工程档案管理程序

工程档案管理程序1．目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。2.范围用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.职责工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。4.内容4.1.项目资料的控制4.1.1收集、进库和保管4.1.1.1工程项目正在进行时，各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。4.1.1.2工程项目在结束时，各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。4.1.2归档工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。4.1.2.1公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2文件的归档分类:第一册GF：公司管理规范GS-GF-工程管理规范GS-GF-GC-工程类表单GS-GF-GC-001-工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-工程管理规范GS-GF-GC-003-工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004-第二册ZD：工程指导书GC-XM-ZD-第三册ZF：政府文件GC-XM-ZF-第四册GL：公司来文：报公司各部门文件GC-XM-GL-001-发工程管理部文GC-GL-002-发预算部文GC-GL-003-发材料部文GC-GL-004-第五册JY：会议纪要：公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH-公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-专题会议纪要GC-JY-ZT-其他会议纪要GC-JY-QT-第六册QQ：工程前期准备：基地情况资料GC-QQ-JD-施工单位考察GC-QQ-SK-监理公司考察GC-QQ-JK-用水、用电文件GC-QQ-技术资料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七册KC：工程勘察往来文件：初勘资料GC-KC-CK-详勘资料GC-KC-ZL-抽查纪录GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八册JL：监理公司往来文件：监理合同GC-JL-HT-（含招投标文件）监理细则GC-JL-XZ监理例会纪要GC-JL-JY-监理月报及审核意见GC-JL-YB-发监理单位文GC-JL-FW-其他来文GC-JL-QT-第九册SG：施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA施工单位来文GC-SG-LW-发施工单位文GC-SG-FW-工程联系单GC-SG-LX-工程报告及函件GC-BG-第十册WZ：物资合同GC-WZ-第十一册SJ：设计变更（按日期）：方案、扩初阶段GC-SJ-FA-施工图阶段GC-SJ-SG-图纸会审纪要GC-SJ-HS-技术交底记录GC-SJ-JD-第十二册QZ：工程签证GC-QZ-第十三册XJ：限价单GC-XJ-第十四册JH：计划管理：GC-JH-总进度控制计划及评审记录GC-JH-KZ-施工图纸交付计划GC-JH-TZ-分包商进场计划GC-JH-JC-样板确认计划GC-JH-YB-甲供材料进场计划GC-JH-CL-资金使用计划GC-JH-ZJ-总进度计划（施工单位）GC-JH-JD-月/周计划（施工单位）GC-JH-YJ第十五册CL：材料设备管理：机电设备GC-CL-JD-建材装饰GC-CL-JC-样板登记一览表GC-CL-YB-收（调）料单GC-CL-SD-设备调试验收记录GC-CL-YS-第十六册JD：进度款支付：工程进度款审批单GC-JD-GC-物资进度款审批单GC-JD-WZ-扣款通知单GC-JD-KK-奖/罚款通知单GC-JD-JF-第十七册JG：交工前楼宇检查记录GC-JG-001-竣工资料GC-JG-002-如：竣工图开竣工报告中间验收资料第十八册YS：验收报告：GC-YS-程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG-政府验收8证GC-YS-ZF-履约评定表GC-YS-PD-第十九册TS：投诉处理：投诉记录表GC-TS-JL-投诉分析报表GC-TS-FX-第二十册HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL-考勤表GC-HQ-KQ-其他文件GC-HQ-QT第二十一册QT：零星工程资料GC-QT-001-其他文件GC-QT-002-4.1.2.3归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：项目名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文件顺序号例：第七册KC：工程勘察往来文件：初勘资料XM-KC-CK-详勘资料XM-KC-ZL-抽查纪录XM-KC-CC-其他文件XM-KC-QT-以此类推，工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。4.1.2.4标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。4.1.2.5在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存归，并在复印件上注明原件去处。4.1.3借阅项目开发过程中，各部门、各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部档案管理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还。4.2工程竣工资料的控制4.2.1工程竣工资料的范围当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。4.2.2工程竣工资料的验收条件工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：4.2.2.1建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；4.2.2.2全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。4.2.3工程竣工资料的验收程序4.2.3.1工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。4.2.3.2项目经理部根据监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》，由档案管理人员对报送的资料和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。4.2.3.3验收工作在建设工程现场进行。由主管城建档案管理部门验收小组主持，项目经理部组织工程管理部、监理公司、施工单位和档案管理人员参加。4.2.3.4验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的《建设工程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。4.2.3.5工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。4.2.4工程竣工档案的移交4.2.4.1工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门和工程管理部移交一套完整的建设工程档案。4.2.4.2工程管理部在接收承建方的竣工档案时，应检查所交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各项目经理部出具《接收工程项目档案（资料）登记单》。4.2.5归档4.2.5.1档案管理员对所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识。4.2.5.2不同项目的竣工档案不得混放在一起。4.2.6借阅4.2.6.1公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。4.2.6.2公司之外的单位借阅档案，需工程管理部经理的批准。4.2.7销毁对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程管理部经理审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。4.3档案立卷的要求4.3.1文字资料立卷要求4.3.1.1档案材料归档时，以A4（即210mmx297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。4.3.1.2档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。4.3.1.3文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。4.3.1.4装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。4.3.2图纸的立卷要求纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。4.3.3立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。4.3.4立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。4.3.5立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。4.3.6为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。