3.5.财务管理1、收款管理，可以对一张销售单进行分次收款，也可以对多张销售单进行合并一次收款。2、付款管理，可以对一张采购单进行分次付款，也可以对多张采购单进行合并一次付款。3、应收应付账目管理，清晰管理应收应付的发生变动情况，提供应收账款汇总表、应收账款明细表、应付账款汇总表、应付账款明细表。数据可以追溯，汇总表可以自动追溯到明细表，明细表可以自动追溯到各张单据，这样有利于财务人员的对账处理。4、费用管理，企业发生的各项费用可以方便的进行记录和管理，提供费用单据。5、费用月统计表能及时准确的统计本公司的费用发生情况6、采购发票管理，可以对一张采购单进行多次开票，也可以多张采购单一次开票。7、销售发票管理，可以对一张销售单进行多次开票，也可以多张销售单一次开票。8、可以清晰查询到未开票的采购单及销售单，暂估入库、销售未结的情况查询。这样的功能都是企业非常需要的，减轻了财务人员、销售人员、采购人员的工作量，提高了工作效率。数尖进销存具有这些