监理部办公文员工作细则

监理部办公文员工作细则为加强对部门办公文员和项目部文员的管理，维护公司良好形象，明确工作范围，分清工作职责，特制定本细则（项目部文员按相适应的条款执行）。一、对办公文员的一般要求1、仪态仪表：仪表整洁、穿着大方得体，用语规范，语气温和，微笑服务；2、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，应做好接听记录，及时转达；3、办公秩序：工作时间内不应无故离岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序；4、环境卫生：应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁；5、办公文员应带头遵守公司的各项规章制度（特别是资料对外保密、保守公司商业机密）。二、考勤（人力资源）管理1、应及时将新入职员工资料准确填写至《监理部花名册》，并做好员工寸照及电子版寸照归档工作；2、员工离职时应协助办理离职手续，部分款项确认签字，对有特殊原因离职的员工应及时通知综合部（财务部）；3、了解本部门、项目部员工动态（工作去向），及时为部门、公司领导提供工地人员名单，及时更新的名单贴上墙；4、每日填写本部员工考勤表；5、员工下工地时，文员把出勤卡收回；6、在每月最后一天下班后，把本部出勤卡收回，并根据目前本部在公司员工情况填好下月出勤卡（姓名）；7、把本部员工考勤表、出勤卡、各项目部考勤汇总，三者有出入时要查明原因，出勤卡上有部门经理漏签处找经理签字；8、每月3日左右向综合部提供一份真实准确经部门领导确认的上月考勤表（各项目部每月3日提供电子版）；9、向新员工介绍本部各种制度；10、监督本部门考勤制度的执行情况，及时向主管领导汇报。三、物料、设备、办公用品及后勤管理1、办公室设备、设施（包括电话、传真机、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时查明原因、责任人，并立即向综合办报修，避免影响部门办公；2、办公桌椅、资料柜应统一编号，员工的资料柜应合理分配，并保证部门或项目部拥有完整的一套钥匙；3、项目部文员于每月3日上午将项目部所需物料以《月份采购物品申请单》提交部门，部门文员统计汇总后于每月5日上午将《月份采购物品申请单》提交公司综合办，物料领取后应妥善保管，并做好员工物料领取的登记工作；4、每月向综合办提交一份本部办公室及各项目部固定资产使用明细表，表明办公设备目前运行状况及上月使用维修情况；5、租房统计表：由项目部文员负责统计所在地区的租房及费用清缴情况，次月五日上午发回部门，由部门文员审核后存档并提交给公司财务室一份；6、协助综合办处理好本部新员工和回公司开会员工食宿问题。四、资料管理1、对交到部里的资料进行整理（对员工所负责填写的资料要注明时间段、责任人）后建立目录编号分类存档（以工程名称为准）；2、根据资料柜编号建立电子目录，记录每个资料柜中所存放的资料；3、资料存放应分建设单位、地区、单项工程、类型分别存放；4、监理报表：报表每半月一次，项目部文员在项目负责人指导下编写，分别于每月10、25日上午发回部门，部门文员审核后（由部领导复核）分别于每月13、28上午发往合作单位；5、工程量汇报表：次月三日上午各项目部负责人（或项目部文员）按《监理报表》上的工程量做出《工程量汇报表》，部门文员收集汇总并经部门审核签字后送呈合作单位审核签字；6、公司下发文件和本部门的管理资料分类存档；7、及时的接收和发送电邮、传真、快递，及时跟踪结果并保存原始记录；8、收文应填写《文件处理单》，及时交由相关人员处理；9、办公文员完成的资料必须经过仔细核对、排版，不存在口语、错别字等问题方可提交部门；10、负责督促、收集上报各种资料，如有问题及时向领导汇报，根据工作发展需要制定相应的资料管理制度。五、管理制度的执行1、审核各项目部提交的工地出勤情况；2、审核各项目部提交的个人工程量的真实准确性；3、检查各项目部提交资料的时限，未及时提交的按规定扣分：1)满意度调查表，次月五日上午由项目部文员在建设单位办理后发回部门，由部门文员收集整理存档并送交一份给有关单位；2)个人工程量、考核、出勤：项目部文员在项目负责人指导下统计完后，于次月三日上午发回部门，部门文员审核汇总后提交部门；3)监理报表按规定时间发回公司；4)每月监理员考核表、单项负责人考核表、项目经理考核表次月5日前发回公司；5)各工地每月费用报销于次月10日前发回公司；4、对各项目部提交资料，考核其文案水平；5、及时下发公司、部门文件、通知、会议纪要，并要求负责人签收（每月开例会时补签）；6、门开会时，做好会议签到、会议纪录，会后及时整理出会议纪要，统一格式、编号，经部门负责人审核后发布；7、考核各项目部对公司下发文件的传达情况，公司和部门文件、通知等下发三天后电话抽查（员工），考核各工地负责人传达工作是否到位；8、随时以信息形式与部门成员之间联系，传达上级指示；9、每月发布一次上月考核扣分通知，重大事情随时通知；10、负责本部门办公室的日常管理工作。六、与各部门、合作单位的沟通协调1、能随时与本部员工、职能部门主管领导、各合作单位相关人员取得联系；2、及时向综合部提交本部门人员动态，了解物料申领的落实情况；3、及时与财务部联系，传达本部人员工资发放、费用报销情况；4、及时了解汇报并传递化解因沟通不及时员工产生的消极情绪；6、及时汇报各业主、合作单位的投诉，并跟进解决情况；7、跟进往来文件的处理结果；8、跟踪落实上级领导交给任务的落实结果。七、协助部门领导工作1、起草本部门月工作总结；2、统计本部门每月发生的直接费用；3、做好本部员工报销的收集、登记工作；4、起草本部门《付款申请》，并落实请款；5、起草本部门文件；6、起草并管理好合同及协议；7、主动提醒本部门应该马上解决的问题；8、积极配合领导工作。八、有整体配合意识，服从公司的统一指挥。监理部2005年4月14日