行政接待管理制度

xxxxxxx行政接待管理制度编号：xxxxxx编制：xxx共4页一、总则1、目的为提升企业形象，规范接待工作，树立良好的对外氛围，特制订本制度。2、适用范围本制度适用于全体员工，尤其是行政接待人员。3、职责1）行政部门是进行行政接待工作的责任部门，对接待的礼仪、规范及后勤保障负责；2）业务部门、相关分管领导是业务接待工作的责任部门（人），对接待的规格、人数、地点和行程交接负责。3）各部门和全体员工就应以良好的精神面貌，配合好公司做好接待工作。4）总裁室是相关接待工作的终审部门。二、具体内容1、接待的基本原则接待工作应以“平等、周到、保密”的原则，要体现公司的文化和使员工的素质。1）平等接待工作应体现级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。若相关领导无法进行接待工作时，应委托相关同级别人员进行接待；或与被接待负责人进行事先沟通，委托低级别人员进行接待。业务工作客户由相关对口的部门负责接待。2）周到业务部门与行政部门应衔接周密，共同确定接待方案，以礼相待，使客人感到热情、周到的服务。3）保密在向客人介绍相关情况时，要注意保守公司的商业机密档案，巧妙回避不宜回答的问题；在遇到相关困难时，请在领导的授权下进行。2、接待的对接1）相关部门、人员接到接待通知时，应与行政部门进行充分的沟通，并填写《接待通知单》交对口领导审核，同时确认客人的姓名、职务、人数、时间、目的、接待规格等事项；或由行政部门填写《接待通知单》交总裁室审核。2）行政部门收到《接待通知单》后，应马上对相应的接待工作进行布置，并就相关细节工作与业务部门、相关人员保持密切配合，及时解决疑难问题。3）遇到重大接待任务时，行政部门应召开部门会议，召集相关接待人员确定接待方案，必要时让领导进行审核。3、接待的事项所有的接待准备事项，必须在接待工作正式开始前完成。1）人员各接待人员各司其职，按照接待的规格、人数，配备相应的接待人员；在人员不足的情况下，向相关部门寻求支持。2）车辆按照接待的级别和人数，配备相应的车辆；在车辆不足的情况下，可通过专车、私人借用等形式进行解决。其操作方法按照公司的《车辆管理制度》进行。3）会议室在接待工作明确使用会议室后，应根据规格和重要程度，事先做好会议室内部的布置工作（如是否需要添加桌椅等）；在会议开始前的1小时，应对相关会议设备、设施进行调试，确保会议的正常进行。4）会议用品应根据需要或会议级别、规格、人数，配备必要的纸、笔和其他会议用品（如花束）。5）茶点应根据客人的需要和领导的指示，准备不同类型的茶点；在没有明确指示时，应主动询问客人需要什么样的茶式，以满足不同客人的需要。同时，事先了解是否需要安排水果、点心和饮料等。6）餐饮对需要由公司订餐的客人，应根据相应的规格，在负责具体业务接待工作的领导授权下，提前做好餐饮的预约工作；在不能及时预约到所需的餐饮酒店时，应马上寻求其他酒店的订餐。7）住宿当客人需要住宿时，在负责具体业务接待工作的领导授权下，提前做好宾馆预订工作；在不能及时预订到所需的宾馆时，应马上寻求其他同等级别的附近宾馆。8）旅游当公司邀请客人进行旅游时，根据来访目的、性质、客人的意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目。行政部门应根据实际情况下，或联系旅行社，或相关人员在授权的情况下直接陪同客人进行旅游，并提出简要的旅游方案。三、接待人员的礼仪接待工作应充分体现公司的礼仪文化和相关人员的素质、风貌。1、着装和仪表1）接待人员应着装整洁、合适，不得穿休闲装和休闲鞋；2）头发梳理整齐、面部保持清洁，女员工不化浓妆；男员工不留长发；3）坐姿、站姿、行姿要端正，不得倚傍墙、柜而立或蹲在地上。2、言语和举止1）用词适当，态度温和，不卑不亢，清楚表达，不要手忙脚乱；2）保持饱满的工作热情，态度热忱，笑容迎客；3）留心倾听客人的问题，不能随意中断客人的叙述。3、接待的礼仪1）对已预约客人应引领客人到指定会客地点，然后及时奉茶并通知接待人；如接待人暂时无时间，应与其约定等待时间，向客人转达并代为致歉。2）接待来访必须热情周到，做到来有迎声，去有送声；有问必答，百问不厌。3）迎送来访，主动问好或话别，接待来宾至少要迎三步、送三步；重要来客，应送到电梯厅或大门口。4）来访客人办理的事情不论是否对口，采取“首问责任制”，不能对客人说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，或引导到要去的部门。四、责任1、相关人员和部门应根据各自的职责完成相应的接待任务；2、对在接待工作中出现玩忽职守、粗心大意、主观失误的现象，将予以严肃批评；3、对在接待工作中出现影响公司整体形象、有损企业文化的行为，且引起后果的，将视作违反公司纪律论处。五、其他1、本制度自颁布之日起执行；2、本制度的解释权属行政部，终审权归总裁室。附件1：《接待通知单》客户来访接待通知单填写日期：_______年____月____日1、客人信息人数：________人；其中，男____，女____（若无住宿要求，不必填写）联系人：_______________，联系方式_____________________来访单位：___________________________________来访目的：___________________________________2、迎接是否需要接机：□飞机□火车□住宿地_____________□其他______到达日期：____月_____日；到达时刻：____________，班次号____________车辆使用要求：□一般□高档□其他_______3、接待接待负责人：______________陪同人员：___________________________联系人：______________会议室：□需要日期和时间________________会议室名_____________，□不需要准备物品：□纸、笔□会议用花□视频会议□电话会议□其他_________4、住宿是否安排宾馆：□是□否宾馆档次：□超五星□五星□四星□三星□经济型□其他_______房间要求：天数_______，房型：□行政套房□商务房□大床房□标房□其他费用支付：□公司承担□客人承担5、就餐就餐地点：□公司□公司附近_________________□其他地点___________________就餐日期和时间：___月____日，时间：___________________________就餐标准：□高档□一般□经济实惠费用支付：□公司承担□客人承担6、送行是否需要送行：□是□否出发日期和时间：___月____日，时间：___________________________其他事项：_________________________________________________________经办人：____________部门负责人：____________审核人：____________