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济南大学网上报账系统操作指南计划财务处二零一三年济南大学网上报账系统操作指南1一、网上报账流程用户网上报账系统登录工资编号选择报销类别日常报销业务差旅费报销业务借款业务选择支付方式收款人/账号选择冲销借款收款人/所在省市/开户银行/账号打印报销单原始票据负责人审核并签字送至计划财务处完成报销后续支付业务由计划财务处完成转账支票个人账户汇款方式借款单打印2份，其他打印1份济南大学网上报账系统操作指南2二、什么是网上报账系统“网上报账系统”是教职工在网上完成财务报销的平台。报销人员通过访问“网上报账系统”网站，可自助填写报销内容、打印报销单，再将负责人已审核并签字的报销单及原始票据送至计划财务处办理报销业务，无需排队、直接办理、方便快捷。“网上报账系统”借助网络信息技术，使用户可在任何一台联网终端进行报销申请、打印等操作，不受时间和空间的限制；计划财务处根据用户网上提交的申请数据以及原始凭证进行审核后，自动生成记账凭证，再通过现金平台系统将相应款项转入指定账户，从而快速完成整个报销过程，大大减少了教职工排队等候时间，提高了报账效率。三、网上报账系统推行的意义网上报账模式是对传统财务报销模式的一种创新。它改变了传统财务报销的业务流程，将报账从“人对人”的模式演变为“机对机”的模式。“网上报账系统”以信息化、自动化为手段，彻底改变手工方式下的低效状况，实现单据填写的规范化、业务审批的流程化、财务审核的透明化，全面提升财务信息质量，使财务信息更加准确、完整和及时。“网上报账系统”同时与预算管理、财务核算及网络银行等系统互联互通，不仅是对传统工作方式的重大变革，同时也为高校财务信息化建设的发展打造了一个崭新的平台。四、系统主界面功能介绍从计划财务处网站登录网上报账系统，登录界面显示如下：依次录入工资编号、密码（初始密码是工资编号）及验证码，即可进入系统主界面。上图为登录成功后的主界面，其中红色标识的功能分别为：济南大学网上报账系统操作指南31、图中标注位置1，为本人负责或者被授权的项目列表。列表中的项目都是在网上报账过程中可以选择的项目。2、图中标注位置2，点击可以查看此项目的本年收支明细及余额。3、图中标注位置3，点击可以查看此项目的支出额度控制。4、图中标注位置4，“待修改业务”为以往登录系统后填写未完成或者保存未提交的预约单。5、图中标注位置5，“已预约业务”为已经提交报销的预约单。6、图中标注位置6，“预约成功业务”为计划财务处已经成功处理的业务。7、图中标注位置7，此处为报账的类型，分别点击可以进入日常报销、差旅费报销、借款相关界面。8、图中标注位置8，“权限管理”为项目负责人或部门负责人将某个项目或某些项目授权给报销人，允许其用个人工资编号登陆报账系统进行相关费用的报销，并可以限定权限使用时间范围。具体分为项目授权和取消项目授权两项工作，具体操作如下进行：A、项目授权单击“权限管理”按钮，进入项目授权界面。选择一个或者多个需要授权的项目，在相应的空格中依次录入被授权人的工资编号，以及是否允许被授权人查看项目信息和授权截止日期。被授权人的工资编号也可以通过点击右侧“放大镜按钮”查找方式选择，工资编号填写之后，姓名会自动显示。在以上信息确认无误之后，点击“确定”按钮，项目授权即成功。此功能需注意以下两点：一，如果不允许被授权人查看项目信息，那么被授权人只能进行报账业务处理。如果允许查看项目信息，那么被授权人就可以看到该项目的所有收支明细以及余额；二，如若未输入项目授权的截至日期，则系统默认授权一直有效。B、取消项目授权济南大学网上报账系统操作指南4进入“权限管理”的界面后，点击“项目取消授权”，页面显示出已经授权的项目，用户可选择一个或者多个需要取消的项目，点击页面上方“取消授权”，即可完成操作。其操作界面如下图所示。C、查看授权日志进入“权限管理”界面后，点击“查看项目授权日志”，页面显示授权项目、授权人、被授权人、操作时间以及操作人信息。9、图中标注位置9为系统管理。在“系统管理”模块项下有两种功能，即用户信息补充和修改密码。第一，用户信息补充。当用户需要修改或者补充个人联系方式等信息时，需要在“用户信息补充”页面下进行。单击“系统管理”，页面即显示用户信息，修改或者补充联系电话（必填项）和电子邮箱，单击“保存”按钮，即可保存个人信息。第二，密码修改。单击界面右上角“修改密码”，依次填入原始密码和新密码，确认无误，单击保存，新密码即生效。用户需要记住个人登录密码，一旦密码遗忘请及时联系计划财务处，以便及时找回密码。济南大学网上报账系统操作指南5五、日常报销业务的处理用户登录系统之后，单击页面左上方的日常报销，出现以下界面：具体操作步骤：第一，选择费用列支的项目。单击项目名称列下显示的“+”号，系统出现该用户负责的所有经费项目，如下图所示。选择报销的经费项目可以通过两种方式实现：一是直接找到该项目并单击；二是如果用户项下管理的经费项目较多，不易直接查找，可在界面顶端项目查询中输入项目财务编号，点击定位，如下图所示。系统便会显示出该经费项目，选中该项目并单击鼠标，系统回到录入界面。济南大学网上报账系统操作指南6在该界面右下角的“项目额度控制信息”显示该项目名称、项目余额及报销用途等信息。第二，填写报销内容。单击“报销内容”下的“+”号按钮，出现以下界面：日常报销内容按照子项目进行归类。用户对在该经费项目下报销的票据进行分类汇总后，分别在相应的子项目下如“办公用品”、“书报杂志费”、“一般印刷费”等项下填写相应的票据张数及金额。填写完毕后，点击“保存并返回前一页”，返回录入界面，报销内容、数量、金额便显示在相应的位置。如果用户在以上界面发现项目名称选择错误或者报销内容填写错误，只需再次点击项目名称或者报销内容的“+”号即可回到选择界面，重新选择或者填写。另外，若选择报销的项目名称是“####管理费”（即用户姓名+管理费），那么用户只需将在该项目下列支的票据张数和金额的总数分别填入“其他”项目对应的空格济南大学网上报账系统操作指南7中即可。操作界面如下图所示：用户如若还需在其他项目下列支相关费用，则在日常报销的录入界面的“项目名称”、“报销内容”中依次点击“+”号添加相关内容，步骤如上。第三，将所有票据在相关项目下录入完毕后，点击该录入页面上的“下一步（填写支付方式）”进入支付界面，根据需要选择四种支付方式，此步骤参照“支付方式的选择”部分进行。第四，确认以上三个步骤信息填写无误后，点击“下一步（提交审核预约）”按钮，进入提交预约页面。在提交预约成功之后，点击“下一步（打印预约单）”。这一部分参照“打印设置”说明进行。六、差旅费报销业务的处理具体操作步骤：第一，进入差旅费报销界面，选择列支差旅费的科研项目。即单击“差旅费”进入差旅费界面，并单击项目名称“+”号选择科研项目。第二，根据本次报账情况依次填写：出差人员姓名、职别、出差事由、出差地点、出差时间以及交通费、会议费、住宿费等费用相关信息，务必一一填写完整。市内交通费、火车票订票费等费用填入“其他费用”对应的空格内。济南大学网上报账系统操作指南8第三，用户确认信息填写无误后，点击“下一步（填写支付方式）”进入支付方式填写界面，参照支付方式填写说明进行操作。支付方式填写完毕之后用户需打印预约单，打印相关设置参照打印设置说明进行。六、借款业务的处理单击“借款”按钮，进入“借款单”填报界面，如下图所示：具体操作步骤：第一，选择科研项目（点击项目右侧“+”号），并一一填写借款金额、用途，并选择预冲账日期、借款类型及支付方式。借款内容分为五类：科研借款、实习费、差旅费、购设备、公务费。科研项目下的借款除差旅费和设备费之外的用途统一选择“科研借款”。支付方式有三种，分别是转账支票、网银、汇款。选择支付方式后，在下方会自动弹出需要用户填写的对方账户相关信息，如账户名称、账号等，只需按要求填写正确的账户信息即可。另外，如支付方式选择转账支票，请务必填写正确的单位名称，对方单位账号统一填写为“0000”。但汇款或者网银的支付方式，需要正确填写对方的所有信息。第二，在确认借款单所有信息填写无误之后，单击“下一步”。单击提示对话框“确定”按钮。第三，打印预约单。点击“下一步(打印预约单)”，参照打印设置说明进行。需要注意的是，借款单需要打印两份一齐送至计划财务处。七、支付方式的选择在日常报销和差旅费报销界面显示共有四种支付方式，分别是冲暂付、支票、网银（限农行）、汇款。报账人员根据本次报账需要填写一种或者多种支付方式（多种支付方式的合计金额等于本次报销金额）。下文将对四种支付方式一一介绍：济南大学网上报账系统操作指南9A、冲暂付（即冲借款方式）在支付方式页面下，向右拖动下方滑动条，单击第一行“冲借款”按钮。系统界面显示出该负责人项下所有借款，如下图所示：单击需冲销的借款右侧“是否冲销”列下的复选框，选中；在冲销金额中填写本次需冲销的金额。确认无误后单击确定。回到支付界面。若冲销金额填写错误，可以单击第一行冲暂付最右侧“删除”按钮，删除该笔冲借款方式，然后再按照上述步骤重新操作即可。B、转账支票选用转账支票方式须完整填写对方单位名称、账号及金额。若需要支付多张支票，点击“新增”按钮依次填写信息即可。济南大学网上报账系统操作指南10转账支票对方单位名称务必填写正确，对方账号统一用“0000”代替。由于转账支票不必确认对方账号，但系统不支持对方账号空白，所以此处账号统一填写为“0000”。C、网银（限农行）该方式相当于之前报销使用的POS刷卡方式，是针对个人的业务。需正确填写持卡人姓名、卡号及金额。若对个人付款多于一项，可以点击页面右侧“新增”实现。需要注意的是，如果该次报销业务中含有发放劳务费业务，且发放人员多于一人，用户只需按照汇总信息填写即可，将该次劳务费的EXCEL表格在报销时一起交至计划财务处。这种给多人发放劳务费的情况，支付方式按统一格式填写：对方单位填写“0000”，账号“0000”,金额填写该次发放劳务费的合计金额。D、汇款。若选择汇款方式，用户务必依次正确填写对方单位全称、所在省市、对方单位的开户银行、对方单位账号、金额等信息。济南大学网上报账系统操作指南11一次报销业务可以同时选择多种支付方式。每一种支付方式也可以选择多次，通过“新增”按钮即可实现。另外，如果支付方式全部填写完成，可通过查看页面右下角差额，差额若为0，则表示报销发票金额与支付金额完全一致；若不为零，则需要查看支付金额是否有漏项或其他原因。支付金额确认无误之后，点击“下一步”，进行预约单打印。八、打印设置为便于计划财务处装订整理工作，预约单打印纸需要统一到计划财务处领取凭证打印纸。该打印纸宽度128mm和高度241mm，尺寸不同于A4纸张，所以针对于该种纸张的打印设置如下进行。第一、打印机设置以hp1020打印机为例，其他品牌型号打印机可以参照此设置。1、开始——设置——打印机和传真济南大学网上报账系统操作指南122、右键点击hp1020打印机，单击打印首选项3、在“快速设置”区输入“凭证”(此纸张名称任取),点保存——“尺寸”区点“自定义”——宽度128mm和高度241mm,点确定。济南大学网上报账系统操作指南134、单击“效果”按钮，适合页面区按照下图进行设置，单击确定。5、单击“基本”按钮，方向选为横向，单击确定。某些打印机的打印首选页选择A4等纸张，可能存在不能正常打印凭证纸张，这时需要将上图“适合页面”的对号去掉即可。以上便是打印机的设置，需要用户注意的是，每次打印完毕需要在将打印机恢复设置，即将以上第3、4步骤的打印尺寸选择为A4打印，否则影响用户正常使用。第二，页面设置。在以上打印机设置完成之后，页面设置有两种方法供用户参考选择：济南大学网上报账系统操作指南141、在系统界面直接打印用户进入预约单打印界面之后，依次单击页面上方“文件”——“打印预览”。如下图所示：进入打印预览界面之后，将页面右上角第二个选项框中“按屏幕所列布局打印”改为“仅打印选定框架”之后，进行打印即可。2、word表格打印