连锁药店商品管理---门店盘点细则

第1页共8公司分管领导财务部主管店长盘点专管员连锁药店商品管理---门店盘点细则盘点数据不正常是店长们最头痛的事，而身为店长最主要的是责任心，首先对数据要有一定敏感度，对门店任何一个发生的数据都要清清楚楚，对每一个数据的来源都要清晰，对每一个数据的差异都要跟踪并处理及时。盘点周期：成药、参茸旧店每60天盘一次，新开店每30天盘一次，中药120天盘一次，正负不超过5天，活动商品(赠品)每个月的最后一天盘，凡是盘点的都要在交班提交数据后第一时间发当天总额到盘点专员以供建立盘点表用，盘点一般选在非营业时间进行。为加强门店商品数据管理，优化财务数据统计的流程及准确性，特将原有盘点管理制度修订如下：一、盘点的重要性1、盘点数据是公司衡量盘点单位商品管理好与差的重要参考依据，若盘点数据不准确，则严重影响公司对盘点单位的经营管理。2、盘点盈亏的大小直接关系到公司和员工的经济利益。二、盘点的目的1、使公司和门店准确掌握库存金额和数量，同时保持所有商品的电脑库存数据的准确性。2、了解门店在盘点周期内的盈亏状况。3、针对盘点差异较大的门店，分析原因重点跟进，以便在下一个营运周期加强商品管理，控制损耗。4、加强对滞销商品、效期商品的管理。三、盘点管理机构流程图解四、盘点的周期1、例行盘点。1.1开业六个月以上的门店，每60天即两个月盘点一次，盘点范围必须包括（成药、参茸、），也可以包括中药。1.2开业六个月以内的门店即新店，每30天盘点一次，连续盘六个月后，再按两个月盘点一次。盘点范围必须包括成药、参茸、门店备用金，也可以包括中药，但第六次盘点必须包括中药。1.3“活动商品”的盘点：各门店必须在每月最后一天营业结束提交数据完毕后对活动商品进行盘点，如果该天是促销活动日，可不盘点，待活动结束后第一天提交数据完毕再进行盘点。1.4中药的盘点：每120天即四个月必需盘点一次。2、店长工作调动或离职时，需在离岗前对该店全部商品、备用金等进行盘点，要求人事变动须安排在盘点结束后进行。3、商品数量发生特殊变化时，如成批商品被盗，须请示盘点专管员马上安排盘点。4、盘点时间：由各公司盘点专管员负责安排。一般安排在晚上营业结束并提交数据完毕后进行，具体时间根据当地实际情况由公司盘点专管员确定。五、盘点的方式单盘点。在盘点前按货架位置，手工抄写《盘点表》，按商品实物数量进行盘点。第2页共8六、盘点流程图解七、盘点前准备1、由盘点门店的店长负责盘点的事前准备组织工作。盘点中作业商品还原职责：录入人员负责按照盘点表商品先后顺序逐一录入商品编号、数量。初盘职责：初盘人员负责①本区域柜组商品整理②清点商品数量。职责：复盘人员负责对初盘商品进行盘点。职责：复核人员对已二盘完毕的商品进行校对并确认，有差异的商品复盘并确认。职责：监录人员负责核对手工盘点表与电脑盘点表上的商品代码、名称、盘点数量是否一致。职责：盘点人员根据店长的指令负责将全部盘点完毕的商品进行整理、还原。职责：财务部门负责通知门店对盘点结果进行确认。职责：①财务部门（盘点专员）负责出盈亏明细②门店负责分析原因。职责：盘点管理员审核门店商品库存数量、调正库存。监录复盘录入核实盘点后处理职责：门店负责盘点小组人员安排、手工抄写盘点表、盘点区域划分、商品归位整理、空白盘点表等物资准备，各种商品单据的检查及审核。盘点前准备盈亏查询盈亏确认差异调正盈亏处理职责：财务部门负责出具盘点数据表、盘亏方案。第3页共81.1对货架分组。对本店货架进行合理的分组，并统计出总组数量N。即根据货架以及商品库存数量多少将本店所有货架分为若干组，每组必须要有明显编组标识，如：第一组位置，第二组位置，以方便盘点的分工执行。1.2确定支援人数。支援盘点门店店长，要在当天上午把本店支援人员名单及支援人情况（是否新员工、在店内最熟岗位等），OA发到当晚盘点门店，便于盘点门店店长合理安排配对。1.3整理商品。1.3.1整理货架商品：检查货架上商品摆放是否整齐，商品摆放是否归类，是否有串柜，价码牌与商品是否对应，中小型包装盒是否满盒，赠品是否撤离货架等，凡影响盘点结果现象都需注意。1.3.2整理库存商品：库存商品临时安排专人负责，把商品归类，可以先盘点并打包入箱，但必须贴上标签，注明：“已盘不要动”。1.3.3整理待处理商品。包括：过期、破损、公司通知暂撤离货架等商品，整理后应放在明显位置并加以说明。1.3.4整理拆零商品：参照公司药品拆零商品目录表抄写盘点表，注意拆零商品要归回拆零处。1.3.5整理地区货：地区货要分离归类。1.3.6整理参茸柜的商品：要注意各种商品归类及价码牌（特别手写价码牌）是否一致，注意库存商品，特别是牛黄、麝香、珍珠等贵重商品，拆零参茸、散装高丽参等要清晰核对。1.3.7盘点当晚，对库存量大的商品，可以先盘点并打包入箱，但必须贴上标签，注明：“已盘不要动或其他记号”。1.4整理各种单据。1.4.1整理进货单据：检查清楚进货单是否入账完毕，是否有多送商品或少送商品未有全部输入电脑，若有，或全部输入电脑后再盘点，或将多送商品取出，不记录到盘点表。1.4.2整理分店调拨单据：检查时空上是否已做入齐调拨数据，十天表调拨单是否与电脑一致。1.4.3整理退货单据：检查退货单据是否在时空上确认齐全。若不齐，与配送中心核对，并做好记录。（注明：商品在时空已出账，但退货单据未有返回门店，商品不应在盘点中计入其盘点表）。1.4.4整理借厂家商品：检查清楚是否有借厂家的货，若有，尽快与配送中心联系，作出处理。1.4.5整理欠顾客商品：要清楚了解是否有欠顾客商品的情况，或顾客已交货款，但又没有取货的，不能记入盘点表内。1.4.6检查员工购买的商品是否完全出电脑单。1.5手工抄写《盘点表》。1.5.1实行商品实物数量盘点，门店需要手抄盘点表，一般是由店长安排员工自已抄写所管辖的卫生区域的货架商品，盘点前二到三天就必需开始抄写《盘点表》，盘点表一式二份，标明A表、B表，按货架层次“S”形进行抄写。1.5.2所谓“S”形，就是从货架由上而下，从最上层左边第一个商品起至本层最后一个商品止，然后再从往下一层右边第一个商品起至最后一个商品止，如此类推。1.5.3盘点表的字体，二联都要清晰，特别是数字，不能模糊不清。对于货品的编码，要严格抄写价码牌上全部编码，禁止简写。1.5.4盘点表抄写完毕，抄表人要在盘点表的相应位置上签名。1.5.5店长要安排其他员工复核抄写出来的盘点表，复核人员必需认真复核，不能走过场，复核完毕，复核人要在盘点表的相对应位置上签名。1.6由盘点专管员指令一名非盘点门店的店长以上级别的员工担任盘点组长。1.7准备好盘点告示牌，并在盘点开始前10分钟放置在门口一旁。八、盘点中作业1、所有参与盘点的人员必需按规定时间到达盘点门店集中，如有迟到者负激励绩效考核3分。2、盘点组长负责总督导盘点中作业，负责组织、实施盘点，每组成员必须服从组长安排，认真协助盘点组长，顺利完成盘点工作。3、盘点前动员会议：第4页共83.1会议由盘点组长主持，集中点名后向全部盘点人员说明盘点目的、重要性、盘点方法、盘点要求、盘点纪律和盘点注意事项等，并针对前次盘点出现的问题，进行总结和分析，特别是对新入职员工要进行强化培训。3.2盘点分工：盘点组长收集全部《盘点表》，根据总组数和总人数进行分组，本店员工与支援员工两人一组，由一名老员工带新员工。盘点实行区域负责制，盘点人员按指定的区域进行实物数量盘点。3.3《盘点表》分发：盘点组长将盘点表分给各组人员，A为初盘表、B为复盘表。3.4盘点人员清楚了解自已所负责盘点范围后，盘点组长宣布盘点正式开始。4、盘点组长填写《盘点作业表》一份，并签名确认盘点开始时间，作业表式样见附表。5、盘点作业中有关事项的要求：5.1所有数据均以实物盘点数为准，严禁未经过实盘就填写数量来代替商品的实存数。5.2盘点表格内抄写的商品信息项目不得修改，不得涂改，要保持清洁。如在清点过程中发现有少盘的数量N，则在原数量后写“＋N”，如果在清点过程中发现多盘的数量N，则在原数量后写“－N”，禁止出现将原数据划掉再重写的行为；如果发现有盘点表上无记录的药品，则详细抄入空白盘点表内。5.3盘点时，各组负责按盘点表商品顺序见货盘点，认真核对，清点。不准跳跃式盘点，严禁故意少盘、漏盘、有商品不盘，盘点时不得谈论与盘点无关的事情，尽量减少人为的盘点差错。5.4盘点参茸柜贵细货品时采用单位为“克”的称进行称量，称量时必须除去其它杂物（如花椒等）。5.5冰箱内商品、轮椅、拐杖等不起眼商品盘点时不要漏盘。5.6商品清点后，需恢复原堆放的状态，严禁乱翻、乱放。5.7盘点完毕，要认真检查一遍，两位盘点人均须在盘点表上签名确认，并上交给盘点组长。5.8盘点期间，完成盘点工作或暂无盘点工作安排的人员到指定地区待命，不得随意在店内走动、逗留。5.9在盘点期间，参与盘点的人员在未经盘点组长的同意下，不得擅自离开，否则视为早退。6、初盘：一人一组或两人一组的，都要负责清点本柜组商品数量并整理归位，认真盘点，清晰填写商品的数量。初盘完成后，认真检查一遍，必须在盘点表下方签名确认，注明“初盘人员”，并将A表上交盘点组长。7、复盘：由盘点组长将《盘点表》B表发给已经完成了初盘的人员，进行复盘其他区域的商品数量，注意盘同一区域的初盘人员和复盘人员不能相同，盘点方法与初盘相同。复盘完成后，认真检查一遍，盘点人必须在盘点表下方签名确认，注明“复盘人员”，并将B表上交盘点组长。8、核实：由盘点组长安排已经完成了复盘的盘点人员，对初盘A表的盘点数量和复盘B表的盘点数量同时进行核对，对有差异的商品数量进行第三次盘并修正，得出准确数据，两位盘点人必须在盘点表下方签名确认，注明“核实人甲和乙”，并将两表上交盘点组长。9、抽盘：必要时，盘点组长可以安排人员实施抽盘，抽盘时每张盘点表最少抽盘三个商品（抽盘对象一般是贵重商品、数量较大的商品），准确率达100%即可停止，否则要继续抽盘。在已抽盘的盘点表上注明抽盘人及“已抽盘”字样。10、商品还原归位：全部盘点表核实完毕，由店长指挥盘点人员，按商品陈列要求进行商品还原归位，并搞好卫生。11、A.B.表处理：经核实后的《盘点表》A表、B表的商品数量必须相符。A表作为本店盘点录入电脑的依据，B表盘点结束后，盘点组长需在《盘点表》B表右上方编上页码，注明页数，交给盘点门店的店长签名，用牛皮纸袋封存，贴密封口，并将《盘点作业表》贴在封口一面，交盘点专员处。12、盘点结束后，由盘点组长负责集中全部盘点人员作简短总结，并安排人员回程。盘点组长在《盘点作业表》上签名确认本次盘点的结束时间。13、录入和监录。13.1录入就是门店人员负责按照盘点商品先后顺序逐一录入商品编码及数量。13.2监录就是负责监督录入人在将盘点表上的商品名称、编码、盘点数量和录入电脑时的信息是否相同。13.3方法：由本店店长负责安排人员（至少2人）将核实后的盘点表数据录入电脑，一人录入，另一人监录，录入人员按页录入商品的编码和数量（注意不要录错位置），每录完1页监录人员就对已录入的商品编码和数量唱核一页，唱核完毕后并打钩，确认数据已经正确录入，并确保录入数据和盘点表数据相同。第5页共813.4录入时间要求：盘点表数据的录入，必须在盘点后第二天18时前全部正确录入完毕。得出时空库存数量差异表。九、盘点后处理。1、分析库存数量差异。盘点数据录入结束的第二天下午至第五天，盘点门店根据时空库存数量差异表，自我校对库存数量差异情况，并分析出差异原因。盘点专管员协助门店完成分析工作。2、出具《盘点报告》，确认盘点结果：第六个工作日前，店长到财务部门核对库存金额，然后出具《盘点报告》（盘点报告采用格式表），并在盘点报告上签名，确认盘点盈亏结果。3、调正时空库存数量：第八工作日前，盘点专管员根据盘点盈亏结果调正时空库存数量。4、财务部门出具《盘点结果数据表》及《盘亏处理方案》：由财务部门出具《盘亏处理方案》，并上报公司有关负责人。5、公司有关负责人审批盘点报告及盘亏处理方案。6、盘亏处理方案在当月发工资前已批复的，