工程档案整理与归档

工程档案整理与归档主要内容1.文件与档案的关系2.建设工程文件质量指标及其具体要求3.单位工程（子单位）工程，分部工程（子分部工程），分项工程概念4.工程档案移交程序5.工程档案移交内容6.工程档案整理的具体要求7.档案装订及竣工图折叠实际操作指导一、文件与档案的关系文件和档案是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是筛选、形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的，文件总量远远大于档案，档案只是文件的长寿者，是文件的精华。文件转化为档案一般需具备三个条件：1、办理完毕的文件才能作为档案保存。一般有三种情况：一是文件中所说的事情需要近期办理的，确实已经办理完毕。二是文件中所列事情需要较长时间才能完成或需要长期执行的，只要经过文件签收、传阅、研究讨论和贯彻执行，也算办理完毕。三是不需要具体承办的文件，只要登记、收发、传阅等文书处理程序结束，就算办理完毕。2、具有一定价值的文件才有必要作为档案保存。确定文件是否需要归档保存，首要的尺度和条件就是看它对今后的工作和研究活动有无凭证和参考价值。3、按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案。现代意义的档案，是经过科学整理、归档保存起来的文件。那些未经系统整理的文件，虽然其中有的也属于档案，但就整体而言，尚不是典型的现代意义的档案。二、建设工程文件质量指标建设工程文件质量指标真实性可靠性完整性可用性2.1建设工程文件质量指标的具体要求—真实性具体含义真实是就归档文件的合法性而言的，即文件的来源、内容必须符合国家有关法律、法规、规章、标准、规范和规程的要求，即必须是合法的，不得伪造、篡改。具体要求1、档案的内容必须符合相关法律、法规、标准、规范以及合同所规定的要求。2、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。3、对于更改过的档案应有设计变更通知单或技术变更核实单，同时要有相关负责人的签字。2.2建设工程文件质量指标的具体要求—可靠性具体含义可靠性是就归档文件的科学性而言的，即文件必须能够真实反映建设工程的原貌，数据精度符合勘察、施工、设计、监理作业等方面的实际情况，并能够准确地反映上述的各项活动。具体要求1.所有人员在业务活动过程中都要形成反映业务活动的文件；2.施工过程中对设计图所做的改动要明确标示出来。3.各种图纸及其说明书在内容上要一致，其各组成部分间要没有矛盾和错误。4.施工过程中各种隐蔽工程的施工记录要及时绘制，并要求准确反映施工过程。2.3建设工程文件质量指标的具体要求—完整性具体含义档案的完整性有双重含义：一是就单份文件构成要素的完整性而言的，即一份文件不仅要包含完整的内容信息，还要具备结构信息和记录工程建设活动的背景信息。二是就套内文件的齐全性而言的，即文件能够完整地反映工程建设活动的全过程。具体要求一、单份文件的完整：1.文件的形成/编制日期；2.文件的形成单位、技术负责人等；3.编制人、审核人；4.同一事项的请示与批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开。二、成套文件的完整：1.立项依据审批文件；2.征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件；3.项目审批文件；4.施工技术文件和竣工验收文件；5.竣工图。2.4建设工程文件质量指标的具体要求—可用性具体含义归档文件是可以辨识的，在需要的时候可以检索、获取和访问。具体要求1.每份文件都有唯一的标识符；2.所有的文件都进行了登记、分类和标引；3.能够对现有的文件进行准确查找，最好能够实现文件级检索。4.确保在相关的证据法和法庭规则下，文件能够作为证据来引证。5.电子文件的维护和利用都以电子形式进行。6.当文件的保存依赖于技术设施时，如缩微胶片或数字影响，要将技术设备和软件保存下来。7.当文件的保存依赖于技术设施时，在迁移到新的技术环境时，要使功能的损失降至最小，确保其长期的真实性。8.文件管理系统也要具备充分的安全控制手段，防止非法用户的利用。三、建设工程项目单位（子单位）工程,分部（子分部）工程,分项工程划分3.1单位（子单位）工程3.1单位（子单位）工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程是建设工程项目的组成部分。1.具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程；2.建筑规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分作为一个子单位工程。3.2分部（子分部）工程3.2分部（子分部）工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。当分部工程量较大且较复杂时，可将其中相同部分的工程或能形成独立专业体系的工程划分成若干子分部工程。3.3分项工程3.3分项工程：根据主要工种、材料、施工工艺、设备类别等的不同可将分部工程进一步划分为分项工程。分项工程可由一个或若干个检验批组成。所谓检验批是指按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分。建设工程项目单位工程分部工程1:地基与基础工程分部工程2:主体结构分部工程3:建筑装饰装修工程分部工程9:电梯子分部工程1:无支护土方子分部工程2:有支护土方子分部工程3:地基处理子分部工程4:桩基分项工程1:土方开挖分项工程2:土方回填分部工程4:建筑屋面分部工程5:建筑给水排水及采暖分部工程6:建筑电气分部工程7:建筑智能分部工程8:通风与空调子分部工程5:地下防水子分部工程6:混凝土基础子分部工程N……….3.4分部工程、子分部工程、分项工程划分图3.5、室外工程划分详细划分请参照新版建设工程质量验收规范的有关规定室外单位（子单位）工程和分部工程可按下表划分单位工程子单位工程分部（子分部）工程室外建筑环境附属建筑车棚、围墙、大门、挡土墙、垃圾收集站室外环境建筑小品、道路、亭台、连廊、花坛、场坪绿化室外安装给排水与采暖室外给水系统、室外排水系统、室外供热系统电气室外供电系统、室外照明系统四、工程档案移交程序4.1工程档案分类（A类、B类）工程档案按照管理流向不同分为“A类档案”和“B类档案”。“A类档案”原件统一由城建档案管理机构(深圳市城建档案馆)保管。“B类档案”原件统一由建设单位保管（城建档案馆进行备案）。4.2城建档案（A类）移交流程合格工程竣工档案审核意见书不合格合格城建档案馆窗口：移交建设工程档案报建登记（工程招投标时进行）建设工程文件收集、整理城建档案管理机构（或建设单位）业务指导整改城建档案管理机构申请档案进馆前验收建设工程档案预验收（告知性验收）建设工程档案预审建设单位档案人员4.3城建档案（B类）移交流程B类资料移交建设单位建设单位出具授权书及A类移交书目录相关单位移交A类资料至城建档案馆相关单位移交A类资料至建设单位复印件、原件各1份原件1份资料复印件2份竣工图原件2份五、工程档案移交内容工程档案移交内容一、建设单位资料二、监理资料三、施工单位资料四、竣工图5.1建设单位资料内容项目准备阶段的文件竣工验收及备案阶段的文件(施工单位应核对其目录内容，将自己合同内的相关文件提交建设单位，不用装订）。声像及照片5.2监理单位资料内容监理文件5.3施工单位资料内容由合同决定每一份合同均有一份施工管理文件资料产生：即施工管理文件+合同签署内容相对应的技术文件5.3.1施工总承包单位移交内容施工管理文件主体结构（含地下室）——钢筋混凝土结构与砌体结构工程建筑屋面及防水工程装饰装修——墙面、地面、门窗、吊顶、涂饰子分部工程室内给水、排水、中水、采暖系统安装工程电气——电气照明工程电气——电气动力、备用及不间断电源、防雷接地安装工程电气——变配电工程竣工图5.3.2电梯单位移交内容施工管理文件电梯（起重机）及擦窗机安装工程竣工图5.3.3消防单位移交内容施工管理文件消防系统工程竣工图5.3.4燃气单位移交内容施工管理文件燃气安装工程竣工图5.3.5幕墙单位移交内容施工管理文件装饰装修——幕墙工程竣工图5.3.6装饰单位移交内容施工管理文件装饰装修工程竣工图5.3.7空调单位移交内容施工管理文件通风与空调安装工程竣工图5.3.8智能化单位移交内容施工管理文件建筑智能工程竣工图5.3.9环境景观单位移交内容施工管理文件环境景观工程按照“深城管通[2007]30号”文件要求编制竣工档案竣工图5.4设备采购等其它资料移交要求原则：每份合同均需办理竣工资料移交内容：1.资质证书复印件加盖公章2.合同3.到货清单4.材料设备验收记录5.使用说明书、质量保证书、安装图（如已移交安装单位，需提供安装单位接收证明）6.其它资料。六、工程档案整理的具体要求工程项目归档文件的具体要求要求具体含义准确档案的准确指档案的内容真实反映项目(工程)竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。系统档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。6.1工程项目归档文件的整理6.1.1卷内目录填写方法深圳市建筑工程A类工程档案卷内目录.doc深圳市建筑工程B类工程档案卷内目录.doc6.1.2档案移交书A类工程档案移交书的“移交单位”、“负责人”是建设单位签章，“接收单位”、“接收人”是档案馆签章，其他内容应对应名称和位置填写完整；B类工程档案移交书的“移交单位”、“负责人”、是施工或监理单位签章，“接收单位”、“接收人”是建设单位签章，其他内容应对应名称和位置填写完整）档案移交书A类档案移交书B类档案移交书6.1.3档案卷号排列案卷排列应当以工程档案移交书为单位，按归档目录顺序从施工管理文件、相应的技术文件材料、分包单位资料到竣工图纸进行排列。分包单位的资料应包含施工管理文件。6.1.4装订与分卷要求文字材料组卷每卷厚度不超过2公分，采用双棉线三点平直整齐装订，装订前必须剔除金属物，对破损、污损的文件材料要进行除污补裱处理。使用黑色油墨编印案卷页码号，一页文件一个页码号，正面页编印在文件的右下角，反面页编印在文件的左下角。每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺序从1开始至本卷尾页号止，封面和卷内目录不编案卷页码号（对牢固、整洁无金属物的成书文件，可不拆卷，按归档要求编号编目录即可）成品（一）成品（二）6.1.5竣工图的折叠与分卷工程竣工图纸按专业组卷；竣工图纸以内折手风琴式折叠，整齐散装在档案盒内，一盒为一卷，一张图一个页码号(包括竣工图纸封面页和竣工图目录)编打在的右下角，从1开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号；文字材料以每一本为一卷，竣工图纸以每一盒为一卷，一个档案盒内可装多卷文字材料。应根据归档案卷内容的厚度选用档案盒，避免盒内空荡。6.1.6竣工图电子文件不再提供竣工图电子文件至城建档案馆（但建设单位需收集归档）七档案装订及竣工图折叠实操课档案装具－档案盒档案盒里面（关于备考表的填写方法）备考表的填写方法：1.如果档案盒里面装的是图纸，该档案盒的备考表需填写，填写内容应该是图样材料**页。立卷人是本项目资料员，审核人是本项目项目经理或者技术负责人。2.如果档案盒里装的是文字材料，则档案盒的备考表可不填写，只填写封面后的备考表即可。3.如果档案盒里既有文字材料卷又有竣工图，则备考表必须填写。填写方法是文字材料与图样材料分开汇总。档案封面（封面的填写方法）封面的填写方法：1.档号，档案馆代号，密级，保管期限均不填写。2.案卷题名：第一行填写合同名称；第二行填写卷内目录名称；第三行填写本目录的分流处及分卷数。3.编制单位即合同单位（分包单位组卷的资料应写分包单位的名称）。4.编制时间：应填写开工日期至竣工日期。5.共*卷第*卷：是指本次移交的总卷数的总数及本卷在本次移交中的序数。档案封底（卷内备考表）档案封底备考表必须填写完整装订工具棉线及锥子号码机和专用油墨号码机和专用油墨各种规格的夹子各种规格的夹子三孔式装订机电动装订机其它文