天津市建设工程文件归档整理规程

1天津市建设工程文件归档整理规程1总则1.0.1为加强建设工程文件的归档整理,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案，制定本规范。1.0.2本规范适用于天津市行政区域内建设工程(建筑工程、市政工程、管线工程)文件、照片、录像带及所载信息的归档整理以及建设工程档案的验收。建设工程中其他专业类工程按各有关规定执行。1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定。2术语2.0.1建设工程项目（constructionproject）经批准按一个总体设计进行施工，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设单位。一个建设工程项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。2.0.2建筑工程（buildingproject）为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。2.0.3单项工程（singleproject）具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。2.0.4单位工程（unitproject）具有单独设计，可以独立施工，但完工后不能独立发挥生产能力或效益的工程。2.0.5市政公用工程（municipalproject）为新建、改建或扩建城市公用基础建设项目和附属建、构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、安装、维护和竣工等各项技术工作和完成的工程实体。2.0.6管线工程（pipelinesandcablesproject）新建、改建、扩建的各种地上架空线路、地下管道、线路以及相关的地下工程。2.0.7竣工测量（finalsurveying）工程竣工后，为编制工程竣工文件，对实际完成的各项工程进行的一次全面量测的作业。对管线工程主要指检查其主点、检查井位置以及附属构筑物施工后的实际平面位置和高程是否符合规划设计要求的测量工作，包括调查核实其种类、走向、规格、材质和建设年月等，并对资料进行整理，编绘管线竣工图。2.0.8建设工程文件（constructionprojectdocument）在工程建设过程中形成的全部文件，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可以简称为工程文件。2.0.9工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形2成的文件。2.0.10监理文件（projectmanagementdocument）监理单位在工程设计、施工的监理过程中形成的文件。2.0.11施工文件（constructingdocument）在工程施工过程中形成的文件。2.0.12竣工图（as-builddrawing）工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。2.0.13竣工验收文件（handingoverdocument）建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2.0.14建设工程档案（projectarchives）在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，经整理后形成，也可简称工程档案。2.0.15案卷（file）由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.16立卷（filing）按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2.0.17归档（puttingintorecord）建设单位完成其工作任务后，将工程建设过程中形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。2.0.18照片档案(photographicarchives)国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。2.0.19录像档案(videoarchives)国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以录像带为载体，以声音、影像为主辅以文字说明的历史记录。2.0.20声像档案(audio-visualarchives)国家机构、社会组织及个人在社会活动及科学实践中直接形成的，有保存价值的以照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、唱片、录像带、录音带等不同材料为载体，以声像为主辅以文字说明的历史记录。2.0.21建设工程档案著录（descriptionofconstructionprojectarchive）对建设工程档案内容和形式特征进行分析、选择、提取数据信息的过程。通过文字和符号揭示每个工程项目、每个案卷、每份文件的物质形态、主题内容、科学价值等。2.0.22建设工程档案著录项目（itemofdescriptionforconstructionprojectarchive）揭示建设工程档案内容和形式特征的记录事项。通用的著录项目有题名与责任者项（案卷题名、项目名称、建设单位等）排检与编号项（分类号、档号）、密级与保管期限项、时间项（发证日期、开竣工日期、进馆日期）附注项、载体形态项（文件的数量及单位、规格等）。2.0.23建设工程档案著录格式（descriptionformandformatforconstructionprojectarchive）3是指著录项目在条目中的组织排列顺序及其表达方式。著录格式一般有段落式和表格式。国标《档案著录细则》规定采用段落符号式的著录格式。但目前随着计算机应用的普及，著录格式也多样化。一般采用的是卡片式和表格式。3基本规定3.0.1建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将建设工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。3.0.2建设单位在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中的职责:1与勘察、测绘、设计、施工、监理等单位签订合同以及进行招标时，应该对建设工程文件归档的套数，质量标准，移交时间等提出较为明确的要求。2负责收集、整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的文件以及在建设过程中形成的声像材料,并应进行立卷归档。3负责组织、监督和检查勘察、测绘、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。4负责收集和汇总勘察、测绘、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。5负责建设工程档案的信息著录工作。著录必须统一采用天津市城建档案馆编制的《天津市建设工程档案信息著录软件》所规定的格式。6在建设工程规划验收前30日内,应提请市城建档案管理机构对已形成的建设工程档案进行预验收。在备案前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行验收，并取得相应的工程档案认可文件。7对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后90日内，向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。3.0.3勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。3.0.4建设工程项目实行总承包的,总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总包单位移交。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工备案前，应对工程档案进行预验收、验收，验收合格后，分别出具工程档案认可文件。4工程文件及声像材料的归档质量要求4.1归档文件的质量要求4.1.1归档的工程文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致,在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。4.1.2文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。44.1.3工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。4.1.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.1.5文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字。禁止使用涂改液。4.1.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。4.1.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。4.1.8所有竣工图均应加盖竣工图章1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制单位、编制人、审核人、技术负责人、竣工图编号、编制日期、监理单位、现场监理、总监。2竣工图章示例如下：(尺寸宜为80mm×50mm)竣工图施工单位竣工图号编制单位技术负责人编制人审核人编制日期监理单位总监现场监理3竣工图章应使用不易腿色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。4.1.9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据所在卷所在页号及条款；凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图应符合专业技术规范、标准的要求。4.1.10每项管线工程竣工测量图的首尾图幅均应绘制竣工图标1.竣工图标的基本内容应包括：“管线工程竣工测量图”字样、测绘单位、绘图人、审校人、编制日期、比例尺。2.竣工图标示例如下：（图4.2.10）工程名称比例尺制图人管线工程竣工测量图技术负责人测绘单位名称审校人编制日期3.竣工图标应绘制在图纸右下角。4.1.11管线工程竣工测量图的测绘应符合专业技术规范、标准。4.2照片、录像带的归档质量要求4.2.1要求拍摄、复制、编辑的照片和录像带内容真实，能客观反映工程状况。4.2.2使用胶卷、胶片拍摄的照片，以5寸照片作为归档用照片。54.2.3通过数码相机、数码后背、扫描仪等设备拍摄制作形成的数字图形文件必须要经数码冲印、热升华打印的方式转制成5寸照片归档。4.2.4使用专业Betacam、DVcam摄像机拍摄，以Betacam、Dvcam录像带作为归档用录像带。4.2.5通过其他影像设备拍摄制作形成的电影胶片、录像带、光盘、视频电子文件必须要转制成Betacam、Dvcam录像带。4.2.6为了利于录像档案整理工作，进行录像档案拍摄时，应尽量分类拍摄。两个不同项目之间，要用标志——间隔开。4.2.7要求拍摄图像清晰、色彩饱和，录像带磁迹完好。4.2.8保留同期声，适当插入音乐、解说词和字幕。5归档范围及立卷5.1归档范围5.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。5.1.2归档范围：建筑工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。市政工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录B的要求。管线工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录C的要求5.1.3声像材料归档内容：1.工程施工前地块原貌的声像材料。2.工程在立项研究、土地征用、勘测设计、方案评审、招投标、承发包等过程中形成的主要声像材料。3.工程建设中重大活动形成的声像材料。（开竣工典礼、市领导视察等）。4.工程施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、质量事故、新技术应用的声像材料。5.反映竣工后工程现状的声像材料。6.反映工程获国优、部优、市优奖项的有关声像材料。7.有关工程建设的其它有保留、纪念价值的声像材料。8.建设单位自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、汇报片。9.与工程相关的航拍资料。5.2整理5.2.1文件的立卷5.2.1.1立卷的原则和方法1立卷要遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用。2一个建设工程项目由多个单项、单位工程组成时，工程文件应按单项、单位工程组卷。3立卷可采用如下方法:⑴建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；市政工程文件可按建设