人事档案管理程序

第1页，共2页1目的对人事档案的建立、保管、利用、归档等进行规范化管理，确保人事档案为公司在用人、选人等方面提供依据。2适用范围适用于公司人事档案的建立、编目、保管、处置等过程的控制、适用于公司各级人员的人事档案管理。3人事档案的建立3．1人力资源部负责对公司新进员工建立员工人事档案工作，用专用的档案盒装员工档案材料。3．2员工人事档案应包括的人事材料为：A．个人履历材料B．录用任免材料C．进修培训材料D．考核奖惩材料E．职称评定资格材料或证书3．3人事档案的分类、编目和标识3．3．1人力资源部负责档案管理人员将员工档案按下列类别及顺序进行分类：A．按部门分类：将同一部门的员工档案归在一起B．按职务分类：按管理人员、普通员工归在一起；C．按编号分类：按员工编号排序。4人事档案的保管4.1保管原则：安全、保密、清晰、完整。4.2人力资源部设有专用的档案柜,档案应每年核对一次，发现问题，及时处理4.3人事档案属保密文件,任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。4.4转递制度:因工作调动而引起的档案转递应按发文要求包装、密封。档案转走后，同时在人事档案目录一览表上表明“注销”5人事档案的利用5．1人事档案的利用主要指档案的借阅、查阅、及出具证明等用途。5．2查阅/借阅前须填写申请表，借出的档案不得转借或让别人翻阅。第2页，共2页5．3查阅/借阅人必须遵守规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。5．4查阅/借阅过程中，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自复制、拍摄档案内容，也不得擅自将其他材料装入档案。5．5借阅档案最长时间不能超过7天，若需延长使用时间，应办理续借手续。6人事档案的处置6．1对离职人员及时办理档案转移，企业内部档案2年后销毁，对死亡人员的档案半年后销毁。6．2对员工人事档案的处置做好记录，填写人事档案处置记录表。