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一、常用公文写作要点(一）通知通知的概念：适用于印发本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的写作要点：•主送单位准确、清楚，严忌错漏。•导言简洁清晰，高度概括。•主文明确具体，针对性和可行性要强。•注意不同类型、不同功能的通知，在语言、语气等方面的差异。举例关于印发《2005年安徽电信网络资源管控达标指标考核细则》的通知各市分公司：2005年是安徽电信网络资源管理系统“应用年”，根据集团公司《关于印发2005年网络资源管控达标指标考核细则的通知》（中国电信集团运维[2005]24号）要求，结合省公司《关于印发2005年安徽电信网络运行维护绩效考核办法的通知》（安徽电信有限运维[2005]9号）精神，省公司制定了《2005年安徽电信网络资源管控达标指标考核细则》，现印发给你们，请认真理解相关要求并贯彻执行。安徽省电信有限公司二○○五年五月十八日举例关于召开分公司总经理座谈会的通知为分析总结安徽电信一季度生产经营情况，部署下一阶段工作，省公司定于4月18日在合肥召开分公司总经理座谈会。现就会议有关事宜通知如下：一、会议时间4月18日，会期1天；4月17日报道。二、会议地点安徽电信培训中心（邮电学校）。三、参加人员省公司领导，各市分公司总经理，省电信工会主要负责人，省公司机关各部室和省公司直属单位主要负责人。四、有关要求请各单位于4月15日之前将参会人员名单报省公司办公室。安徽省电信有限公司二00五年四月十日（二）报告报告的概念•种类繁多，使用频率高。•适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。•报告是一种陈述性的上行文。•报告是上级制定方针政策、指导工作、进行决策的重要依据之一，也是下级取得上级的理解、信任、支持、指导的重要途径。报告的特性1、鲜明的汇报性2、特定的陈述性报告的种类综合、专题、工作、情况、调查、答复、建议、例行、报送除例行报告外，发生下列情况时应及时、主动向上级写报告：1、为获得上级的指导；2、发生重大情况或特殊问题；3、已完成上级交办或布置的事项时；4、答复上级的询问时。报告的写作要点•切实把握“报告”的写作规则。•报告要总结出有规律性的东西。•报告所反映的情况要真实、具体。•写作报告的重点要突出。•报告中不得夹带请示事项。•报告要力求语言简洁，篇幅短小。举例关于吉通公司拖欠中国电信通话结算费和电路租费问题的报告信息产业部:吉通网络通信股份有限公司（以下简称“吉通公司”）已于2001年8月与中国电信集团公司签订了IP电话业务开放及结算的框架协议，双方各省级机构也已签订相关电路租用协议，并相继完成了IP电话业务开放及结算的省级协议。但吉通公司一直拖欠我集团公司通话结算费和电路租费。我集团公司已就此事分别于2001年12月和2002年1月，两次致函吉通公司要求尽快解决其相关欠费问题，但均未解决欠费问题。截止到2002年7月15日，吉通公司已拖欠我集团公司通话结算费和电路租费分别累计达2800万元和3800万元。《公用电信网间互联管理规定》中第二十一条已明确规定“电信业务经营者应当按互联协议规定的结算周期进行网间结算，”。吉通公司这种违背相关的法令法规，不遵守双方签订协议的行为，严重影响了我集团公司的正常经营，也损害了双方已经建立的互联互通关系。为体现互联互通“公平公正，相互配合”的基本原则，我集团公司就吉通公司拖欠相关费用一事拟采取如下措施：一、在吉通公司存在拖欠通话结算费或电路租费的地区，我集团公司不再受理其互联互通业务相关的申请和电路租用申请。二，我集团公司将通知吉通公司限期支付拖欠的通话结算费和电路租费。如逾期仍不能清付，我集团公司将逐步减少与吉通公司互联互通的业务流量和向其出租的电路数量，直至其有能力承担及支付相关费用为止。特此报告。一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。二、函的特点（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。三、函的分类。（一）按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（三）另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。四、函的结构、内容和写法函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。2、主送机关。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日；并加盖公章。五、撰写函件应注意的问题函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。例文通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函[1993]2号国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。一九九三年一月三日《通知》写作要点通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。一、标题：制发机关＋事由＋通知。二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项,分条列项,条目分明。三、结尾：三种写法：㈠意尽言止,不单写结束语。㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。㈢再次明确主题的段落描写。通知格式：（指示性通知）北京积水潭医院关于××××××的通知各科室：××××××××××××××××××××××××北京积水潭医院二○○五年三月十日例文(指示性通知)国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发(1996)×号各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日通知格式：（会议性通知）关于×××××××××××××××会议的通知各职能处室：定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：会议议题××××××××××××××××。参加人员×××××××××××。会议时间×月×——×日（会期×××,××报到。）会议地点××××××××××××××××。有关事宜（一）××××××××××××××。（二）×××××××××××××××××。（三）×××××××××××。联系人：×××,电话：××××,传真：×××。北京积水潭医院××××年×月×日例文(会议通知)关于召开全区宣传部长会议的通知各市委宣传部,柳铁党委宣传部：定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通知如下：一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。三、会议时间9日9-10日(会期一天半,9日8日下午报到)。四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。五、有关事项（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份,在报到时交会务组(打印要求：16开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作,准时出席会议。在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。联系人：×××,电话：××××,传真：××××××。中共广西壮族自治区委员会宣传部二○○三年九月四日《报告》写作要点报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。二、正文：㈠事由：直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项：概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。报告格式：（建议报告）关于××××××的报告院领导：根据×××××××××××××××现将主要情况报告如下：一、××××××××××××××。二、××××××××××。以上意见如无不妥,请批转各部门执行。北京积水潭医院××处××××年×月×日例文(建议报告)关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告