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第二章Excel基本操作2.1Excel基本操作界面本节将介绍中文Excel的基本操作界面，包括安装、启动、退出中文Excel，基本操作界面的划分，功能区、工作区、状态栏和任务窗格等内容。2.1.1安装中文Excel由于MicrosoftOffice2003简体中文版采用了智能化安装，因此安装过程十分简单。下面以WindowsXP操作系统为例，介绍Excel的安装步骤。1、插入Office2003程序光盘，单击弹出界面中的“Office2003”开始安装。2、出现安装向导，正在收集相关信息。3、系统准备完毕，出现“欢迎使用MicrosoftOffice2003安装程序”安装向导。4、完成密钥的填入，单击“下一步”。5、输入必要的用户信息（用户明、缩写、和单位），单击“下一步”按钮。6、系统弹出《最终用户许可协议》，勾选“我接受《许可协议》中的条款”复选框，然后单击“下一步”按钮。7、系统提示用户选择“安装类型”，一般情况下建议选择“典型安装”，如果操做者对Excel比较熟悉可以使用“自定义安装”挑选安装组件，单击“下一步”按钮。8、弹出“摘要”信息，显示安装到用户计算机中的Office组件，单击“安装”按钮继续安装，否则可单击“上一步”按钮，进行修改。9、系统开始安装文件。10、文件安装完成，弹出“安装完成”提示信息，单击“完成”按钮即可；为节约硬盘空间，可以勾选“删除安装文件”复选框，然后单击“完成”按钮。11、勾选“删除安装文件”复选框后，系统弹出一个警告信息，单击“是”按钮。12、所有文件安装完成后，需要重新启动配置用户的计算机系统。单击“是”按钮立即重新启动计算机。如果现在不想重新启动，也可以单击“否”按钮。2.1.2启动Excel中文Excel安装成功以后，可以使用两种方法：1、打开并进入中文Excel基本操作界面的方法是执行“开始\程序\MicrosoftOffice\MicrosoftOfficeExcel”命令。2、利用快捷方式启动。利用快捷方式启动Excel，可以说是启动Excel最方便、最快捷的方式。当然必须首先在桌面上创建Excel的快捷方式，然后双击该快捷方式即可启动Excel。•知识点：a、如果在Windows任务栏中没有快速启动栏，可用鼠标右击WindowsXP任务栏的空白处，在出现的菜单中选择“工具栏/快速启动”选项，即可在任务栏中看到快速启动栏。b、如果在快捷菜单中没有发现Excel的启动图标，则可以选中桌面上的Excel快捷方式，直接拖到Windows系统任务栏，然后释放鼠标左键。2.1.3退出Excel当使用Excel将文档处理完成后，如果不再需要运行程序，应将其关闭，退出Excel中文版。这样可以释放Excel所占用的系统资源，提高资源利用率。退出Excel中文版的方法比较多，操作者可根据自己的习惯选择一种方法。1、通过菜单命令退出Excel。选择“文件/退出”命令。2、在Windows系统工具栏的Excel图标上右击，然后在弹出的菜单中单击“关闭”命令。3、双击Excel标题栏左上角的控制按钮。4、单击Excel标题栏有上角的“╳”（关闭）按钮。5、在Excel标题栏的左上角控制按钮上单击鼠标，再在弹出的菜单中单击“关闭”命令。也可以在Excel处与当前活动状态时，按下Alt+F4快捷键退出Excel。•知识点：如果在退出Excel之前，文档被修改却没有保存，那么在关闭文档时，系统会弹出一个消息框，询问用户对所进行的操作如何处理。a、单击“是”按钮，保存修改后退出Excel。b、单击“否”按钮，不保存所用的修改，直接退出Excel。c、单击“取消”按钮，退出Excel的操作将被中止，重新回到文档编辑环境。2.1.4基本操作界面划分Excel操作界面分为功能区、工作区、状态提示区、任务窗格。1、功能区功能区可划分为五个部分，即标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏和数据输入/编辑栏。2、工作区工作区就是一张很大的表，其中包括工作簿名称、行号、列号、滚动条、工作表标签、工作表标签滚动按钮、窗口水平分割线、窗口垂直分割线以及当前工作表的一部分。工作表有16384行（1—16384）、256列（A—Z、AA—IV）。3、状态栏状态栏的功能是显示当前工作状态，或提示进行适当的操作。它分为两部分：前一部分现实工作状态（如“就绪”表示可以进行各种可能的操作，Excel已准备就绪），后部分显示设置状态（如“NUM”表示小键盘处于数字输入状态）。4、任务窗格操作者可使用任务窗格直接进行各种操作。•知识点：使用Excel菜单的基本知识：1、浅灰色菜单命令表示该菜单在当前状态下为不可用。例如：事先没有执行隐藏操作的情况下，不能使用“取消隐藏”命令。2、命令名称右侧带有省略号（….）说明打开此命令，系统会弹出一个对话框，需要用户提供交互信息。例如：选择“编辑/查找”命令，系统会弹出“查找与替换”对话框。3、命令名称右侧带有三角号表示该菜单下还有子菜单，需要用户继续向下选取相应菜单。4、命令名称右侧带有快捷键说明可以使用快捷键，执行与该菜单对应的功能。例如可以利用Ctrl+F快捷键来代替选择“编辑/查找”命令。5、菜单命令按钮左侧带有图标表示凡是与工具栏具有相同图标符号的按钮执行相同的功能。2.2文件操作本节将介绍文件操作的相关方法、文字内容的输入方式、打印设置等操作。2.2.1新建文件1、使用菜单创建文件2、使用按钮创建新文件3、从桌面新建文件启动WindowsXP以后，在桌面的任何空白处单击鼠标右键，在弹出的浮动菜单中选择“新建”，并在其子菜单中选择“MicrosoftExcel工作表”选项。输入名称即得到新建的空白工作簿文件。4、使用模板创建文件使用新建工作簿任务窗格中的模版创建新工作簿文件。5、根据现有工作簿新建文件使用新建工作簿任务窗格中的根据现有工作簿创建新的工作簿文件。•知识点：默认情况下，直接启动Excel就可以创建基于Book.XLT模板的空白工作簿文件，且命名为Book1。2.2.2存储文件在Excel中可以使用菜单中“文件/保存”命令，也可使用常用工具栏中的“保存”按钮。2.2.3另存文件使用菜单中“文件/另存为”命令，确定保存路径及另外存储的文件名。•知识点：如果一个文件没有存储过，使用”保存”命令，Excel显示“另存为”对话框；如果已经存储过，使用“文件/保存”命令，Excel则会自动覆盖原有文件。2.2.4打开文件1、使用菜单打开文件2、使用按钮打开文件3、快速打开文件2.2.5关闭文件2.2.6改变文件的存储位置中文Excel默认的文件存储位置是：“C:\MyDocuments”，所有文件都存储在这个文件夹当中。操作者可以修改默认存储路径，操作如下：1、打开菜单中“工具/选项”命令。2、在“选项”对话框中单击“常规”标签，打开“常规”选项卡。3、修改“默认文件位置”中的存储路径。4、单击“确定”按钮，完成修改。2.2.7汉字输入2.2.7.1语言栏2.2.7.2设置语言栏可以对语言栏进行一些具体的设置。添加汉字输入法的操作步骤如下：1、单击语言栏中的“选项”按钮，选择打开“设置”命令。2、单击“文字服务”对话框中的“添加”按钮，出现“添加输入语言”对话框。4、单击“添加输入语言”对话框中的“键盘布局/输入法”复选框，选择需要添加的汉字输入法，例如选择“中文（简体）双拼”输入法。6、单击“确定”按钮，完成操作。2.2.7.3汉字输入从中文Windows98开始，所有中文Windows均直接支持两种国际字库。一种是国际（GB）字库，另一种是国际扩展字库（GBK）。后一种字库包括前一种字库。与此相应，中文Windows中所附带的汉字输入方法中的大部分都支持国际扩展字库。例如，“全拼”输入法、“双拼”输入法、“表行码”输入法等都可以直接输入21000多个汉字，即可以直接输入国际扩展字库中所有汉子。“区位输入法只能输入国际（GB）字库中的汉字。2.2.7.4拼写检查使用中文Excel的文字校对功能的具体方法如下：1、单击常用工具栏中的“拼写检查“按钮。2、在“拼写检查”对话框“建议”栏中选择一个正确的单词。3、单击“拼写检查”对话框“更改”按钮即可修改错误单词。4、单击“己完成对单元格文本的拼写检查”提示框中“确定”按钮。•注意：如果单击“拼写检查”对话框中“全部更改”按钮，则修改文档中所有错误的单词。如果单击“拼写检查”对话框中“忽略”按钮，则忽略“拼写检查”程序所认为的当前错误单词，这样可以避免将一些特殊的拼写进行修改。如果单击“拼写检查”对话框中“全部忽略”按钮，则忽略“拼写检查”程序所认为的所有错误单词。2.2.7.5输入符号插入符号的操作步骤如下：1、将光标置于需要插入特殊符号的位置。2、打开“插入”菜单，选择其中的“符号”命令。3、在“符号”对话窗口的符号框中单击需要输入的符号。4、单击“符号”对话框中“插入”和“关闭”按钮，结果就在单元格中插入了所选择的符号。2.2.8打印设置1、打开“文件”菜单，选择其中的“打印”命令，出现“打印内容”对话框。2、在“打印内容”对话框的打印机名称是“HPLaserJet6L”，这是中文Windows中设置的默认打印机。如果要选择不同的打印机，可以单击“打印内容”对话框的打印机“名称”下拉列表框的下拉按钮，在下拉列表中选择一种所需的打印机名称。3、如果要打印到文件，则选择“打印机”选项区中的“打印到文件”复选框。4、若“打印范围”选项区中的“全部”按钮被选，则打印全部文件(这是默认方式)，如果要打印部分页，可单击“页”按钮，再在其输入框中输入打印范围。5、在“份数”选项区中可以设置打印文件的份数(默认值是1，表示打印1份)，删除“打印份数”框中原来的数字并输入所需数字(例如输入3，则表示要打印3份)。6、在“打印内容”对话框的“打印内容”选项区中，系统默认的打印内容是“选定工作表”。可以选择打印“整个工作簿”，或选择打印“选定区域”。7、设置好所需打印内容后，单击“打印内容”对话框中的“确定”按钮，系统即开始打印，后面的情况与使用“打印”按钮时的情况相同。2.2.8.2选择打印区城操作步骤如下：1、选择需要打印的单元格，打开“文件”菜单，选择其中的“打印区域”命令，出现级联菜单。2、选择级联菜单中的“设置打印区域”命令，即将所选择的区域设置为打印区域。•注意：设置为打印区域后，系统用边框围住所设置的打印区域。取消打印区域选择的操作步骤如下：1、打开“文件”菜单，选择其中的“打印区域”命令，出现级联菜单。2、选择级联菜单中的“取消打印区域”命令即可。2.2.8.3打印预览2.2.8.4立即打印2.2.9页面设置页面设置要在“页面设置”对话框中进行。打开“页面设置”对话框的方法是打开“文件”菜单，选择其中的“页面设置”命令，出现“页面设置”对话框。1、打印方向2、缩放比例3、纸张大小4、打印质量•注意：对于HPLaserJet6P打印机来说，系统默认的打印质量是600点（“点”是打印机打印质量的单位)，这也是这种打印机的最高打印质量。设置的“点”数值越大，打印质量越好。另外，如果不是本机所连接的打印机，而是网络上的其他电脑上所连接的打印机，则“打印质量”栏不可用。5、起始页码2.2.9.2页边距选项卡“页边距”选项卡的作用主要是设置打印内容与页面各边界的距离2.2.9.3页眉/页脚选项卡页眉和页脚都不属于工作表的正文，但它们却会出现在打印页面上。页眉位于页面正文的上部，故称为“页眉”，页脚则位于页面正文的下部，称之为“页脚”。页眉或页脚一经设置，将出现在每一个打印页面上，因此不需要逐一为打印页面设置页眉或页脚。2.2.9.4工作表选项卡在“工作表”选项卡中可以进行“打印区域”、“打印标题”、打印、“打印顺序“等设置。2.2.10工具栏在中文Excel中的“工具栏”命令是管理其操作界面中的一个工具。用它可以显示或者隐藏常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏等。隐藏某些工具栏后，可以增大工作表的显示区域。2.3文字编辑本节介绍中文Exce