信息在企业管理工作中的作用

1.信息在企业管理工作中的作用随着我国市场经济的不断发展和信息网络技术的突飞猛进，企业和信息的联系日益紧密。为了适应千变万化的竞争形势，一个企业要想提高自己的竞争能力,在更为激烈的市场竞争中发展壮大，就必须针对经济社会发展和行业中出现的新情况、新问题、新动态，不断作出新的决策，推出新的举措，实施新的发展战略。在市场经济的社会里，信息不灵，就如同盲人骑瞎马，寸步难行。一、信息是企业决策和指导工作的重要依据对一个现代企业来说，信息是一种无形财富，一种宝贵资源，是企业决策和指导工作的重要依据，也是现代科学管理的重要手段。企业的中心任务是抓好生产经营，追求效益的最大化。企业生产经营管理中所需信息是非常广泛的，它既包括企业内部的信息，也包括外部的信息。从生产经营到成本利润、从技术设备到人力资源、各种规章制度及外部环境中的国家经济政策、竞争对手的情况、市场情况等，这些信息都是企业经营决策所必需的，是企业决策的基础要素。正确的决策还取决于其他因素，如决策体制、决策方法、领导者的能力、技巧等。但决定性的因素，是对未来行动及其后果的正确判断，而正确的判断又取决于掌握全面、及时、准确的信息，两者为企业发展不可或缺的依存关系。信息是决策的基础，是提高企业竞争的有力手段，对企业发展起主导作用。搞生产要摸准产品销路，搞商业要掌握市场行情，搞技术要了解科研动态，而对于勘察设计单位来说，如今面临的形势越来越严峻，面临的竞争越来越激烈。市场经济的不断完善和深入，对规范勘察设计市场行为的要求也会日益提高，遵循公开、公平、公正、诚信原则，实行勘察设计市场公开招投标，这是市场经济发展的必然，因此要想在竞争中先人一步、高人一筹，首先必须掌握重要的动态信息，了解竞争对手，正所谓“知己知彼，方能百战百胜”，它包括竞争对手的信息，行业信息和市场信息以及业主的需求信息等。除了面对激烈竞争以外，如今的勘察设计企业还面临着其他各方面的挑战和问题，如计算机网络建设及专业软件的开发应用，加强办公自动化、信息集成、图档管理、项目管理等方面的工作，提高生产效率、促进管理水平的提高，加强同国际先进工程公司接轨的步伐，抓好科技成果的开发、推广和应用以及抓好企业改制重组、机制创新等方面工作，诸如此类，都需要及时掌握第一手的信息，然后冷静思考应对之策。只有掌握了各种有用的信息，才能对可能出现的机遇和危险提供早期预警，对竞争对手的动向进行监控和评估，对新技术进行开发和跟踪，对竞争环境进行监视和分析，对企业经营决策提供依据和帮助，以信息掌握市场，高瞻远瞩，便能把握良机。美国在9.11事件后，经过深刻而沉痛的反思后得出结论，认为信息情报比导弹更重要。市场是没有硝烟的战场，勘察设计市场的信息情报同样举足轻重。有时一条重要的信息可以决定一个几千万工程项目的成败，因此信息的作用已被越来越多的中外企业家所认识和使用，成为21世纪现代企业参与市场竞争的重要手段。二、信息是企业思想政治工作的重要抓手对于一个现代企业来说，在抓好生产经营工作的同时，同样不能忽视职工的思想政治工作，只有把广大职工的积极性和聪明才智真正调动和发挥起来，才能使企业保持旺盛持久的生命力。党的十六大提出了以人为本的科学发展观，提出了建设和谐社会的发展目标，这给企业的思想政治工作提出了新的要求和更大的伸展空间，也使信息工作的重要性得到了进一步的体现。贯彻以人为本的理念，要求我们的思想政治工作不断探索和完善新的形式、新的途径，积极发挥信息的抓手作用。当前，勘察设计行业一些单位已从事业改制为企业，在如何建立和完善现代企业制度，如何做好职工的思想政治工作，以保证产权制度、经营模式等方面的改革顺利进行方面，面临着一些急需解决的问题；还有一些企业正在改制的过程之中，同样需要发挥思想政治工作的重要手段和信息沟通重要载体的作用，以保障改革的顺利开展和推进。因此，我们在制订、落实各项政策和制度时，首先必须从广大职工的切身利益出发，注重调查研究，了解职工群众的思想动态和心声等方面信息，了解职工的所思、所想、所求，从而使有关改革的政策和制度有的放矢，真正起到应有的作用；其次，要借助信息网络和各种有效载体，加强与职工之间的互动和沟通，为职工群众答疑释惑、排忧解难；第三，利用信息网络，大力加强院务或厂务公开工作，推进企业的民主管理和民主监督工作；第四，利用各种有效的信息平台，向广大职工宣传党的方针政策、上级的工作部署和企业的发展方向、目标、和工作方针，从而使广大职工积极主动地支持和配合改革，以主人翁的精神参与到改革的活动中来。2.企业开发MIS的作用和意义。MIS作为一门新兴的科学，其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。目前，企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。随着我国与世界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。也就是说，MIS系统的最终目的是使管理人员及时了解公司现状，把握将来的发展路径。3.我国企业MIS存在的问题和发展对策。作为一门新兴术，企业在管理信息系统开发过程中必然存在一些问题，下面介绍一下我国企业管理信息系统存在的若干问题：(1)重技术、轻管理、重硬件、轻软件、忽视人的因素，较少考虑信息化所要求的组织管理改革和队伍建设以从根本上提高企业素质。MIS成败的关键是人，是人的思想观念，MIS好坏的评价依据主要是MIS的效果以及它对企业的生存与发展所起的作用。事实证明，凡是信息化效果显著的单位，其主要特点是领导班子及职工队伍素质好，并有一支愿为推进信息化作不懈努力的、技术素质与思想水平都高的骨干队伍。(2)企业的主要管理者不是MIS的参加者，而是旁观者。由于信息系统耗资巨大，历时相当长，并且是涉及到管理方式变革的一项任务，必须由主要领导亲自抓才能成功。主要管理者参与是MIS开发的先决条件。因为他们最清楚企业的问题，最能合理地确定系统的目标。他们拥有实现目标的人权、财权、指挥权，能够决定投资、调整机构、确定计算机水平等，这是任何人都无法替代的。(3)缺乏进行系统整体规划的系统分析。①只重视硬件建设，轻视系统分析由于事先没有对数据量及数据流量进行分析调查，使得硬件、网络与系统的需要不匹配，不能满足要求，难以真正发挥MIS的作用，或计算机能力得不到充分运用，造成很大的浪费。②分散开发，缺乏整体规划分散开发是指各子系统自行开发或购买自己的硬件和应用软件，没有或缺乏整个系统的规划和分析，开发的各子系统在数据结构、存储方法、编码等方面都不统一、不规范，不利于子系统之间数据共享并造成数据冗余。③机械地模仿人工管理流程系统分析和设计时，分系统及子系统划分过分依赖于组织机构的设置，子系统的功能设置完全等同于人工系统，致使MIS系统仅仅是替代人工完成繁琐劳动，达不到辅助决策、优化管理的目的。以上情况存在的共同问题是：开发MIS时缺乏系统整体规划和系统分析；采取自下而上的系统设计时，只注意个别而忽视了整体。如何运用软件工程的观点和方法建立完整可靠的、适合企业MIS的开发方法，是亟待要解决的问题。针对管理信息系统存在的若干问题，我们做出了一些相应的对策，从而使管理信息系统在以后的发展过程中发挥积极有效的作用。开发企业管理信息系统的一般过程管理信息系统的开发成功依赖三个要素：①合理确定系统目标；②组织系统规划队伍；③遵循系统工程的开发步骤。所有这些要素均要在企业最高领导的直接领导下才能完成。领导小组是信息系统的最高决策机构，其人员应包括使用信息系统的各级管理组织的主要负责人、有经验的管理专家和信息系统的系统分析员。领导小组的主要工作是确定系统目标、审核和批准系统方案、验收和鉴定系统以及组织各种开发队伍。领导小组领导下的系统组主要负责信息系统的系统规划及系统分析工作，以及系统设计和开发实施的监督指导工作。进行全系统的整体规划，它是全面的长期的计划，在统一规划的指导下进行一个个项目的开发。MIS的开发过程是连续不断的。一个阶段的完成也就是下一阶段的开始。如此不断发展循环的过程就称为系统开发的生命周期。生命周期可以分成四个在阶段：系统分析、系统设计、系统实施和系统评价，如图1所示。图1开发企业管理信息系统的一般过程四、系统分析阶段系统分析是管理信息系统确定总方向的重要阶段。所谓系统分析，就是对一个现行系统，运用系统的观点和方法进行全面的分析和研究。在一定约束条件下优选可能采取的方案，以达到系统预期的目标。系统分析要着重回答以下问题：(1)现行系统的现状是什么?存在什么问题?(2)设计新系统的目标是什么?有什么功能?会带来什么好处?(3)提出新系统的建议方案，并分析新系统方案是否合理?是否可行?(4)提出开发新系统的计划安排和人力安排。(5)提出开发新系统的关键技术问题，并进行分析。系统分析和工作过程如下：1.确定任务用户根据需要提出建立新系统或改进现有系统的要求。以书面的形式反映出来，填写“用户申请报告”。在报告中将用户的设想目标、新系统的功能范围、要求的时间进度、可能投入的人力、物力、财力资源以及关键问题做出明确的描述，作为开发的依据。2.初步调查开发单位接受任务以后，将对现场进行初步调查。其目的是对现场给出一个概括性描述。着重了解现场存在主要问题，找到现行系统症结，做为新系统设计的出发点。填好调查表后，对初步调查资料进行分析研究，编写“初步调查分析报告”，作为新系统建议方案的资料。3.提出建议方案系统建议方案包括以下具体内容：(1)分析用户需求，确定系统目标；(2)确定新系统边界和功能；(3)确定新系统的职能结构——子系统划分；(4)确定新系统的物理结构——计算机配置；(5)提出系统开发课题小组组织方案；(6)制定系统开发的进度计划(包括人员培训计划)；(7)进行经济预算，制定投资计划方案。以上均以填写对应表格形式完成，形成一套技术资料。4.可行性分析所谓可行性分析，就是对新系统的建议方案在技术上、经济上、运行和开发环境等方面是否可行进行分析，它关系到系统开发的成败。技术上的可行性分析是指，在系统开发中采用现有的技术能否实现建议方案提出的要求。预计要采用的技术手段是否成熟，能否有效地支持新系统。它包括计算机硬件(含外围设备)、软件支持方面，还包括系统开发中涉及到的关键技术问题在当前是否成熟等。系统开发和运行环境的可行性分析是指系统开发的方案在现实条件中是否可行。例如企业的生产和经营情况是否稳定；管理水平如何；规章制度、各种原始报表和数据是否健全。新系统在调试和运行中可能出现的问题；数据输入的“瓶颈”问题、人-机分工问题、实时处理和批处理的划分问题，以及计算机系统的运行环境是否符合要求等。经济上的可行性分析是指开发一个MIS的投入和产出问题。进行经济可行性分析时要做两件事情。首先作费用估计，包括一次性费用和日常运行维护费用，如购买机器硬件、软件费用、技术开发费，机房建设费、人员培训费等。其次，要对系统运行后可取得的经济效益进行估计。并用经济性分析的方法(如费用对比计算法、回收期法等)对投资和效益进行分析，来判断新系统的方案在经济上是否可行。可行性分析后要编写可行性分析报告，并连同建议方案一起提交给用户和有关领导审批，通过后将成为系统开发的指导性资料。五、系统设计阶段系统设计大致可分为三大步骤：初步设计、详细设计和程序设计。1.初步设计初步设计又叫逻辑设计，它是对建议方案的进一步展开。其目标是确定新系统的逻辑模型。在初步设计过程中，使用自上而下的结构化设计方法，对各级系统进行定义。把大的系统划分成较小的子系统和模块，并严格地按照格式化设计的原则，对系统各个模块的输入、输出、处理功能做出详尽的描述。还要进行数据模型的设计，对系统的处理过程中涉及的数据流进行严格定义。这些数据流将表示出各模块之间界面要求。本阶段可分为以下步骤：(1)详细调