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管家婆輝煌版完整培訓教程1第四部分功能介绍前面三部分主要介绍《管家婆》的操作流程和日常帐务处理，本部分是在这个基础上重点介绍《管家婆》的功能特点和操作技巧，可以理解成“熟能生巧”的过程。为方便读者，本部分是按照《管家婆》主菜单的结构分别介绍各功能的。用户可按照章节标题直接在相应的主菜单下找到。第一章系统维护部分第一节用户配置作为一套通用性较强的软件，《管家婆》所有功能中某些功能针对某个行业比较实用，而针对其它行业却没有太大的实用性。这就是我们提供“用户配置”原因，用户可以根据自己的需要“打开”或“关闭”某个功能，从而更方便地使用本软件。在主菜单【系统维护】—》【超级用户】—》【用户配置】中，我们提供了用户配置的管理。（注：本功能必须以“超级用户”的身份进入《管家婆》才能操作）注意：在我们不断为用户提供的《管家婆》升级版中，很多新增功能都是可以配置的。建议您做完软件升级后，仔细看看“用户配置”中新增了哪些功能。管家婆輝煌版完整培訓教程2第二节用户口令及权限设置用户口令及权限设置：财务数据对于任何一个公司来说都是非常重要和敏感的，利用该功能为操作员设置登录《管家婆》的密码和使用的权限范围，以达到保证数据安全的作用。首先在【系统维护】—》【超级用户】—》【权限管理】中，添加新操作员。然后在“权限”中（如下图），确定新操作员使用《管家婆》软件的权利。说明：以某个操作员的身份进入《管家婆》系统后，其身份自动记录在录入的单据中。该记录任何人均无法修改，以便于管理者跟踪和监查。注意：《管家婆》缺省用户身份是“超级用户”。“超级用户”拥有所有的权限，并且“超级用户”缺省密码为空。所以在第一次进入系统后必须为“超级用户”设置密码。密码设置必须是数字或字母（区分大小写），不能为中文。第三节月结存/月结存信息表管家婆輝煌版完整培訓教程3会计中“月结存”的概念是：以某一时间作为本月财务的最后日期，同时本月发生的凭证将改变财务报表。管家婆中“月结存”的概念是：以当前经营历程中最后一笔单据（单据日期最大）为断点，保存所有帐表及明细帐，便于进行每月比较。注：管家婆中每一笔单据过帐后立刻改变相关的报表。《管家婆》一个会计年度中（起止时间由用户自行决定），只允许做12次月结存。月结存信息表：“月结存信息表”让您“见树木也见森林”，充分掌握财务管理进度。包括内容：期初建帐日期；最后一笔单据过帐日期：即过帐单据中，“日期”最大的单据；每次“月结存”的起/止日期；每“月”的单据数量：即有多少张原始凭证；经验之谈：无论是技术人员，还是直接用户，如果要去了解一套完全陌生的《管家婆》帐本，第一步就是查看此表。管家婆輝煌版完整培訓教程4第四节年结存我们以商品ABC举例，说明“年结存”的作用：例：商品ABC期初量：10经营历程增/减量余量98/01/01进货51598/01/05销售87这时我们开始做年结存，年结存后本年末数据“7”就直接作为下年期初。备注：将“库存商品”、“应收应付款”、“现金银行”、“借进借出商品”、“固定资产”和“待摊费用”本年度的合计值作为下一个会计年度的期初值；清空所有帐本的明细帐和“经营历程”中的单据；根据以上两点，如果要查询“年结存”前的数据资料，请用户在做“年结存”前一定要备份数据，以便在查询时恢复之用。管家婆輝煌版完整培訓教程5第五节系统重建我们以商品ABC举例，说明“系统重建”的作用：例：商品ABC期初量：10经营历程增/减量余量98/01/01进货51598/01/05销售87操作对经营历程/基本信息的改变操作后的期初量建议用途系统重建A（清除期初值选择）清空所有帐本及经营历程；0只保留基本信息，重新建帐；系统重建B（不清除期初值选择）基本信息原样保留；10保留基本信息及所有期初数据；选择是否保留草稿无无可以将过帐单据复制成草稿，保留草稿。提示：如果您连“基本信息”都要完全重建，请用《管家婆》安装盘覆盖原路径完全安装一次即可。管家婆輝煌版完整培訓教程6第六节单据格式配置《管家婆》提供了四种票据格式，见下图：选择了某种单据格式后，用户还可以选择每个项目是否显示和修改显示内容。管家婆輝煌版完整培訓教程7第二章录帐部分第一节单据录入技巧1．快速录入的技巧：模糊检索录入商品、往来单位等信息时，除了按Enter键或双击鼠标调出基本信息选择外，《管家婆》提供了以下更方便的录入方式：如果在【商品全名】里，录入“长虹”二字，系统将列出在商品名中含有“长虹”字段的商品，以供快速选择；如果在【商品编码】里，录入“100”，系统将列出在编码中含有“100”字段的商品，以供快速选择；如果在【购买单位】里，录入“成都”，系统将列出在往来单位中含有“成都”字段的往来单位，以供快速选择；如果在【经手人】里，录入“张”，系统将列出在职员中含有“张”字的职员，以供快速选择。管家婆輝煌版完整培訓教程8注1、如果需要以“编码”的方式录入【购买单位】和【经手人】，请选择【用户配置——录帐配置】之“录入单据时，单位/经手人按编号查询”。注2、如果按编号找不到满足条件的信息，本系统将调出所有基本信息供选择。效果同按Enter键一样。注3、模糊检索功能和按编号录入的方式适用于《管家婆》所有单据。2．自动添加摘要如果没有在“摘要”中录入任何汉字，《管家婆》将很“智能化”的构造一段文字，说明单据的作用。有用户希望既能保留“自动摘要”，又能在单据中写些补充说明。这就是单据中“附加说明”的用处。3．【单据编号】自动生成：请参阅【用户配置】单据查询时，如果知道某笔单据的“单据编号”，系统可快速的查出该笔单据。4．录单时添加基本信息录单时，有时会出现录入的信息在“基本信息”里没有，为提高录单速度，可直接在弹出的菜单中添加新的信息（如图），而不用返回到“基本信息”菜单中添加。5．单据行数可以设置：请参阅【用户配置】管家婆輝煌版完整培訓教程9第二节业务草稿一张单据录入完毕后，可以选择保存成草稿（即本笔单不会影响帐表的变化），也可以把已经过帐的单据复制成草稿。在业务草稿中有“批量过帐”的功能：用户可以把审核后的全部单据一次性批量过帐，而不必一张一张地过帐，这样大大提高了工作效率。具体使用：在业务草稿中，按住鼠标左键不放，拖动鼠标，将草稿标‘兰’，即选中这些草稿；或按住Shift键，同时按上下键可得到同样效果。点击“批量过帐”按钮，确认后系统将选中的草稿全部过帐。管家婆輝煌版完整培訓教程10第三节经营历程“经营历程”中除能够查询所有过帐的单据外，还具有以下功能：【红字反冲】：自动产生一笔业务单，完全反冲该笔单产生的所有帐目。自动产生的反冲单将附加在当前经营历程的最后一笔单据之后；【修改单据】：单据中往来单位、商品名称及数量、金额作为核心记帐要素，在过帐后绝对不允许修改。但是，单据的摘要、经手人系统允许修改；【复制单据】：将选定的单据，复制到“业务草稿”中（经营历程中的单据保持不变）。该功能的妙用：如果您不小心将一张有15行的销售单录入错了一个数据并过了帐。并且采用了“红字冲帐”的办法来弥补这一错误。现在，利用“复制单据”的功能，将这张错误的单据复制到草稿中，然后再在草稿中调出这张单据，修改错误的地方，重新过帐。这样，免去了重复录入这张单据的工作量。管家婆輝煌版完整培訓教程11第四节红字冲帐在单据录入过程中我们无法保证数据绝对的正确性和准确性，但往往在单据过帐后才发现错误。《管家婆》为保证帐目的安全性，不允许在原单据上直接进行修改（任何的帐目变动都需要有痕迹）。因此，《管家婆》提供了“红字冲帐”的功能。只有对错误的单据进行“红字冲帐”后，再重做一笔单据，才能够完整的修改一笔错单。选中需要反冲的单据（单据呈兰色显示），单击红字反冲，冲帐后的单据呈红色显示。注：使用“单据重排”功能可以过滤掉“红字反冲”的单据。注意：《管家婆》为保证帐目的安全和准确，不允许“红字冲帐”已经“月结存”的单据。管家婆輝煌版完整培訓教程12第三章查帐部分第一节库存上下限报警库存上下限报警：对监控滞销商品和畅销商品特别有效。用户即可设置某一仓库报警，又可设置合计仓库报警。具体使用：首先在【查帐】【库存商品】【商品上下限报警量设置】中设置某个仓库中商品的上限或下限报警量。其次在【库存商品数量上下限报警】中查询是否有报警商品，如果有报警商品可以自动生成：进货单、报损单、报溢单等单据。第二节库存盘点实际工作中仓库管理人员提供的商品数量统计和电脑库存帐不可能完全一致。当发生这种情况时我们就做报损报溢单。但在一些行业中（如服装行业），这种情况相当普遍，特别是月底盘点时工作量相当大，如果仍然采用业务单据中的报损报溢单显得力不从心。为此我们提供了库存盘点的功能，可以对某个仓库的部分或全部商品进行自动盘点，增加或减少电脑库存帐。打开“库存盘点”表，在需要报损报溢的商品处输入“实际数量”（鼠标双击该商品），在输入完毕并确认无误后按盘盈盘亏键。此操作将所有“库存数量”和“盘点数量”有差异的商品自动生成报损或报溢单保存在“业务草稿”中。在用户确认过帐后才对帐务产生影响。管家婆輝煌版完整培訓教程13第三节往来对帐操作：1）【查帐】【往来分析】【往来对帐】2）【查帐】【应收应付】【往来对帐】《管家婆》提供了一种非常实用的“对帐”功能：将与某往来单位的所有物流与钱流的往来业务，以清楚而通俗的方式将一笔笔的业务排列出来。然后，打印出来，传真给对方！这是中小企业的典型对帐方式！请注意：收款[钱流业务]与销售[物流业务]的并存（特别注意第4行，第5行）。这相当于将会计帐本与库房帐本作大“拼集”，这种功能在目前的所有管帐软件中是唯一的。“往来对帐”中提供了收付款结算管理功能：该功能是以“后台”的方式，在“往来对帐”中编组。记录每笔款与某笔单据或某件商品的结算对应关系。具体操作方法是：1．进入“往来对帐”报表后，使用“组号设置”为有相关业务关系的单据（或部分单据行）编上同样的组号。例如：一笔销售单与针对该笔销售的收款单编为同样的组号；2．为了更直观地显示已编组的单据，使用“单据重排”，并选择“按组号排序”，之后系统将自动把同一组的单据排列在一起，同时不同组号的单据用不同颜色来区分。管家婆輝煌版完整培訓教程14第四节往来分析帐额分析：按应收款及应付款的范围，查询往来单位。了解往来单位的往来帐款，减少财务风险。输入应收款或应付款的上下限，系统按此条件查找符合的单位；选择筛选的范围“从当前单位中筛选”或“从所有单位中筛选”；选择是否“显示应收应付款均为零的单位”。管家婆輝煌版完整培訓教程15帐龄分析：按某段时间是否与我公司发生业务关系，筛选往来单位。帐龄分析主要用于分析应收款，分析哪些单位是“活跃的”，那些单位是“不活跃的”，帮助企业关注呆帐、死帐等。帐龄分析为针对某段时间，这里对其他查询条件说明如下：本时间段内无往来关系的单位：主要用于查看“呆帐”，或近期不活跃单位；本时间段内有往来关系的单位：主要用于查看“近期活跃”的单位；“往来关系”的定义：何为有业务往来呢？“有业务往来”只是我们的口头禅，本身没有一个准确的定义。我们根据对中小企业的特点的分析，发现绝大部分“业务往来”是针对销售、进货、收款等三种业务，所以，在基于“针对多数、不要复杂”的原则，在本系统中，我们向用户提供了几个最常用的选择：管家婆輝煌版完整培訓教程16第五节进货分析需求背景：许多企业对进货情况非常关注，需要对进货做详细地分析。进货盘点：将商品进货数量和金额以线性表的方式罗列出来，可以选择罗列所有商品或某类商品。含税条件：可以选择统计所有进货（包括含税和不含税）、含税进货、不含税进货，这样就可将含税和不含税分别统计。查询条件：可以以往来单位、仓库、经手人来查询进货，并选择是否包含进货退货及借转进货。管家婆輝煌版完整培訓教程17第六节单品分析操作：【销售分析】【月销售状况/销售月报表】中提供了“单品分析”功能。需求背景：比如，对于软件销售店而言，一定非常关心如下数据：杀毒软件销售“KV300”的利润占自己全部软件销售利润的百