零售企业商品采购管理

零售企业商品采购管理本章目录零售企业商品采购方式1零售企业商品采购组织2采购业务流程3采购的控制4商品采购策略5第一节零售企业商品采购方式一、零售采购功能采购的功能有：1．零售商通过在总部创建集中采购制度，实行批量采购获得优惠的价格和条件，降低企业的商品进价，从而降低经营成本。2．引进新商品，开发新供应商。3．淘汰滞销商品，淘汰不良供应商。4．控制采购付款,获取资金效益。商品采购管理关系到零售企业的资金利用率、库存管理、销售业绩商品投资占零售企业总投资的40－50％二、零售采购的形式分类零售采购BECDA按采购方式不同分类按制定采购决策的组织分类按确定采购价格的方式分类按签订采购合约方式分类按与供应商交易的方式分类（一）按采购方式不同分类1．直接采购•直接采购是指不经过任何中间商，零售企业的采购部门直接向制造商进行采购的一种方式。优点：•（1）成本低•（2）安全性好•（3）交货期确定•（4）售后服务好•（5）可建立长期合作关系局限性：•制造商通常只接受数额可观的大额订单，直接采购者如果采购的数量有限则无法进行采购；而且由于直接采购的量值很大，有时制造商会要求预付定金或担保人担保等手续，交易过程复杂。（一）按采购方式不同分类2．间接采购•间接采购是指零售企业不直接向制造商采购，而是通过中间商（批发商、代理商、进口商以及经纪人等）采购商品。（一）按采购方式不同分类3．外部采购•外部采购是指由零售企业支付一笔费用委托外部的公司或人员进行采购的一种方式。优点：•可以更经济和更有效率，因为执行采购操作的机构，都具有很专业的水平，并且由于同时替若干家零售企业完成采购，因而采购量可以集中起来形成采购的优势。（一）按采购方式不同分类4．合作采购•合作采购是指中小零售企业为了取得规模采购优势而汇聚在一起向供应商大批量采购的一种方式。优点：•（1）可获得采购资格和价格折扣。•（2）可提高采购绩效。缺点：•（1）容易产生争端。•（2）联合垄断。（二）按制定采购决策的组织分类1．集中采购•集中采购是指所有购买决策、采购任务都由企业的一个部门负责。优点：•可以集中资金、严格控制、形象一致，能接近供应商的高层管理人员，得到供应商的重视，可争取大批量购买的高折扣。缺点：•过度的一致性导致缺乏弹性、时间拖延、各门店缺乏积极性。（二）按制定采购决策的组织分类2．分散采购•分散采购是指各部门或独立单位自行满足其采购需求，购买决策是地方性或区域性决策机构做出。•适用范围：百货商店，连锁超市但各店相隔甚远，单店面积很大的连锁企业单店采购的管理体制店长直接管理采购店长下设采购部商品部管理采购（三）按确定采购价格的方式分类1．招标采购•招标采购是指通过公开招标的方式进行商品采购的一种方式。2．询价现购•零售企业采购人员选取信用可靠的供应商，向其讲明采购条件，并询问价格或寄以询价单，促请对方报价，比较后现价采购。3．比价采购•比价采购是指零售企业采购人员请多家供应商提供价格，对其加以比较后，选择报价最低的供成商进行交易的一种采购方式。4．议价采购•议价采购是指零售企业采购人员与供应商经过洽谈后，议定价格进行采购。5．公开采购•零售企业采购人员在公开交易或拍卖时，随机地进行采购。（四）按与供应商交易的方式分类1．买断采购•买断采购是指零售企业结账时，在双方认可的购销合同中规定的账期（付款天数）到期后最近的一个“付款日”，准时按当初双方进货时所认可的商品进价及收货数量付款给供应商。2．代销采购•代销采购是指零售企业在每月的付款日准时按“当期”的销售数量及当初双方进货时所认可的商品进价付款给供应商。3．联营采购•联营采购是指零售企业在结账时，零售企业财务部在双方认可的购销合同中规定的付款日，在“当期”商品销售总金额中扣除当初双方认可的“提成比例”金额后，准时付款给供应商。（五）按签订采购合约方式分类1．订约采购2．口头电话采购3．书信电报采购4．试探性订单采购三、集中采购和分散采购的比较集中采购制度1分散采购制度2分散与集中相结合的采购制度3（一）集中采购制度集中采购是由企业设立采购部门统一采购1．优点：•（1）有利于提高零售企业在与供应商采购合同谈判中的议价能力•（2）有利于降低商品采购成本•（3）有利于规范企业的采购行为•（4）有利于提高零售企业的商品竞争能力2．缺点：•（1）购销容易脱节。•（2）采购人员与销售人员合作困难，销售人员的积极性难以充分发挥，维持销售组织的活力也比较困难。•（3）责任容易模糊，不利于考核。（二）分散采购制度分散采购是各部门或各分公司自行采购1．优点：•（1）能适应不同地区市场环境的变化，商品采购具有相当的弹性。•（2）对市场反映灵敏，补货及时，购销迅速。•（3）由于分部拥有采购权，可以提高一线部门经营的积极性。•（4）由于采购权和销售权合一，分部拥有较大权力，因而便于分部考核，要求其对整个经营业绩负责。2．缺点：•（1）部门各自为政，容易出现交叉采购、人员费用较大。•（2）由于采购权力下放，使采购控制较难，采购过程中容易出现舞弊现象。•（3）计划不连贯、形象不统一，难以实施统一促销活动，商店整体利益控制较难。•（4）由于各部门或门店的采购数量有限，难以获得大量采购的价格优惠。（三）分散与集中相结合的采购制度定义：•分散与集中相结合的采购制度是将一部分商品的采购权集中，由专门的采购部门或人员负责；另一部分商品的采购权交由各经营部门或各地的门店自己负责。优点：•灵活性较强缺点：•如管理不当，容易形成各自为政。关于营采合一与营采分离的争论如何堵住零售企业采购中的“黑洞”供应商为进卖场向零售企业采购人员行贿零售企业采购人员素质不高以权谋私采购中的腐败导致商品价格提高采购黑洞导致企业利益受损第二节零售企业商品采购组织一、零售企业商品采购组织（一）零售企业采购组织概述（二）零售企业采购组织机构的基本类型（三）建立零售企业采购组织的方法（四）零售企业采购组织建立的原则（五）建立零售企业采购组织应考虑的因素（六）零售企业采购组织的特征（一）零售企业采购组织概述采购组织是零售企业具体负责商品采购决策的部门，这一组织的任务、决策的权威及商品计划与整个零售企业的关系十分密切，否则零售企业的运营及销售计划无法正常实施。（二）零售企业采购组织机构的基本类型1．日常采购业务的组织机构商品采购食品采购百货采购计划业务服装采购促销业务买手里手排面员买手里手排面员买手里手排面员（二）零售企业采购组织机构的基本类型1．日常采购业务的组织机构一般大型连锁商店的采购组织设计是：•总部设立负责采购的总监，采购总监下设几个采购部。•每一采购部又按照商品类别进一步细化为若干小组。•每一小组包括买手、里手、排面员。–买手是指与供应商进行业务谈判、签订采购合同的谈判员；里手是指根据采购合同以及门店销售、库存情况向供应商发出订单的下单员；排面员主要根据公司的商品经营计划、策略以及门店卖场布局和销售实际情况，制定、调整商品陈列配置表。（二）零售企业采购组织机构的基本类型2．新商品采购业务的组织机构商品采购委员会总经理采购部经理财务部经理营运部经理区域主管区域主管区域主管（1）新商品采购委员会只对确定采购商品的品种、选择供应商等重大采购决策作出决定。（2）新商品采购委员会主要负责对新商品引入进行审核决策。（3）商品采购委员会的人员组成大多数是有代表性的门店店长。（三）建立零售企业采购组织的方法1．按采购过程建立采购部门•采购过程主要包括询价、比价、议价、决定等工作，按采购过程分类就是指把这些工作分开来分别交由不同的人员办理，产生内部牵制作用。2．按采购价值大小建立采购部门•这是把要采购的商品按价值分为两类，即采购次数少但价值比较高的商品，以及采购次数频繁但价值不高的商品。3．按采购地区不同建立采购部门•根据商品采购的地域不同，要分别设立部门，如国内采购部门和国外采购部门。4．按商品大类建立采购部门•零售企业可以把经营的商品分为几大类，如生鲜食品、小百货、服装、电器产品等。（四）零售企业采购组织建立的原则1．简化原则•要想高效率地开展采购工作，就要尽量缩短采购组织工作流程和减少经手的人员。2．责、权、利相结合的原则•只有责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。3．一致性原则•这一原则主要包括目标一致、命令一致以及规章制度一致三个方面的内容。4．效率性的原则•要使采购工作高效开展，必须建立一个高效运转的组织机构，这种高效的组织机构内部应确定合理的管理幅度与层次。（五）建立零售企业采购组织应考虑的因素1．采购业务量及经营品种范围2．外部环境（1）供求关系（2）采购范围3．采购人员素质4．信息技术支持5．内部合作程度6．其他因素（六）零售企业采购组织的特征（1）连贯作业的组织特点①权责明确②与供应商联系紧密③需要良好的监督系统（2）分段作业的组织机构形式的特点①分工更细，便于提高工作效率，减少失误。②几个人共同完成一项采购任务，彼此之间互相监督、互相牵制，可以使采购工作更加合理，使采购的价格、质量等都有保证。③分工太细，对内部人员的配合度要求很高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作效率。第三节采购业务流程制定采购计划订单的追踪与催货商品接收和检验谈判及签约结算与结案确定供应商及货源一、制定采购计划采购计划是企业经营计划中的重要组成部分，一般包括年度采购计划和月度采购计划，采购员在掌握年度采购计划的基础上根据月度计划执行采购任务。采购计划的制定要细分到商品的小分类，对一些特别重要的商品甚至要落实到品牌商品的计划采购量。在制定商品采购计划的过程中，关键是采购员要通过各种渠道收集顾客需求信息，以便采购适销对路的商品。二、确定供应商及货源（一）零售商的进货来源（1）制造商；（2）当地批发商；（3）外地批发商；（4）代理商和经纪人；（5）批发交易市场；（6）附属加工企业。（二）选择供应商的标准1．供应商的资信2．供应商的素质3．供应商的服务4．商品价格5．其他因素（三）确定商品要求•无论选择什么样的货源，零售商在考虑采购的时候都需要有一套评估商品的程序。有三种可能的评估方式：检查、抽查和描述。采购员特别应该注意的问题配送责任的规定缺货问题的规定商品品质的规定价格变动的规定付款的规定三、谈判及签约（一）采购谈判的内容•采购人员谈判的目标是在协议期限内确保提供指定数量的商品来满足销售，以实现盈利目标。（1）采购商品：包括商品质量、品种、规格、包装等；（2）采购数量；（3）送货；（4）退换货；（5）价格及折扣；（6）售后服务保证；（7）付款；包括付款天数（账期）、付款方式等。（8）促销；包括促销保证、广告赞助、各种节庆赞助、促销组织配合、促销费用承担等。（二）签约及合同管理•采购合同一经签订就正式生效，买卖双方必须严格执行，任何一方不得随意毁约。如遇特殊情况，一方需要修改的，需经对方同意。四、采购合同的履行1．订单•单店铺货与多店铺货的选择。•预铺卖场布局和陈列货架的选定。•配送中心舱位预留和选定。•供应商送货时间、数量的确定。•确定配送方式。2．质量监控•质量监控（供应商管理）既是采购部一项日常工作，也是保证采购合同顺利履行的重要手段。3．付款•货款支付要遵循准时、准额原则。五、订单的追踪与催货采购订单发给供应商之后，为求供应商按期、按质、按量交货，采购部门应依据合同规定，对订单进行跟踪和催货。跟踪是对订单所做的例行追踪，以确保供应商能够履行其商品发运的承诺。催货是对供应商施加压力，使其按期履行最初所做出的发运承诺、提前发运商品或加快已经延误的订单涉及的商品发运。六、商品的接收与检验1．商品的接收•商品接收，是为了确保以前发出的订单所采购的商品已经实际到达并检查是否完好无损，是否符合数量。2．商品的检验确定检验时间、地点通知检验部门及人员商品检验不合格商品的处理填写