外贸函电的语言特点及写作原则论文

外贸函电的语言特点及写作原则论文摘要：外贸函电是对外贸易活动中重要的沟通交往方式之一。熟练掌握运用撰写函电的语言特点及其写作的7c原则，为之后的贸易活动创建良好的公司形象；提供良好的沟通环境；提高学生英文水平，并充分运用于各项贸易实务环节当中。关键词：外贸函电语言特点写作原则一、前言外贸英语函电是国际经济与贸易专业以及经贸英语专业的核心课程之一。其作用于有效地使学生扎实掌握对外贸易实务的各个环节，并熟练地运用英文于各个环节中的交流沟通。在当今变化多端的国际贸易活动中，更丰富的交流方式伴随着网络技术的发展也在积极更新，“商务英语”的范围也在持续扩大。作为具有法律效力的文件，国际贸易函电已进步在词语运用通俗明了，简介朴实；句子言简意赅，精炼准确，越来越趋向礼貌口语的表达方式。一封漂亮的商务信函，不仅能为公司带来新商机，新客户；并且大大促进发展与客户间的合作关系。反之，函件词不达意便会引发误会，更甚者带来不必要的矛盾，造成客户流失，导致公司利益损失。学生们在学习撰写商务信函的过程中，对相关外贸专业理论实务以及商务法规会加深掌握；并且精通扎实了英语语言水平，其专业术语及行文要求都有所进步；对于应通晓人的心理，熟悉推销的艺术，都有更深的理解。二、外贸函电的语言特点伴随着竞争激烈的涉外商务活动，外贸函电也日渐呈现出新的写作特点。首先，它具有明显的法律特征。在全民经济时代，法律法规是管理人们贸易行为的重要工具。尤其在步入国际贸易全球化，透明化的今天，健全的法规便成为人们在经济行为过程中自我保护的基本工具。作为外贸经济活动中不可缺少的工具，外贸函电可以及时有效的记录双方在贸易中的行为，并且具有明显的法律特征及突出的法律效力。如果在贸易过程中出现纠纷，理赔等现象，商务信函便可成为彼此联系的重要证据。因此，信函的内容是必须遵从中国的相关法律法规，并且必须符合贸易合作方国家的相关经贸制度。在函电术语方面，合作双方都要遵循统一的国际法律法规和惯例，即其内容与形式必须获得国际的认可。其次，外贸函电受文化因素影响。外贸函电核心目的是与国际贸易合作方进行有效的业务交流与沟通，因此身处跨国文化背景的环境中，能够实现无障碍沟通，并产生某种经济共鸣，达成合作共识，便可视为一封成功的商务信函。由于不同国家的政治，经济环境及传统习俗的差异，各类人群的经济观，消费观，商业经营习惯，甚至风俗习惯有很大的不同，如果不充分考虑对方文化因素，就有可能困难于了解对方真实态度与合作愿望。所以，外贸函电不仅仅是专业的外语翻译工作，并且还要求函电撰写人员掌握熟练地交际技巧，尤其是在面对跨国文化贸易时的交际能力。再次，商务信函越来越要求文体的正规性。商务信函关系到进出口业务，在撰写的过程中要考虑到不同国家海关，运输，银行，法律更相关专业的惯例，撰写内容格式都要遵行双方要求，因此在文体上要求正式文体或者专业文体，其类型主要有请求函，询问函，联系函，告知函和商洽函等。随着科技的进步，外贸函电的传递方式也趋于多样化，邮寄，快递，电报等。最为广泛应用的即电子邮件及互联网上的在线及时沟通。三、外贸函电的7c写作原则为了达到通过商务信函进行有效沟通交流的目的，十分有必要了解掌握写好英文商务信函的原则。这些原则通常被称之为“7c原则”，即正确，具体，清楚，礼貌，完整，体谅和简洁。（一）正确（correctness）商务信函必须书写正确，因为作为具有法律效力的商务贸易单据的凭证，其内容涉及到贸易双方的权利和义务。一封标准正确的商务信函表现在语法的恰当运用，标点符号与词句的正确拼写；并且对于信函内容要求提供的信息事实和数字无误，叙述的内容正确，写作格式规范，写作技术运用恰当以及商业术语准确。例如：theseproductsprovidedareexactlysametothosesamples（此次产品与样品100%一样）.此处exactlysametothosesamples说法太绝对，毕竟无法保证在交易过程中每一件货物与样品一模一样，因此可能产生在交货时就产品质量方面的纠纷。可以改为：theproductsprovidedaresimilarinqualitytothosesamples.（二）具体（concreteness）一封正规有效的商务信函必须写得具体，生动和明确。在面对大量货物描述，叙述其多项交易条款时，务必做到仔细具体描述，要尽量避免运用不确定，大概，模糊和抽象的词句。在书写过程中，应尽量使用真实具体的数字与事实，采用恰当的形容词，使贸易双方更加明确了解交易内容。多数情况下，商务信函采用主动语态陈述内容。例如，在最终的销售确认书中，详细具体的列出产品的规格，数量，单价，包装，保险等交易条款，使此信函生动明确，更有分量；做到让交易对方完全了解产品资料，加速今后的交易进程。（三）清楚（clarity）清楚，应该让收信人在阅读时一目了然，尽量避免不理解或者易出现误会的地方。写信人应当在明确了所要表达的内容后，采用熟悉简短和口语化的词语，建立有效层次分明的段落语句来清晰的表达目的，不能采用晦涩易产生歧义的词汇。更多时候，可以提供产品说明书，插图，样例等在视觉上有助于理解的辅助品。清楚明确的商务信函不仅体现了写信人的干练专业，并且节约了收信人的时间，提高了工作效率。例如：astthegoodssailingfrombeijingtomelbourne，wesupplybimonthlydirectservices.这个bimonthly有不明确之处，它可以表示oncetwomonth（隔月的）或者twiceamonth（一个两次的）。因此可以改为：wesupplysemimonthlydirectsailingfrombeijingtomelbourne.或者wesupplytwodirectsailingseachmonthfrombeijingtomelbourne。（四）礼貌（courtesy）一封礼貌的商务信函可以表现交易双方特别并且丰富的内涵，在巩固了与当下客户的贸易关系基础上，也促进了结交新业务伙伴的机会。在书写商务信函过程中，及时是礼貌的重要体现。对于书信的内容，语调上可以尽量站在对方立场，权衡业务伙伴的背景及其目的；应尽量避免采用生硬，有可能伤害激怒对方的言辞或者语气。例如：weneedtheuptodatepricelistofyourgoods.（我们需要你最新产品的价目表）就不如couldyoupleasesendmethenewpricelistofyourgoods.（请寄贵方最新产品价目表）来的谦虚礼貌。再如使用suggest，havebetter等温和表示建议的词语，给对方商量的余地，建立更友好的合作气氛。（五）完整（completeness）商务信函对完整的要求极为严格，包括贸易双方的联系信息，有关买卖产品的资料，以及回答写信人所询问的全部问题和要求。作为写信人，应当积极表达所有情况，务必使对方完整的了解其交易愿望及目的。一封清晰完整的商务信函不仅会带来预期的贸易结果，并且还可能建立更好的商务关系，创造更广的商务机会。例如：thesegoodshavebeengivenmanyprizes（这些产品获得一些奖项），此句内容表达不够具体完整，若改成thesebusinessphoneshavebeengivenfirstprizesinworldwidecontestwithinthepastfourmonths.改后提供了完整的产品的名称，具体的获奖时间和数量，让对方更加全面完整的了解我方产品资料，为之后的交易传递了更有说服力的信息。（六）体谅（consideration）体谅的充分表现可以加速发信人与收信人进一步沟通联系。双方应当尽量的站在对方立场考虑问题，在分析研究对方（yourviewpoint）会怎样理解信息的前提下，提供其所需要的信息。彬彬有礼的书信态度即移情于对方，为对方着想，在人性层面上理解对方。在语调语气方面，尽量使用肯定而非否定的态度。例如：wearehappytoextendacreditlineof$2，000就不如youcannowchargeupto$2，000onyouramericanexpressioncard顾及对方的情感。少用类似claim，unacceptable等消极负面的词汇，可以多用appreciate，reasonable等积极的词，让对方更自信，放心。（七）简洁（conciseness）一封专业的商务信函，应当言简意赅的表达其所需要的信息，并且又不破坏书信的礼貌与完整。书写过程中，尽量不用使用陈旧过时的商业术语，去掉不必要的词和冗长的句子避免不必要的重复，特别是意义重复的修饰词；保留真实有效，简洁明了的事实资料，就足以把最重要的信息传递给对方。例如：werequirefurniturewhichisthenewtype.可以改为werequirenewtypefurniture.第一句繁冗累赘，而第二句简洁明了，同样表达了“我们需要新型家具”的意愿。在今后的国际市场经济大环境下，各国之间经济关系日趋相互依存，对外贸易需要等频繁的沟通，外贸函电贯穿各贸易交往各个环节，熟练掌握运用商务信函的语言特点及7c原则，提高了学生以及贸易从业人员的专业知识水平，显示了通过专业的商务信函进行有效沟通交流的目的，促进贸易双方的相互理解和长期合作，也有利于规避风险，取得双赢的效果。参考文献：[1]ashleya.ahandbookofcommercialcorrespondence2002[2]granteustace.businesswriting—aspectsofcurrentpractice.englishforspecificpurposes，2005[3]郑敏.商务英语函电与合同[a].清华大学出版社，北京交通大学出版社，2005[4]林旭涛.浅析语用礼貌在对外经贸英语函电中的运用[j].广州广播电视大学学报，2005[5]陈亚明国际商务英语中委婉语的语用功能2005（06）[6]石亮.商务英语信函中的礼貌表现[j].今日科苑，2009，（10）