电子文件的鉴定

浅议电子文件的鉴定工作摘要随着信息技术的飞速发展，电子文件大量产生，并成为人类社会记录信息传达信息和留存信息的重工具。在这种历史条件下，档案界对电子文件的管研究成为不可推的历史责任。鉴定作为电子文件管理中最难也最具挑战性的环节，很自然地成为档案界殿对电子文件时代挑战的一个重要课题。传统的鉴定方式对电子文件的鉴定、整理等管理职能逐渐呈现出越来越多的不适应，尤其是电子文件鉴定中，由于受到其自身的客观性因素、以及主观因素的影响，给电子文件鉴定带来一定难度。关键字：电子文件鉴定方法档案学者莫斯说过：“鉴定是档案工作整个系统中第一关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能，鉴定的重要性居第一。”鉴定工作是档案工作的核心，直接影响和制约着档案管理工作的其它方面。电子文件鉴定问题理所当然地成为档案工作者关注的焦点。加拿大档案学者T·库克也曾对电子文件鉴定的特殊性作过精辟论断：“作为鉴定的核心一一鉴别具有永久保存价值文件的过程需要改变，这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成，鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值”。库克的观点在档案界获得相当一部分学者的认同，事实上也毋庸置疑。1.电子文件鉴定与传统纸质文件鉴定的区别(一)鉴定内容。一般来讲，档案文件的鉴定主要包括价值鉴定(内容)与真伪鉴定(原始性)。对于传统纸质文件来说，其信息与载体是紧密结合难以分离的，要分离或者进行涂改都要留下痕迹，因此其鉴定主要侧重于对文件的内容进行鉴定，即主要是价值鉴定，除了高龄档案以外，对文件所处的技术状况和载体基本很少考虑。但是对于电子文件而言，其信息很容易与原始载体脱离，在其他载体中不留痕迹的转移，很难区分哪个是原件；同时信息在转移的过程中很容易被改动和删除，难以确保其内容是最初生成的那样，很难确定文件的原始性，这些特点使得电子文件的原始性鉴定显得分外重要。电子文件的原始性鉴定包括可靠性和完整性鉴定，主要通过技术手段来实现。所以电子文件的鉴定就包括内容鉴定与技术鉴定两个方面，即形成了电子文件的双重鉴定。技术鉴定要求对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，包括硬件如载体、网络连接设备等，软件如文件的可读性、可靠性、完整性、有无病毒鉴定等。而电子文件的内容鉴定与传统纸质文件的鉴定基本相同，都把工作的着眼点放在文件所含的信息与其形成机构的分析上。(二)鉴定程序。文件鉴定的程序往往是和文件运动的生命周期相对应的。传统的纸质文件的生命周期主要划分为形成、现行、暂时保存和永久保存四个阶段。其鉴定程序也有四个层次：(1)文件在文书处理完毕归档时进行初步鉴定，确认其是否有保存价值；(2)档案室对保管期满的文件进行第二次鉴定，以决定其是否应该继续保存；(3)文件需要移交给档案馆时进行第三次鉴定，以确定是否进馆；(4)档案馆对保管期满的档案进行第四次鉴定，对保存不当的档案进行调整、销毁。传统的纸质文件是在文件处理完毕后，对积累的文件集中起来进行鉴定；而电子文件则要求在文件形成之前或形成之中进行鉴定，而且是实时鉴定。此后的几次鉴定，除了电子文件要考虑载体和安全外，二者是比较类似，都侧重于内容。(三)鉴定方法。传统纸质文件的鉴定主要是直接鉴定法。它要求档案人员逐份逐页地阅读文件的具体内容，分析其内容、来源和时间等因素，而不是根据案卷目录和标题进行文件价值的判断，这种方法是以单份文件或案卷为中心进行鉴定工作的。面对文件数量的急剧增长，直接鉴定法显得捉襟见肘，档案界也对档案鉴定理论进行了大胆的探索，把目光投向了更加宏观更具有全局性的根据职能标准进行鉴定的方法，一些国家进行了积极有效的实践。如1989年加拿大国家档案馆就开始采取“新宏观鉴定接收战略”，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得职能鉴定法得到了实践的认证。由于．电子文件的数量惊人，同时文件的内容具有易逝性和易变性，决定了在电子文件还处于设计阶段就进行初次鉴定，就不存在逐件逐张的鉴定，更需要一种高效率的“批处理”鉴定方式。因此职能鉴定法在电子环境下得到了更广泛的认可。针对电子文件鉴定的方法，美国的戴维·比尔曼最先提出“来源力量”这一概念，说明电子文件管理的基本问题是鉴定文件的职能来源，并且职能来源信息包括数据内容、数据结构、数据联系。随后的凯瑟琳·加沃尔对其进行了进一步解释，而德国的汉斯·布姆斯则于1991年明确提出鉴定要通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者要对文件形成部门的职能进行有效地分析，此后的特里·库克更是提出了“后保管鉴定法”，都使得职能鉴定法在电子文件鉴定领域得到了发扬光大。在我国档案界对职能鉴定论的呼声也很高直接鉴定法和职能鉴定法在纸质文件和电子文件的鉴定中都有应用，只是其侧重不同。在电子文件的初次鉴定之后的鉴定阶段中，直接鉴定法仍然发挥着重要的作用，尤其是在技术鉴定时要对每份文件进行全面地检查，不能用“批处理”的方式。只是电子文件的鉴定是可以随时进行，而且鉴定时涉及到计算机系统知识和元数据的问题，和纸质文件有明显的不同。而在对纸质文件的直接鉴定中并不排除职能因素，而是在机构职能的基础评估文件的价值，特别是在文件数量增多的情况下。所以职能鉴定不是电子文件的专利，只是在电子文件时代显示出了更大的优越性。个人认为，纸质文件和电子文件在鉴定方法上没有大的区别，电子文件时代职能鉴定法不可能取代直接鉴定法；而且新的职能鉴定方法或者说“宏观职能鉴定法”也和传统的职能鉴定法没有本质的区别，而且显得更加抽象一些，在文中就统一用职能鉴定法。(四)鉴定标准与鉴定人员。一般来讲，传统文件的鉴定主要依据文件的属性标准和社会需要标准，即通过分析文件来源、内容、形式特征、效益和社会需求等全面把握其价值。但是电子文件仅仅依照这些标准是不够的，人们对电子文件提出了另外一个标准：技术标准，具体原因如前文所述，由电子文件自身的特性决定。另外正是由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对文件鉴定人员也提出了新的要求。传统纸质文件鉴定的人员一般是由文件人员、业务人员、档案人员进行不同阶段的鉴定。与纸质文件的鉴定不同的是，信息技术人员也是鉴定电子文件不可少的专家，特别是在文档一体化的管理过程中，需要他们对原数据进行识别和保留，就电子文件的捕获和维护提供专家意见，并承担这方面的工作。(五)鉴定的特点。这一方面主要是从以上几点总结出来的，由前文可以看出电子文件的鉴定过程具有一些新的特点。首先是多维性，表现在鉴定的范围拓宽，要看文件信息，又要看文件的技术状况，同时鉴定工作要与其他工作如文档管理系统的设计等有密切联系，内容有交叉的地方；其二是连续性，要不断地随着文件信息的迁移对信息和载体进行鉴定；其三是分散性，鉴定职责由多方承担，如系统设计部门，标准检查部门等，特别是需要文件形成部门、档案部门和计算机部门要通力合作，才能保证文件鉴定的质量。这些特点在传统文件的鉴定中或多或少的具有，但是没有电子文件鉴定中表现得直观和明显。2.电子文件鉴定的内容电子文件鉴定的工作内容包括文件内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定工作基本相似，技术鉴定主要包括电子文件完整性、可读性、记录方式、载体情况、病毒情况、保管费用的检查等各方面。电子文件的技术鉴定，一般包括以下几个方面：(一)可读性鉴定。必须确保所保存的电子文件的内容在管期限内可以正常的读出!没有丢失或产生差错，否则，即使文件中的信息有着极大的价值，也没有保存的意义。(二)可靠性鉴定。它主要检测电子文件的可信度和真实性。为此，在鉴定时要保证有关电子文件的背景信息和元数据的安全，不易被修改破坏。（三）完整性鉴定。由于电子文件的产生分散，一套电子文件可能由分布在不同地方的多个部分组成，因此，在进行技术鉴定时!要保证同一项目中所有的电子文件收集齐全。同时，在进行电子文件的完整性鉴定时!还要注意除了文件的实际内容和计算机系统自动加上的一些信息外，是否还有一些有关该份电子文件的辅助信息被遗漏，否则将影响该文件的阅读利用（四）无病毒鉴定。由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方。比起一个业务部门，一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。（五）载体状况鉴定。电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息，可在有关设备上演示或检测，确认归档文件载体质量良好，运转正常。3.电子文件鉴定的程序由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。电子文件的鉴定分为逻辑层和物理层两个层次，而传统载体文件的鉴定一般只限于物理层。传统档案文件的鉴定程序是这样的：初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值：档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否应继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行，以确定其是否进馆；第四次鉴定则是档案馆对长期保管的档案进行期满鉴定。传统文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。我们将这种对实体进行的操作称为物理层的鉴定。电子文件不仅有物理层的评估，更为重要的是还有逻辑层的鉴定。所谓逻辑层的鉴定是以职能分析为基础，从概念一卜而非实体上指出哪些文件应当被捕获、哪些文件应保存可存取性，而不是对文件内容的价值进行讨论。逻辑层的鉴定与文件实际上怎样被记录无关，也与常见的技术变更无关。在电子环境，由于一方面“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。在某一特定时刻，数据元素以不同方式为处理不同事务而组合或重组，在此过程中文件属性得以体现，在终端显示器上却转瞬即逝⋯⋯”。因此，这些由若干数字信息通过瞬间逻辑组合而成的、极度不稳定的电子文件如不及时存盘或打印、输出复制至其它硬拷贝上，极有可能转瞬消失得无影无踪。另一方面，有许多信息系统具有动态删除和更新数据的功能，若文件制作者、承办者和使用者不去关注电子文件的鉴定归档问题，则会大大增了电子文件随时被删除的可能性。因此，电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，而必须提前到信息系统设计的时候进行。也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的准和程序编入到系统软件之中，从概念上明确哪些文件应保存、应保存多久等，即进行逻辑层的鉴定。正如国际档案理事会电子文件委员会编制的《电子文件管理指南》。书指出：“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决定是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”但是，提前在信息系统设计阶段进行初次鉴定对于大多数电子文件而言是有一定难度的，至今尚无成功的经验。为此，该《指南》指出，若设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件的形成阶段加以弥补，而到了以后的阶段则相对比较闲难。电子文件的物理层鉴定也可划分为若干层次。物理层鉴定的初次鉴定主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。本单位制发的文件可由草拟文件的人在草拟文件的同时，根据保管期限表提出对保管期限的建议；外单位来的文件由负责承办的人在承办文件的同时，提出对保管期限的建议；档案部门应从网上进行监控与确认。电子文件的第二次鉴定是在电子文件脱机保存在移动载体上时进行的。次鉴定的内容既包括对内容价值的鉴定，也包括技术鉴定。电子文件的第三次鉴定从理论上讲应该是档案室在电子文件保管期满时进行，但为了保证贮存在光盘、磁带上的数字信息能长期存取，电子文件需不断地定期复制。因此，往往可以将两者结合起来，在复制前对电子文件再作一次内容鉴定，确系有继续保存价值的电子文件才复制，否则可删除销毁。当电子文件向档案馆移交时，对它进行第四次鉴定，以确保进入档案馆的电子文件均是具有永久保存价值的。文件鉴定工作一直都是档案工作的薄弱环节，虽然学术界对文件鉴定的研究非常关注，可是我国还没有建立比较完善的档案鉴定制度在可以预见的未来电子文件的