寿险业务档案管理标准

寿险业务档案管理标准（征求意见稿）1．范围1.1本标准规定了寿险业务档案文件归档、整理、保管、利用和过期销毁的要求和方法。1.2本标准适用于寿险公司业务档案的管理与利用。2．引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中的引用而构成为本标准的条文。在标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。DA／T15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T22-2000归档文件整理规则GB／T18894－2002电子文件归档与管理规范3．术语和定义2本标准采用下列定义3.1寿险业务档案：投保人在投保过程中和寿险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的，具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料。3.2承保：投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程。3.3保全：寿险公司为了维持人身保险合同的持续有效，根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务的总称。3.4理赔：寿险公司按照合同约定，承担保险责任、履行保险金给付义务的过程。3.5纸质档案：指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读的各种纸质（包括纸、塑、胶等）文件档案。3.6件：是归档业务档案的整理单位。一般以一份业务申请及其相关的业务处理资料为一件。3.7电子档案：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案。3.8逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位3置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。3.9物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.10真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。3.11完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。3.12有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。4．总则4.1业务档案是寿险公司承担经济责任、履行经济义务的法律依据,同时又是公司进行业务活动与管理的重要依据和凭证。寿险公司对本公司在业务工作中形成的各种文件材料要做好归档、分类、整理、保管、定期鉴定及销毁工作,必须保证业务档案的安全、完整和准确。4.2寿险公司工作人员，在工作中形成的各类业务档案，都必须按规定进行整理，并移交公司业务档案管理部门统一管理，任何部门和个人不得据为己有。44.3寿险业务档案可采取纸质档案和电子档案保管形式，归档业务档案同时存在相应的纸质及其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上应保持一致。4.4各寿险公司的业务档案，应当逐步以电子档案进行辅助管理利用。4.5业务档案的分类4.5.1从档案保存形式划分，寿险业务档案一般包括纸质档案和电子档案。4.5.2从档案业务来源划分，寿险业务档案一般包括个险档案、团险档案。4.5.3从业务环节划分，寿险业务档案一般包括承保资料档案、保全资料档案、理赔资料档案和其他类别业务档案。4.6寿险公司对自身的业务档案可以采取自行管理或委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。4.6.1采取自行管理方式的，可以根据各公司档案管理的需要,选择集中管理或分散管理的方式。4.6.2采取委托档案馆管理方式的，可以委托中央和县级以上地方各级档案馆，但要保证受托管理业务档案的单位具有档案管理的资质，并能够为业务档案的接收、整理、保管和利用提供便利5的服务。4.6.3寿险公司也可以对自行管理一定年限后的业务档案采取委托档案馆管理的方式。4.7寿险公司要逐步提高档案管理的电子化水平，依托信息技术对业务档案进行科学、规范的管理。4.8寿险公司日常要注意掌握档案利用情况，总结利用经验和效果，提高档案管理水平。4.9档案管理工作应当列入寿险公司的发展规划和年度计划。档案设备和所需经费，应当列入寿险公司的年度预算。5．管理机构和管理岗位职责5.1为保证寿险业务档案管理工作正常运作，各寿险公司应设立专门档案管理机构和岗位，配备责任心强、有敬业精神，熟悉寿险业务和档案工作的专职管理人员。5.2各寿险公司必须建立健全业务档案的保密制度、归档制度、交接制度、库房管理制度、查（借）阅制度、鉴定销毁制度、统计制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。5.3档案管理机构和岗位的相关职责65.3.1按照国家有关法律、法规和公司有关规定制定符合本公司档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。5.3.2日常完成各类业务资料按有关规定归档和保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。5.3.3遵守保密制度，严格执行档案查、借阅有关制度。严禁私自将业务档案外借。5.3.4定期清理业务档案，对于达到销毁期限的业务档案应按销毁制度定期鉴定销毁，对达到移交期限的业务档案应按移交制度定期移交。5.3.5积极开展档案的利用工作，为各项保险业务和管理工作服务。5.4业务档案工作考核5.4.1寿险公司应建立和完善业务档案管理工作检查和考核制度。5.4.2对于业务档案管理工作中，做出显著成绩的部门和个人，应给予表彰和奖励。5.4.3对在业务档案管理工作中，违反本规定和国家有关档案法规的行为，造成业务档案损毁、丢失、泄密的，应当给予当事人7和主要负责人行政处分及经济处罚。情节严重、构成犯罪的，应移交司法机关追究刑事责任。6．归档范围6.1投保人在投保过程中和寿险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务档案。6.2为保证业务档案的完整性，按照业务档案产生的业务环节，划定各类业务档案的归档范围。不论采取何种载体形式，在业务过程中产生的属于归档范围的业务资料，都应该进行归档保管。6.3承保业务档案归档范围6.3.1核保申报表6.3.2投保单6.3.3保险单副本6.3.4被保险人清单6.3.5业务员报告书6.3.6首期收费凭证6.3.7体检报告86.3.8各类问卷6.3.9生存调查表或生存调查报告6.3.10保险公司保存的各类通知书、建议书及确认书6.3.11授权书类资料：如自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件6.3.12权益保障书6.3.13客户身份类资料，如投保人身份证复印件、被保人身份证复印件6.3.14其他资料6.4保全业务档案归档范围6.4.1申请书类资料，如：保险合同变更申请书、解除合同申请书、生存保险金/利差/红利领取申请书、恢复合同效力申请书、保险关系转移申请书、借款申请书、保险合同补/换发申请书等。6.4.2保险合同6.4.3收费凭证6.4.4客户身份类资料，如：投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等96.4.5授权书类资料，如：自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件6.4.6问卷类资料，如：补充告知问卷等6.4.7确认书类资料，如：投保单补充更正确认书、减额缴清确认书等6.4.8联系单类资料，如：保险关系转移联系单等6.4.9通知书类资料，如：保险关系转移通知书等6.4.10回执类资料，如：附加险续保通知书回执等6.4.11清单类资料，如：增/减人数清单等6.4.12证明类资料，如：单位证明等6.4.13领款凭证6.4.14其它材料6.5理赔业务档案归档范围6.5.1理赔申请书6.5.2理赔协议书6.5.3理赔委托书106.5.4理赔案件调查笔录6.5.5理赔计算书/理算报告6.5.6理赔案件调查报告6.5.7领款人身份及金额确认书6.5.8保险合同原件6.5.9理赔案件抄单6.5.10资料交接凭证6.5.11各种证据材料及证明类文书6.5.12业务批单6.5.13客户身份类资料，如投保人身份证复印件、被保人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等6.5.14其他材料7．纸质档案归档7.1各寿险公司都要建立健全业务档案归档制度，各有关部门都应当将在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环11节中办理完毕的，具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料，及时整理、定期归档。7.2业务人员在业务处理完毕后，要按照各类业务档案的归档范围和资料排列顺序要求整理档案资料。7.3质量要求归档纸质业务档案应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易蜕变的文件应予复制。整理归档纸制业务档案所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。7.4整理方法7.4.1装订纸质业务档案的装订原则是以件为单位，一件一装订。可以采取“三孔一线”、连发卡式装订机或不锈钢钉装订的方法。7.4.2分类纸制业务档案可以采用年度－业务环节－保管期限等方法进行分类。分类方案一经确定应保持稳定。7.4.3排列归档业务档案应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合业务处理顺序等排列。127.4.4编目归档业务档案资料应依据分类方案和排列顺序编制归档目录。归档业务资料应逐件编目。归档目录设置保险合同号、投保人、作业流水号、页数、备注等项目。7.4.5装盒7.4.5.1档案管理人员选取一定量装订好的待归档业务资料按照归档目录顺序装入档案盒。装满一盒后，顺次装入下一盒。7.4.5.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置年度、保管期限、类别、盒号等必备项，并可设置起止件号、起止业务流水号、件数等选择项。7.4.5.3备考表备考表置于盒内档案之后，项目包括盒内档案情况说明、整理人、检查人和日期。8.电子档案归档8.1寿险业务电子档案可以采取逻辑归档和物理归档两种方式。8.2在进行物理归档时，业务人员按照规定的流程和方式生成电子档案，电子档案的归档内容与其对应的纸质档案的归档内容保持一致，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求13的脱机载体上，定期向档案部门移交。8.3档案管理人员按照规定的项目对电子档案的真实性、完整性和有效性进行检验，确定密级、归档范围和划定保管期限，由主管人员签署审核意见后做好相关登记。8.4把带有归档标识的电子档案集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子档案，则在解密后再制作拷贝。8.5推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子档案长期保存的载体。8.6存储电子档案的载体或装具上应贴有标签，标签上注明载体序号、卷宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子档案的载体设置成禁止写操作的状态。8.7对需要长期保存的电子档案，在每一个电子档案的载体中同时存有相应的机读目录。9．保管9.1寿险公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房需符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、14防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求，保持适宜温湿度。9.2档案室的建设和基础设施的配置，要按照国家档案局的有关规定执行。9.3电子档案应严格按照档案保管的相关规定执行，定期对档案进行抽样检查。9.4业务档案库房是集中保管业务档案的重要场所，必须明确专人管理，并切实遵守保密制度。9.5档案管理人员调动工作时应在离职前办好档案库房的交接手续。10．保管期限10.1寿险业务档案的保管期限必须划分准确，保管期限可分为永久保存（永久）、长期保存（20年）、短期保存（6年）和极短期保存（2年）四类。10.2本标准所规定的保管期限是综合参考各类业务档案的利用情况而制定的该项业务档案的最低保管期限。各寿险公司可结合本公司的实际业务管理情况，制定本公司的业务档案保管期限，但保管期限不能低于本规定。1510.3业务档案保管和利用可采取纸质档案和电子档案管理形式的并轨管理，具体档案的保管期间见附表一。10.4业务档案的保管期限以实际生成该业务档案的日期起算，超过保管年限的业务档案可以申请鉴定销毁。11．业务档案的利用11.1档案管理工作人员要熟悉