智能办公室自动化系统

智能办公室自动化系统智能办公自动化系（IOAS）利用先进的技术和设备提高办公效率和办公质最，改善办公条件，减轻劳动强度，实现管理和决策的科学化。办公自动化系统是以行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学为理论，结合计算机技术、通信技术、自动化技术等，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设各中.并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。即在办公室工作中，借助先进的办公设备取代人工进行办公业务处理、管理各类的信息，辅助领导决策。办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，最大限度地提高办公效率、办公质最，从而产生更高价值信息，提高管理和决策的科学化水平，实现办公业务科学化、自动化。智能办公自动化系统的模式智能办公自动化的模式有事务型、管理型和辅助决策型三种。其中事务型办公自动化系统由计算机软、硬件设备、基本办公设备、简单通信设备和处理事务的数据库组成。主要处理日常的办、公操作，比如，文字处理、电子表格处理、文件收发登陆、电子文档管理、办公口程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等.是直接面向办公人员的。管理型办公系统是把事务型办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放口常工作所必需的信息，供本单位的各个部门共享，以优化日常的工作，提高办公效率和质最。决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的办公自动化系统。它不仅有数据库的支持，还具有模型库和方法库，模型库是决策支持系统的核心，其作用是提供各种模型供决策者使用，以寻求最佳方案，对决策者提供支持。通用型智能办公自动化系统根据各类建筑物的使用功能需求，办公自动化系统分为通用办公自动化系统和专用办公自动化系统。通用办公自动化系统内容主要包括对建筑物的物业管理营运信息及建筑物内的各类公众事务服务和管理。专业型办公自动化系统除具有通用型办公自动化系统的功能外，还应按其特定的业务需求，建立专用业务领域的办公自动化系统。例如，适用于工厂企业生产及销售管理的工厂企业办公自动化系统、适用于商品信息管理的商业型企业办公自动化系统等通用型办公自动化系统是建筑智能化系统设计内容的一部分，而专用型办公自动化系统的建设不在智能建筑基本建设范围里，但在智能建筑办公自动化系统设计时.应在信息环境设计中为其创造良好的基础条件。通用的办公自动化系统主要包括对建筑物内各类设施的资料管理、运行状况及维护进行管理的物业管理营运信息子系统、进行文字处理、文档管理等的办公管理子系统、对各类公共服务进行计费及人员管理的服务管理子系统、具有共用信息库，向建筑物内公众提供信息采集、装库、检索、查询、发布、导引等功能的信息服务子系统、能识别身份、门钥、信息系统密钥，并能进行各类计费的智能卡管理子系统以及电子会议系统等。通信网络系统智能建筑中的通信网络系纷（CNS）是楼内的语音、数据、图像传输的基础，它对来自建筑物或建筑群内外的各种信息予以接收、存贮、处理、交换、传输并提供决策支持的能力，同时与外部通信网络(如公用电话网、综合业务数字网、计算机互联网、数据通信网及卫星通信网等)相联，为建筑物或建筑群的拥有者（管理者）及建筑物内的各个使用者提供有效的信息服务，确保信息通畅。智能建筑中通信网络系统主要包括采用金属对绞线接入、光纤接入、无线接入等接入网技术而设置的接入网设备、在提供已有的模拟通信环境的同时，还能向用户提供当前的数据通信，多媒体通信以及ISDN综合业务数字网要求的程控数字用户交换机、实现影像图像通信的有线电视与广播电视卫星系统、会议电视系统、公共广播系统及多功能会议系统等。根据实际需要.还可在建筑中设置移动通信中继收发通信设备和无绳电话系统等。什么是办公自动化办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。办公自动化系统的层次一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。办公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型。大致有如下3类办公系统：①事务型办公系统事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的切入点，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等②管理型办公系统管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统③决策型办公系统决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。办公系统的基本功能①文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务②草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务③文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务④会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务办公自动化系统的发展现状20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。(1)国外办公自动化系统的发展20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段；①单机设备阶段(1975年前)②局域网阶段(1975—1982年)③—体化阶段(1983—1990年)④多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后)日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表。(2)我国办公自动化系统的发展我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶段：①启蒙与准备阶段(1981—1985年)②初见成效阶段(1986—1990年)③稳步发展阶段(1992年以后)(3)办公自动化及系统的发展趋势在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势：①小型化②网络化③集成化④智能化。⑤多媒体。办公自动化系统的组成(一)办公自动化系统的硬件(1)信息输人设备(2)信息处理设备(3)信息存储设备(4)输出设备(5)复制设备(6)信息通信设备(7)其他设备(二)办公自动化系统的软件(1)系统软件层(2)支撑软件层(3)应用软件层办公自动化的发展措施[1]1．转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟韵。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。有些人认为新生事物不容易掌握，存在畏惧心理，有些人认为长时间以来手工操作已经形成定式，没有必要换用新设备，掌握新知识。对于这些具有不同想法的同志应多作思想工作提高认识，培养主动性和创造性的工作作风，从思想上改变陈旧的工作方式和管理形式，提高认识，重点是提高各级行政领导者的认识，通过普级计算机及现代化设备知识。使他们确立办公自动化在生产经营活动中的地位和作用，以更大的热情支持办公自动化的建设。2．管理人员素质的培养。办公人员是实现办公自动货摊最基本的构成元素，办公人员微机系统知识和微机操作能力的高低是办公自动化水平的决定因素。在物业管理人员对计算机知识的了解和操作并不是人人精通，对管理人员进行微机系统知识的培训已势在必行。企业要有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训，使单机在文档报表处理、数据库录人和查询、计算机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求，确实把计算机应用到实际工作中，提高工作效率。3．对计算机的维护和保养。(1)保持良好的运行环境。经常打扫卫生，使室内保持清洁，这是保证微机系统正常运行和延长使用寿命的基本条件。(2)定期进行维护与检测。在微机系统的使用中，有很多使用者都是在出现故障后进行维修，而正确的使用方法应该在不连续使用时或者定期对策机系统进行外部设备的维护和内部器件的检测。(3)发现故障，正确判断，及时修复。创设良好舒适的微机运行环境和办公环境。4．制定计算机网络近期和远期发展计划，统筹规划，逐步从单机应用向网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过渡，逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化，实现快速有效的管理，长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网络管理，要做好在这方面资金上和技术上投人的准备。办公系统的安全问题(一)网络威胁增多，安全域划分难度较大办公系统通常部署在政府部门、企事业单位的内部网络或专用网络，以TCP／IP作为主要的网络通信协议。TCP／IP协议是一种开放协议，侧重于不同类型的物理网络互联，但在安全设计上存在缺陷。随着来自互联网威胁的日益增多，攻击者可能利用已知的安全缺陷和漏洞进行攻击和入侵，使办公网络面临信息搜集、侦听、哄骗、会话劫持、拒绝服务(DoS)等安全威胁，而不合理的网络配置、设备安装的缺失、不严格的访问控制措施等则加大了系统遭受攻击和入侵的可能性。受资金、设备、人员、技术、管理等因素影响，划分网络安全域、应用整体的安全策略、实施边界防护和访问控制存在较大困难，特别是在互联网、内部网络、专用网络之间实现安全交换数据的难度较大。(二)操作系统安全问题突出，缺乏有效的措施众所周知，Windows是办公系统中使用最多的操作系统，但Windows本身存在诸多问题。一是核心安全技术不透明。作为一种商业软件，微软并没有公开Windows的源代码，涉及信息安全的核心技术不透明，对办公系统来说仍是一种不可信的操作系统。二是针对Windows系统的威胁增加。如果系统更新不及时，安全措施不严格，存在的漏洞和缺陷可能会被非法入侵者利用，从而对系统的安全产生致命影响。三是技术支持和安全升级服务受限。ppp微软已宣布将停止WindowsXP的主流支持服务、扩展支持服务延续到2014年4月8日；新推出的Vista、Windows7操作系统，由于各方面的原因，尚未在办公等领域大量使用；个别用户仍使用的Windows98和WindowsMe，微软早在2006年7月12日就停止了相关的支持服务。(三)数据泄露途径多样化，保密性措施不到位办公系统要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据，一旦泄露可能会造成难以估量的后果，而非法窃取、病毒和恶意软件的破坏、内部管理的漏洞均会造成数据的泄露。随着计算机和网络技术的迅猛发展，移动存储介质、即时通信、P2P、电子邮件在办公系统中大量使用，使数据泄露的途径更趋多样化。目前的办公系统中，也有对数据加密的措施，例如口令的MD5对称加密、验证码、电子签名等，但这些加密措施多侧重于用户的身份认证和识别，大量的敏感信息和业务数据仍以明文形式在网络传送，或在数据库中以明文形式存储。同时，多数办公系统在使用中普遍存在缺省安装、权限设置过低、内容缺乏保护等问题，影响数据的保密性。(四)系统安全性设计存在缺陷随着安全威胁的增多，系统环境的日趋复杂，办公系统安全性设计的漏洞和缺陷也逐步暴露出来。一是安全设计缺乏系统性。受各种因素影响，办公系统在建设中缺乏整体的安全规划，项目关系人对安全需求缺乏一致的理解，安全设计的针对性、系统性不强，无法形成覆盖网络、操作系统、应用程序、数据库的多层次的纵深防御体系。二是安全性技术的缺失。多数办公系统属于仓促部署，多侧重于满足功能性需求等目标，对安全性需求考虑较少，开发团队也缺少熟悉关键安全技术的专业人员，采取的安全防范措施层次较低。随着时间的推移，新的风险