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文件管理程序起草人填写□总经理□常务副总□总工□市场部□项目技术开发部□工艺部□品质部审核批准000204□采购部□财务部□企管办□行政部□后勤保障部□人力资源部□模具部□原料部□塑胶部编号:版本:页码:编制姓名时间签字更改指数更改原因描述时间签字创建010305发放部门文件管理程序编号:版本:页码:本程序适用于公司所有的文件控制。3.定义步骤4步骤5步骤6步骤7无。建立文件的制定、审核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员得到适当的有效的文件。1.目的步骤1步骤2步骤32.适用范围4.流程流程步骤接口实施原则负责人确认人相关文件《文件创建/更改申请表》需求部门/人提出文件需求,如涉及外来文件则转《外来文件管理程序》需求人需求人N+1评审文件的必要性和合理性，以及与其它现有文件的一致性。文员《文件创建/更改申请表》行政部《文件创建/更改申请表》编号规则详见注释5.1文员行政部《文件创建/更改评审表》文件的归类见《文件创建/更改申请表》。文员行政部文件模板不同类别的文件的审批授权详见注释5.3原则上原文件批准人批准更改文件。需求人N+1总经理原则上，源发部门起草或修改文件。所有的文件必须按照相应的模板进行编写。需求人需求人N+1文件资料存档程序《受控文件清单》源发部门保存文件的原件，发放盖“受控”章的复印件给相关部门和(或)人员。同时各部门更新本部门的《受控文件清单》.失效的文件按《文件资料存档程序》作为记录存档文员行政部提出文件需求文件起草或修改文件归类评审文件需求赋予文件编号文件批准文件发放收回失效文件5.注释步骤9文件管理程序版本:页码:M25.1《文件管理表》步骤8综合办保存文件的原件，同时更新《文件管理表》文员行政部文件类型编号规则备注《文件管理表》编号:M1质量管理手册QLW-QM-XX(XX)随时更新《文件管理表》文员行政部类别码M5表单B-XX-XX-XX(XX)公司运作程序C-XX-XX-XX(XX)部门编码见注释5.2M3管理规定/制度/G-XX-XX-XX(XX)Z-XX-XX-XX(XX)操作指南（工具方法类）M4工序编码见注释5.3文件归档文件维护,保持更新修订版次版本号组织手册英文速写公司拼音简写修订版次版本号文件流水号程序中文首字母部门编码管理中文首字母部门编码文件流水号版本号修订版次表单中文首字母部门编码表单流水号版本号修订版次作业中文首字母部门编码产品图号+工序号版本号修订版次编码编码SCRLCGPZBWGYXZJSCWMJ5.3工序编码文件管理程序编号:版本:页码:5.2部门编码5.4部门名称部门名称部门名称后勤保卫部人力资源部工艺部采购部项目技术开发部模具部行政部财务部企管办塑胶部品质部市场部原料部M1质量管理手册行政部负责人总经理类别码文件类型编制人批准人过程负责人总经理M2程序过程负责人总经理M4表格M3管理规定/制度/操作指南起草人填写□总经理□常务副总□总工□市场部□项目技术开发部□工艺部□品质部□采购部□财务部□企管办□行政部□后勤保障部□人力资源部□模具部□原料部□塑胶部签字签字本程序适用于公司所有的文件控制。3.定义无。建立文件的制定、审核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员得到适当的有效的文件。1.目的2.适用范围4.流程相关文件《文件创建/更改申请表》《文件创建/更改申请表》《文件创建/更改申请表》《文件创建/更改评审表》文件模板文件资料存档程序《受控文件清单》5.1《文件管理表》备注《文件管理表》部门编码见注释5.2工序编码见注释5.3编码YLSJQG5.3工序编码5.2部门编码5.4总经理批准人总经理总经理1.公司品质手册:SK-QM/xxQualityManual版本号(RevisionNo.)2.公司运作程序:SK-COP-XX/xxCompanyOperation版本号(RevisionNo.)Procedure流水号(SerialNo.)公司运作程序(CompanyOperationProcedure)胜凯公司(Suncome)3.公司作业指导书:SK-GWI-XX-XXX/xxGroupWork版本号(RevisionNo.)Instruction流水号(SerialNo.)公司各部门编号(GroupDept.No.)公司作业指导书(GroupWorkInstruction)胜凯公司(Suncome)公司各部门编号：总裁办00PresidentOfficeGroupDepartmentNo.人力资源部01HumanResource行政部02Aadministration品质中心03QualityCenter供应链中心04SupplyChainCenter财务部05Finance市场部06Sales&MarketingIT部07InformationTechnology实验中心08ReliabilityLab4.公司表格:SK-GFORM-XX-XXX/xxGroupForm版本号(RevisionNo.)流水号(SerialNo.)公司各部门编号(GroupDept.No.)公司作业指导书(GroupWorkInstruction)胜凯公司(Suncome)公司文件编码规则DocumentNumberingSystem5.工厂作业指导书:SK-WI-XXXX-XXX/xxFactoryWork版本号(RevisionNo.)Instruction流水号(SerialNo.)工厂各部门编号(FactorydepartmentNo.)工厂各部门编号(FactorydepartmentNo.)工厂作业指导书(FactoryWorkInstruction)胜凯公司(Suncome)XXXX说明：前面两个XX参照各工厂编号(First2XXrefertofactoryNo.)后面两个XX：(Final2XX:)工厂通用文件：00Factorygeneraldocument工程部01Engineeringdepartment生产部02Productiondepartment品质部03Qualitydepartment供应链04SupplyChain财务部05Finance人力资源06Humanresource行政07Administration实验室08ReliabilityLab6.工厂操作指导书:SK-XXX-XXXX-XXX/xxFactoryOperation版本号(RevisionNo.)Instruction流水号(SerialNo.)工厂各部门编号(FactoryDepartmentNo.)工厂编号(FactoryNo.)工厂操作指导书(FactoryOperationInstruction)胜凯公司(Suncome)工厂操作指导书类型:(示例)TypeoffactoryIIPIncomingInspectionPlanOperationInstructionPIPProcessInspectionPlan(Example)FIPFinalInspectionPlanQCPQualityControlPlan………………(Thetypesdecidedbyfactorydepartment)工厂表格:SK-FORM-XXXX-XXX/xx版本号(RevisionNo.)Factoryform流水号(SerialNo.)工厂各部门编号(FactorydepartmentNo.)工厂编号(FactoryNo.)工厂表格(FactoryNo.)胜凯公司(Suncome)内部文件及档案管理的制度一、目的公司代码部门代码文件代码文件编号文件版本XLF总经办Z1－991.0-2.0行政人事部R1－99工程部G1－99财务部C1－99经营部J1－991、文件编号要素编号要素编码对照表（二）、文件的编写管理流程：1、文件的起草、编制有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。二、适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理3、由行政人事部负责统一编号、印制、下发。4、发放4.1各种文件应由董事长批准签发。4.2按发放范围发放文件。文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号的文件。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到文件管理部门办理领用手续。各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。2、文件的审批2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。2.2技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审定等责任人签字，由总经理批准。4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。5、文件的更改5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。5.3文件换版和作废5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。6、文件的管理文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。7.2存放方式：文件可以以卷宗、纸张、软盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。7.3文件的保存地点及职责6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件登记表》中。6.2需借阅文件、资料的人员，需填写《借阅申请单》，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在《文件借阅表》上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。7、文件的保管7.1存放条件：文件归档前须附文件清单，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。7.6人员离职时，应整理好手头文件及图纸，统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理代领。7.7文件的发放与回收7.8任何文件发放时标明发放编号；凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由行政人事部或者相关部门归口保管。7.4文件的保存期限各类文件的保存期限以《文件归档清单》的规定为准。7.5文件的归档8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；8.4所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；8.6档案编号7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写《文件收回登记表》，进行留用或作废或销毁等处理。二、档案管理8.1行政人事部为档案管理室，办公室设专职档案员，档案员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记、借阅审批、月底盘点；8.2档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人事负责人各一份；（3）、R——部门代码示例:XLF/R-1-2011/1.0，其中：（1）、X——企业标准代码（2）、XLF——江西省降龙水利水电建设工程有限公司成都分公司的简称（4）、1—代表文件编号（用1-99表示）（5）、2011—文件发行年(6)、1.0—代表文件版本（用1.0-2.0表示，1.0最初版本，2.0最终版本）4、每月资料盘点准确无误，给予保管人50元奖励。本制度经呈总经理签批后颁布实施，修改时亦同。本制度自签发之日起生效