员工沟通与意见反馈管理程序

中山市乐途电器有限公司文件编号LY/CX-65共4页第1页文件名称：员工沟通与意见反馈管理程序第A版第0次修改编制/日期：审核/日期：审批/日期：生效日期：2012年11月1日1.目的1.1为促使公司在处理厂内事务及收集并响应公司与外部利害相关者之环安卫关切事项上采取积极措施，通过有效途径达到沟通目的,并以此为持续改善之依据。1.2为加强公司员工与管理层之间的沟通，提供员工有效的沟通途径，最大限度地了解员工的心声，使公司能及时有效地为员工答疑解惑，从而加强公司的凝聚力。1.3为使员工的意见得到公正合理的处理。2.范围利害相关切者和本厂之坏境关切事项和公司内部有待解决及改善之问题均适用之。3.职责:人事部:负责沟通和意见管理,组织开展沟通培训，定期进行员工满意度调查问卷，进行总结和分析,采取措施来提高满意度了解员工目前的工作状态和需求，监督协调加强沟通反馈各部门主管:负责跟本部门员工的沟通和了解工会/员工代表委员会:维护工人合法的结社自由权利参与公司跟员工有关的政策文件的制定,收集,讨论并跟进员工的意见和申诉事宜,并及时与公司管理层进行沟通和反馈公司管理层:定期跟员工保持互动和沟通,倾听员工的意见4.作业程序4.1利害相关者：4.1.1内部：指本公司员工。4.1.2外部：指政府机关、小区居民、客户、供货商、驻厂厂商等。4.2沟通信息：4.2.1传达信息：指应遵守事项(如本公司环保要求法等)，联络事项(如政府要求、动向、国际动向)及本公司环保政策。4.2.2沟通协调可因人、因事、因地制宜，即可在上下、横向关系上展开，也可跨部门、跨职务进行，不受区限、不受制约之联系方式。4.3.3响应信息：指抱怨、提案、建议案、询问、意见箱或异常反映等须检讨与回答之信息。4.3接受信息:4.3.1内部利害相关者：4.3.1.1内部员工可通过公司内部沟通渠道提出建议。当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。不同部门的工作人员，彼此之间要加强沟通，促进工作效率的提高与信息的传递。对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通，促进改进。对于公司的发展与变革有任何意见或建议时，可通过上级逐级上报或越级上报，以促进公司的发展。4.3.2外部利害相关者：4.3.2.1采购部负责向供货商及分包商宣传本公司环安政策,环保要求等信息，并负责收集其关切事务。4.3.2.2市场部负责向客户宣传本公司环安政策、环保要求等信息，并负责收集其关切事务。4.3.2.3除客户、供货商及分包商外之所有利害相关者之信息收集为人事部。中山市乐途电器有限公司文件编号LY/CX-65共4页第2页文件名称：员工沟通与意见反馈管理程序第A版第0次修改编制/日期：审核/日期：审批/日期：生效日期：2012年11月1日4.4接受方式：4.4.1内部员工：通过诸如公告栏、宣传单、备忘录、公共系统、热线、开门政策、工会组织等方式传达本政策4.4.1.1意见箱a.由人事部负责意见箱的管理，每月收集一次，并登记《意见收取\处理记录表》。b.人事部负责联络相关负责人对员工意见的回复和处理，并公布在公告栏内或员工本人。c.人事部负责处理后的追踪，若意见发表者有任何疑问可向人事部进行咨询。4.4.1.2投诉热线a.公司投诉热线设在人事部，号码为076022511282早上8：10-12：00至下午14：00-17：30内均可拨打。b.人事部会对员工的投诉进行登记、调查、回复。4.4.1.3电子邮件及书信a.公司设有个人的邮件系统，员工可与主管交流工作或传递工作数据。b.申请邮件和邮件的传递内容都应遵守公司专门的邮件管理规定及道德承诺书规定。c.员工可通过书信将工作及生活方面的建议寄达相应的主管处。4.4.1.4座谈会a.人事部每季度举行一次员工座谈会，由总经理助理主持，由各部门派代表参加。b.人事部对收集的员工意见进行汇总、调查并通过宣导或公告方式进行回复。4.4.1.5周会a.周会是各部门每周开的例会，由部门主管主持。b.周会结束后部门应保留会议记录，向相关人员传达工作事项，用于下周工作安排的依据。c.公司主管可依实际需求召开跨部门或全厂的座谈会,宣达公司新规定及专题讨论会。4.4.1.6员工月会a.员工月会是公司向全体员工沟通的一项重要会议，目的在于及时向公司员工传达公司在生产管理、品质管理、人力资源管理以及企业社会责任管理等方面的状况。b.员工月会每月举行一次，由人事部负责组织。4.4.1.7问卷调查：公司会不定期通过问卷调查的方式了解员工对公司某些或整体管理的意见。4.4.2外部利益相关者：4.4.2.1电话：总机接获信息来源电话后，应确定其信息来源身份并转接至各负责之对应窗口。4.4.2.2亲临拜访：a.如为事先安排之访问，经由负责之对应窗口派人员随同其它相关人员接待。b.如临时拜访或检查，警卫人员应先确认其身份并请负责之对应窗口派人接待处理。4.4.2.3书面：如获有关环安信息及员工意见之关切事项之传真或信件等书面信息，人事部之相关窗口应及时交对应窗口协商后处理。4.4.3接受外部坏境信息建议/员工意见后，均交由人事部填写《意见收取\处理记录表》。由人事部审查后与相关信息一并上交环境、安全、卫生与员工福利管理代表批核《意中山市乐途电器有限公司文件编号LY/CX-65共4页第3页文件名称：员工沟通与意见反馈管理程序第A版第0次修改编制/日期：审核/日期：审批/日期：生效日期：2012年11月1日见收取\处理记录表》。4.4.4于接受时已响应之信息：由人事部判断须宣达、再响应或结案存档。4.4.4.1须宣达之信息：a.书面：人事部应填具《意见收取\处理记录表》，将宣达信息送至各相关部门主管。再由各部门主管透过人事体制传达予部门内相关人员。接受该信息之人员应于在《意见收取\处理记录表》上签名，并完成之内容事项应送回环境、安全、卫生与员工福利管理代表审核后交人事部存档。b.集会：环境、安全、卫生与员工福利管理代表或各部门主管安排于员工教育训练或其它会议针对相关员工加以宣达，沟通等事实应予记录存盘备查。4.4.4.2须响应之信息：a.鉴别、决议：由环境、安全、卫生与员工福利管理代表依状况与人事部或会同相关部门主管共同商议后，决定响应之权责部门或人员响应之相关事项，并由人事部将数据填写于《意见收取\处理记录表》。b.电话答复：权责部门或人员依决议事项予以答复，并记录于《意见收取\处理记录表》交环境、安全、卫生与员工福利管理代表处理，环境、安全、卫生与员工福利管理代表若判定信息仍须再以书面形式回应，则按3.4.4.3处理。4.4.4.3书面答复：a.响应人员完成之书面答复须经人事部初审，并取得环境、安全、卫生与员工福利管理代表核示后始为效。回复内容包括事情调查结果，以采取措施解决等，以鼓励员工对改善工作进一步提出意见和建议b.内部建议之书面答复由人事部填写并同《意见收取\处理记录表》交付提出部门主管，由其负责传达；外部建议之书面答复则由环境、安全、卫生与员工福利管理代表责成各负责对应窗口转交该资讯来源者。c.书面答复均应复印存档备查，并实时张贴于公告栏。4.5环安异常之处理：4.5.1已处理响应之信息，倘再接到回报仍需再处理，则由环境、安全、卫生与员工福利管理代表召集部门相关主管研商，并视情形与信息来者进行恳谈，做出必要之处理。对员工申述的内容需保密5.0工会/员工代表委员会:员工代表的提名,选拔和选举的过程/选举程序员工代表会常规会议:每年至少2次,关注员工健康安全问题等,并保留记录将员工代表和工会相结合员工代表开展的活动中山市乐途电器有限公司文件编号LY/CX-65共4页第4页文件名称：员工沟通与意见反馈管理程序第A版第0次修改编制/日期：审核/日期：审批/日期：生效日期：2012年11月1日5.0沟通和培训工厂应向所有员工宣传表达意见和投诉的渠道，保持沟通渠道顺畅。工厂应保障员工合理表达意见的权利。全部员工需参加有关沟通程序的培训人事部和中层管理人员须进行处理投诉方面的培训6.0监控和评估人事部应保持独立、中立的立场处理员工投诉。公司管理层应定期对劳资关系处理，活动的合规性进行监管人事部和管理层定期检查劳资关系处理流程/制度的实际操作效果人事部应定期评估员工的申诉渠道是否通畅、有效。沟通体系的程序每年进行评审和更新人事部应制定有效的激励措施，鼓励员工畅所欲言、献计献策。对于故意污蔑他人和发布虚假信息及谣言，触犯国家法律法规的行为移交相关公安司法部门处理。7.0相关记录《员工意见及申诉表》《员工满意度调查表》《会议记录》《员工离职面谈表》